Новости о СЭД и ECM

Для управления проектами в крупных компаниях со сложным производственным циклом используются эффективные, но непростые в освоении программы. В веб-клиенте Directum RX. появилась удобная альтернатива — решение «Управление проектами». Понятный интерфейс и богатая функциональность позволяют ему легко подстраиваться под специфику компаний, которые ведут инвестиционные и маркетинговые проекты, PR-акции. Для планирования проекта нужен наглядный инструмент. Диаграмма Ганта структурирует информацию и помогает составить подробный план работ: отображает последовательность и сроки выполнения этапов проекта в зависимости друг от друга.

Вышло мажорное обновление СЭД ТЕЗИС — версия 5.0. Она содержит несколько очень глобальных изменений. В первую очередь, проведен существенный апгрейд большинства компонентов системы за счет перехода на новую версию высокоэффективной платформы CUBA 7.2.10. Также в системе появилось голосовое управление и возможность одной командой запустить целую последовательность действий. Администраторам стал доступен удобный механизм для настройки гибкого автоматического определения участников процессов. Помимо этого добавлено множество улучшений, направленных на повышение удобства использования и быстродействие.

Решение Directum для корпоративного поиска теперь работает одновременно с разными классами систем и находит информацию в объектах любых типов и форматов. Кроме того, Directum Smart Search умеет искать в скан-образах — документах без текстового представления. Решение буквально «видит» их содержимое и находит релевантную информацию внутри самих файлов. Это удобно, когда требуется поиск в старых отсканированных договорах, пояснительных записках, конструкторской документации и пр. Автоматическое определение неправильной раскладки экономит время пользователей, а результаты выводятся с учетом настроенных прав доступа.

Google запустил на своей облачной платформе новый когнитивный API-сервис Document AI, который позволяет автоматически извлекать информацию, содержащуюся в цифровых и печатных документах, с помощью машинного обучения. Предполагается использование двух процессоров общего назначения, первый - для обычных документов, второй - для анкет/форм. Есть также специализированные процессоры для финансовой документации, например, можно обрабатывать заявки на выдачу ссуд или счета-фактуры. Главными конкурентами Google в этом сегменте являются компания Amazon, которая предлагает подобный сервис Textract на AWS, а также Microsoft со своим инструментом Form Recogniser.

Synerdocs и Платформа ЭДО запустили роуминг для абонентов. Эта технология помогает настроить бесшовный обмен юридически значимыми электронными документами даже при использовании разных операторов. Учитывая, что операторы электронного документооборота участвуют в процессе маркировки, клиенты Synerdocs и «Платформы ЭДО» могут оперативно обмениваться УПД с уникальными идентификационными кодами товаров. Благодаря этому работа с системой Честный ЗНАК для представителей оптовой и розничной торговли становится более удобной.

Вышло большое обновление системы DocsVision 5.5. В новой версии платформы проведена масштабная работа по оптимизации производительности. Архитектура платформы Docsvision была перестроена и теперь будет развиваться как сервисно-ориентированная. Это позволит поднять масштабируемость и отказоустойчивость на новый уровень. Изменения, сделанные в web-клиенте, ускорят работу пользователей с системой. Например, была реализована возможность просмотра документа в интерфейсе системы. Кроме того, web-клиент получил новые уникальные возможности кастомизации в любых приложениях, разработанных на платформе Docsvision. Также, Docsvision наращивает Low-code инструменты для настройки приложений без программирования - правил обработки документов, заданий, ролей и состояний в системе. В новом релизе функциональность конструктора была расширена.

Новое решение Directum "Личный кабинет сотрудника" — это единый портал с корпоративной информацией и кадровыми сервисами. Здесь работник может оформить обращение в любую внутреннюю службу, а легкий интерфейс решения будет понятен даже тем, кто не работает с информационными системами. С «Личным кабинетом» работники компании точно знают, как оформить запрос во внутренние службы, а персонал этих служб больше не отвлекается на однотипные консультации и может заниматься своими основными задачами. К тому же, новое решение Directum рассчитано в том числе на специалистов, не работающих за компьютером.

Онлайн-платформа для организации рабочих процессов Pyrus сделала интеграцию с популярным сервисом электронного документооборота Диадок. Многие компании давно согласовывают в Pyrus внутренние электронные документы — договора, счета на оплату, заявления на командировки и т.д. Но теперь любой документ при необходимости можно отправить вовне, на подпись контрагенту, прямо из той же заявки в Pyrus. Для подключения интеграции нужно всего несколько минут и действующий аккаунт в Диадок. В маршруте согласования документа в Pyrus появится робот, который сам его отправит в систему Диадок. Пайрус автоматически отследит подписание с той стороны и пришлет уведомление во входящие задачи: подписал контрагент или отказался. Сотрудникам больше не нужно будет дергать бухгалтерию, юр.службу или офис-менеджеров с вопросами о том, подписан ли документ, что сэкономит их время для других задач.

В системе электронного документооборота и поддержки совместной работы PayDox появилась функция проверки текстов договоров и приказов на соответствие корпоративным стандартам. Искусственный интеллект − корпоративный юрист? Да, направление «Искусственный интеллект» для анализа и подготовки корпоративных документов» видится весьма необходимым и перспективным направлением. СЭД PayDox предоставляет возможность контролировать использование правильных шаблонов корпоративных документов и наличие в шаблонах документов обязательных разделов, а также сигнализирует о расхождениях в текстах необходимых параграфов проверяемого документа с содержимым справочника корпоративного контента. Пополняемый и актуализируемый корпоративный справочник нормативных контекстов со временем образует базу корпоративных знаний, с которой сверяются все новые документы.

В платформе FreshOffice, которая включает в себя CRM, управление товарами, почту, инструменты совместной работы, появился микросервис для организации документооборота. Он включает в себя Конструктор документов - справочник встроенных шаблонов документов. На базе шаблонов по умолчанию пользователи могут разрабатывать свои уникальные. Для организации документов служит Список тегов, который содержит перечень всех переменных, которые участвуют в автоматическом заполнении и формировании документов. Отправлять документы (например, счета) можно в виде ссылки на онлайн версию прямо из программы. Для аналитики служит Отчет о реализации - список всех товаров/услуг, которые вошли в документы или в сделки за любой период.