 |
WSS Docs
Система класса ECM, позволяющая решать широкий спектр задач в области автоматизации документооборота, автоматизации бизнес-процессов, электронных архивов. Обладает полным функционалом, необходимым для реализации проектов любого уровня сложности. Система имеет несколько редакций и расширений, позволяя автоматизировать документооборот как небольших компаний (до 50 пользователей), так и крупнейших компаний с документооборотом в десятки тысяч документов в день.
Отзывов: 64
Отзывов: 64
Альтернативы WSS Docs
Обзор WSS Docs
WSS Docs – система электронного документооборота на базе MS SharePoint , позволяющая полностью автоматизировать процессы делопроизводства и согласования договоров. На сегодняшний день, по нашему мнению, она обладает, пожалуй, наиболее гибким и мощным функционалом на рынке систем электронного документооборота на базе MS SharePoint. Оптимизированная (в «коробочной» версии) для работы в крупных и территориально-распределенных компаниях, система, тем не менее, так же хорошо подходит и компаниям среднего бизнеса за счет возможности осуществления максимально гибкой настройки всех модулей. При этом она может быть интегрирована с уже использующейся в компании Заказчика ERP -системой.
Система WSS Docs базируется на архитектуре WSS Workflow for SharePoint, что автоматически означает возможность ее интеграции с продуктами Microsoft , в т.ч. Office , Active Directory и др., а также позволяет пользователю самостоятельно по мере необходимости: Изменять доступ к документам в системе; Создавать жесткие и гибкие маршруты движения документов; Изменять состав заместителей Существенно изменять функционал системы, не прибегая к программированию (после прохождения специального обучения).
Функциональные возможности системы
Система WSS Docs является «коробочным» решением и в «коробочном» варианте содержит базовый набор функциональных возможностей, необходимых для автоматизации следующих процессов делопроизводства и документооборота: Регистрация, наложение резолюции, исполнение входящих документов; Подготовка, согласование, регистрация, рассылка исходящих документов ; Подготовка, согласование служебных и объяснительных записок, контроль исполнения приказов и распоряжений; Работа с протоколами совещаний; Согласование и контроль исполнения договоров и дополнительных соглашений; Согласование и контроль исполнения заявок на оплату счетов; Постановка, исполнение, подтверждение, отслеживание статуса исполнения поручений (в том числе в рамках документа), возможность создавать дочерние поручения; Работа с архивом нормативно-справочной информации.
При этом представленный функционал реализован таким образом, чтобы предоставить пользователю максимально широкие возможности по настройке системы, такие как: Жесткие и гибкие (задаваемые пользователем) маршруты: маршруты согласования документов могут быть сформированы как на уровне типа документа, так и непосредственно пользователем при запуске документа на согласование. При этом допускается как последовательное, так и параллельное согласование, а также их комбинации. Кроме того, часть маршрута может быть задана жестко, в то время как другая часть задается пользователем при запуске документа на согласование; Установка заместителей для каждого вида документов; Настраиваемые справочники; Настраиваемые оповещения по системе; Различные варианты регистрации документов (шаблоны номеров, автоматическая регистрация, ручная регистрация) Каталогизация документов (один документ может располагаться в различных папках); Настройка полей карточки, полей фильтров, представлений; Установка взаимосвязанных ссылок между документами; И др.
Функционал WSS Docs соответствует процессам делопроизводства, принятым в большинстве российских компаний. И хотя по желанию Заказчика компания WSS-Consulting осуществляет услуги по внедрению WSS Docs, ее настройке и доработке в соответствии с любыми предъявляемыми Заказчиком требованиями, система и в базовом варианте будет готова к использованию сразу после установки и заполнения справочников.
Ключевые преимущества WSS Docs
- Удобство. Пользователи не спрашивают «как работать с системой?». Система обладает простым и интуитивно понятным интерфейсом.
- Скорость. Все действия выполняются практически моментально, время отклика системы на действия пользователя < 1 сек.
- Готовность. Компании нет необходимости тратить средства на консалтинг и доводку продукта. WSS Docs готов к использованию сразу после установки и минимальной настройки.
- Интерфейс. Удобный и полнофункциональный интерфейс работы с документами.
- Гибкость. Компании не нужно привлекать программистов или внешних консультантов для изменения процесса согласования в системе. Правила формирования цепочек согласования легко настраиваются рядовым пользователем.
- Масштабируемость. Решение протестировано на 50 млн. документов, что намного превосходит аналоги на MOSS и большинстве других представленных на рынке систем.
- Веб-интерфейс. Нет необходимости устанавливать на рабочие места дополнительное ПО, есть возможность работы через интернет.
- Мобильность. Есть возможность принятия решений по документам с мобильных устройств (смартфонов и планшетов).
- Комплексность. Возможность построения комплексных решений Портал-Документооборот. Возможность интеграции с Project Server.
- SharePoint . Продукт построен на перспективной платформе от Microsoft .
Система WSS Docs базируется на архитектуре WSS Workflow for SharePoint, что автоматически означает возможность ее интеграции с продуктами Microsoft , в т.ч. Office , Active Directory и др., а также позволяет пользователю самостоятельно по мере необходимости: Изменять доступ к документам в системе; Создавать жесткие и гибкие маршруты движения документов; Изменять состав заместителей Существенно изменять функционал системы, не прибегая к программированию (после прохождения специального обучения).
Функциональные возможности системы
Система WSS Docs является «коробочным» решением и в «коробочном» варианте содержит базовый набор функциональных возможностей, необходимых для автоматизации следующих процессов делопроизводства и документооборота: Регистрация, наложение резолюции, исполнение входящих документов; Подготовка, согласование, регистрация, рассылка исходящих документов ; Подготовка, согласование служебных и объяснительных записок, контроль исполнения приказов и распоряжений; Работа с протоколами совещаний; Согласование и контроль исполнения договоров и дополнительных соглашений; Согласование и контроль исполнения заявок на оплату счетов; Постановка, исполнение, подтверждение, отслеживание статуса исполнения поручений (в том числе в рамках документа), возможность создавать дочерние поручения; Работа с архивом нормативно-справочной информации.
При этом представленный функционал реализован таким образом, чтобы предоставить пользователю максимально широкие возможности по настройке системы, такие как: Жесткие и гибкие (задаваемые пользователем) маршруты: маршруты согласования документов могут быть сформированы как на уровне типа документа, так и непосредственно пользователем при запуске документа на согласование. При этом допускается как последовательное, так и параллельное согласование, а также их комбинации. Кроме того, часть маршрута может быть задана жестко, в то время как другая часть задается пользователем при запуске документа на согласование; Установка заместителей для каждого вида документов; Настраиваемые справочники; Настраиваемые оповещения по системе; Различные варианты регистрации документов (шаблоны номеров, автоматическая регистрация, ручная регистрация) Каталогизация документов (один документ может располагаться в различных папках); Настройка полей карточки, полей фильтров, представлений; Установка взаимосвязанных ссылок между документами; И др.
Функционал WSS Docs соответствует процессам делопроизводства, принятым в большинстве российских компаний. И хотя по желанию Заказчика компания WSS-Consulting осуществляет услуги по внедрению WSS Docs, ее настройке и доработке в соответствии с любыми предъявляемыми Заказчиком требованиями, система и в базовом варианте будет готова к использованию сразу после установки и заполнения справочников.
Ключевые преимущества WSS Docs
- Удобство. Пользователи не спрашивают «как работать с системой?». Система обладает простым и интуитивно понятным интерфейсом.
- Скорость. Все действия выполняются практически моментально, время отклика системы на действия пользователя < 1 сек.
- Готовность. Компании нет необходимости тратить средства на консалтинг и доводку продукта. WSS Docs готов к использованию сразу после установки и минимальной настройки.
- Интерфейс. Удобный и полнофункциональный интерфейс работы с документами.
- Гибкость. Компании не нужно привлекать программистов или внешних консультантов для изменения процесса согласования в системе. Правила формирования цепочек согласования легко настраиваются рядовым пользователем.
- Масштабируемость. Решение протестировано на 50 млн. документов, что намного превосходит аналоги на MOSS и большинстве других представленных на рынке систем.
- Веб-интерфейс. Нет необходимости устанавливать на рабочие места дополнительное ПО, есть возможность работы через интернет.
- Мобильность. Есть возможность принятия решений по документам с мобильных устройств (смартфонов и планшетов).
- Комплексность. Возможность построения комплексных решений Портал-Документооборот. Возможность интеграции с Project Server.
- SharePoint . Продукт построен на перспективной платформе от Microsoft .
Новости и обзоры WSS Docs
2021. Система WSS Docs интегрировалась с оператором ЭДО СБИС
Система электронного документооборота WSS Docs теперь интегрирована с оператором ЭДО СБИС. Как сообщает разработчик системы WSS Docs компания WSS-Consulting, модуль интеграции предоставит пользователям СЭД возможность взаимодействия с контрагентами из привычного интерфейса, а также значительно повысит скорость работы сотрудников при заключении внешних сделок за счет освобождения работников от дублирования данных в двух системах. Согласно логике работы интеграции, WSS Docs, после подписания документов в компании, автоматически передает документы в СБИС, где они подписываются электронной подписью Контрагентом, далее - получает подписанные документы, обновляет статус и оповещает сотрудников. Модуль интеграции работает с неформализованными документами (письмами, договорами и пр.). Решение уже реализовано в компании Сбербанк Страхование жизни
2021. В WSS Docs улучшили скорость и удобство интерфейса
Компания WSS-Consulting объявила о выходе нового релиза системы электронного документооборота WSS Docs РД3. В обновленной версии продукта улучшены системные показатели, а также добавлены новые возможности, нацеленные на удобство работы с системой. В частности, повышена производительность системы, облегчена база оперативных документов, изменена архитектура доступа к объектам системы и исключены ошибки искажения данных при сохранении документов или принятии решений.В рамках улучшения производительности системы в новой версии WSS Docs снижена нагрузка на сервера, оптимизирован поиск и отображение документов в папках интерфейсов, а также включен полнотекстовый поиск в папках интерфейсов, в окнах выбора документов и контекстном поиске в полях, оптимизирована скорость открытия и сохранения карточки документа.
2020. WSS-Consulting разработала решение для проверки контрагентов в СЭД
У компании WSS-Consulting, которая является разработчиком системы электронного документооборота WSS Docs, появилась функция проверки контрагентов. Решение является коробочным, но может быть адаптировано под индивидуальные требования компании. Удобство новой функциональности в том, что процесс проверки запускается в самой системе WSS Docs, позволяя организациям внутренними силами проверять своих потенциальных партнеров, соблюдая сроки и предотвращая нежелательные сделки. Например, реализовать проверку можно таким образом, чтобы система выдавала предупреждение при заключении договора, если контрагент ранее не был в списке «Проверенных». В системе формируется список ответственных за проверку сотрудников, а также сроки проверки. Результат процесса в системе отображается, как положительный или отрицательный.
2014. Компания WSS-Consulting внедрила СЭД WSS Docs во всех филиалах ООО СК «Цюрих»
Компания WSS-Consulting внедрила систему электронного документооборота WSS Docs в ООО СК «Цюрих» для всех филиалов компании. Основной задачей, стоящей перед Компанией, была автоматизация основных бизнес-процессов и приведение их к единому корпоративному стандарту, а также возможность интеграции с внешними системами. В течение 3 месяцев команда по внедрению WSS-Consulting провела большую работу и запустила систему WSS Docs в опытную эксплуатацию в управляющей компании ООО СК «Цюрих». Была реализована интеграция с внешними системами и выполнена настройка согласования документов. После завершения этапа опытной эксплуатации, продолжавшегося 1 месяц, система была запущена в промышленную эксплуатацию во всех филиалах компании.
2010. WSS-Consulting внедряет СЭД и корпоративный портал в ОГК-3
Компания WSS-Consulting реализовала для ОАО «Третья Генерирующая Компания Оптового Рынка Электроэнергии» («ОГК-3») систему электронного документооборота (СЭД) и корпоративный портал. Новая СЭД на основе WSS-Docs и Microsoft SharePoint Server заменит 13 систем, действовавших на «ОГК-3» ранее. Корпоративный портал WSS-Portal 2.2 позволит ускорить бизнес-процессы, в которые вовлечены сотрудники из филиалов по всей России. Данные системные решения разработаны WSS-Consulting на платформе Microsoft SharePoint. Модули новой СЭД позволяют хранить данные о сотрудниках и структуре компании, управлять согласованием договоров и организационно-распорядительных документов, подавать и обрабатывать заявки в IT-отдел и на хозяйственные услуги, контролировать исполнение поручений. Кроме этого, с новой СЭД на базе WSS-Docs сотрудники компании могут работать с документацией из различных подразделений, собирать и консолидировать отчеты, обмениваться мгновенными сообщениями. Новое системное решение совместимо с операционной системой Windows и пакетом Microsoft Office, которые привычны для большинства сотрудников «ОГК-3».
как у в WSS происходит лицензирование. Если у меня будет 100 пользователей, я должен покупать 100 лицензий? или будет плавающая? ведь все 100 человек одновременно работать не будут?
Из минусов: работа менеджеров/аналитиков. Создается впечатление, что на проекты "бросают" неопытных новичков, которые в процессе внедрения учатся вместе с нами. И мы вместе набиваем шишки, и при этом платим еще за это. Притом они учатся не только в плане познания функционала системы, а и общаться с клиентом.
Ценник на доработки неочевидный. 1 час работы с такой стоимостью должен быть полноценным "консалтингом", т.е. мы озвучиваем потребность, а аналитик думает, как это сделать, стоит ли делать вообще, может, исходя из наших процессов, могут быть другие способы решения задачи, а не голая настройка, которая технически вместе с тестированием, которое тоже осуществляется не всегда, занимает 15-20 минут.
Условия технической поддержки системы тоже несколько странные: компания может заказывать и осуществлять доработки только имея на руках договор расширенной техподдержки с приличной абонентской платой, а если у вас техподдержка базовая, то никакого развития системы, никаких доработок. Или прошли обучения по курсу настройки системы, нужна консультация по реализации какой-нибудь доработки. А в ответ: "Консультировать не будем, мы вас этому не учили. Можем только сами сделать за столько-то часов работы". Речь идет именно о настройке, а не о программировании.
Можно много привести частных случаев. Наш опыт: система сама по себе хорошая, удобная пользователям (к настройке это не совсем относится), но политика ВСС явно требует пересмотра. Регламентируйте техподдержку, сделайте открытым прайс на доработки. Я говорю, не о сложных, а о базовых: добавить поле – столько-то, добавить новое решение, аналогичное существующему столько-то и пр. Проводите внутреннее обучение для менеджеров, где они смогли бы делиться опытом друг с другом. Я не думаю, что проблемы, с которыми сталкиваются компании при внедрении, уникальные. Зачем каждый раз изобретать велосипед?! Обучайте менеджеров и аналитиков, а то на вопрос, как используют какой-нибудь неочевидный функционал другие Заказчики, не могут ответить.
В общем, наболело))))
1. Отличная система. Отклик на любые действия 0,5-1сек, с учетом, что у нас уже 150тыс документов.
2. Юзабильность. Мои девочки после курса для "молодого бойца", который провел сотрудник WSS, с системой начали работать без проблем и с минимальным кол-вом вопросов на 2ую неделю. А девочки мои от 20-50 лет.
3. Внедрение прошло спокойно.
4. Цена! Коробка - цена приемлемая, цены за доработки под нас - как несколько коробок.
Если говорить о мелочах и пожеланиях, которые возникают в процессе - то, ребята просят слишком большие деньги. Добавить поле -1 ч.трз. - n-ое кол-во денег и так далее.
5. Руководство. Бедный ПМ, с которым мы работаем ничего не может сказать без руководства. Всё, всегда надо согласовывать. Поэтому время отклика на некоторые вещи очень большое.
Поэтому совет для руководства ВСС. Переложите часть задач на своих ПМов, пусть ребята решают мелкие вопросы. Цены и оценки на доработки - хотелось бы видеть ниже.
Приходит человек в автодилеру и говорит: продайте мне машину чтобы она ездила, руль рулился и доставляла из точки А в точку Б. Ему продали такую. Затем человек спрашивает, а можно мне воздуховоды немножнко раздвинуть - так они меня лучше обдувают и можно ли мне руль сделать овальным - так мне рулить комфортней. Подумал отзывчивый дилер и отвечает: "Вы знаете, связались с производством нам ответили, что в принципе такого не делают, да и всех водителей руль и воздуховоды устраивают, и никто о таком больше не просил, но если Вы хотите, то воздуховоды можно поменять - тогда сделать новую торпеду надо, разместив на ней заново оборудование, и руль можно новый сделать и установить, только стоить это будет как пол машины. Вы знаете, попробуйте так поездить, поверьте, в машине сделано все для максимального комфортного вождения".
Подумал пользователь машины, и пошел писать отзывы... "Представляте, этот дилер, чтобы поменять мне руль затребовал с меня цену в полмашины!!!", а ему в ответ "Да, да знаем этих диллеров, мы тоже купили у них машину а теперь с нас за овальный руль хотят взять полмашины, ну что ж уже вложились, и слезть нельзя, придется овальный руль покупать, вы представляете!" - "Да, представляю..."
Тем временем у дилера можно пройти ТО по стоимости как у всех, поменять расходники, отрехтовать крыло... Но вот с овальными рулем вышла накладка... А машина то ездит, руль рулится, кондиционер работает...
Это к слову о "важности" и "целесообразности" описанных выше замечаний.
1. Попрекают, что ж так мало у ВСС осталось от SharePoint, у них ведь свой фрэймворк и свое хранение. А существует ли система, в которой ВСЕ данные элементов списков хранятся в ОДНОЙ(ЕДИНСТВЕННОЙ) табличке БД - да, существует, именно так сделано в SharePoint. Microsoft сам не рекомендует хранить большое количество данных в списках SharePoint, поэтому о производительности документооборота, построенного на основе подобного хранения, при увеличении количества данных, судите сами. Но SharePoint содержит ряд классных технологических преимуществ, которые разработчику системы, реализовывать самому нерентабельно, а выгодно их использовать.
2. Какое "счастье", когда пользователь может пользоваться системой и она сохраняет документ не за 0,5 - 2 минуты, а практически мгновенно, при огромной нагрузке на систему, это и есть то, что пользователю действительно нужно, а не овальный руль. Плюс удобство использования: всего два интерфейса - карточка документа и интерфейс просмотра документов - понятней не бывает.
3. Кто-то из отзывчиков пожаловался на отсутствие дизайнера процесса. Как часто уважаемому отзывчику требуется менять процесс? Один раз в неделю или один раз в месяц? Поверьте, это случается раз в полгода или раз в год или вообще не случается, при корректно настроенном процессе по требованиям заказчика. А если и требуется что-то перенастроить, то чтобы сделать это нет каких либо препятствий - либо обучение либо заказ работ по настройке и стоит это не как "пол машины", а как "ТО" т.к. это стандартная работа по настройке. Но нет предела совершенству - я верю у ВСС скоро и дизайнер появится.
4. Говорят что цены постоянно разные называют, ценник есть на сайте, позвоните и спросите 8-495-269-07-38
5. ТехПоддержка клиентов своих не бросает, проблемы решает. Что можно противопоставить тому, кто этому противоречит, говоря неправду, - сложно что... Кто внедрит у себя систему тот и убедится.
В системе предусмотрена возможность составления цепочек согласующих как вручную, так и с помощью предварительной их настройки, в зависимости от полей карточки документа. В последнем случае цепочки согласования формируются администраторами системы и, при необходимости, могут быть изменены.
1) Ваша система как я понял из описания и комментариев не является полностью системой на SharePoint. Вы используете свой лично разработанный фреймворк и полностью свою БД. Верно ли это? Т.е. использовать стандартные списки sharepoint у вас не получится? Типы контента у вас тоже свои и от SP не осталось и следа. Верно ли?
2) Что касается настройки рабочих процессов, то вы как и EOS используете свою систему, сделанную на основе sharepoint workflow? Есть ли возможность работы с процессами с помощью блок-схем, аля Нинтекс/К2?
Нужно ли при этом программирование? Можно ли потом процесс подправить в Designer? Или загрузить его от туда в вашу систему?
3) Что касается возможности доработки своими силами, поясните, я могу использовать систему только в рамках ЭДО или могу на её основе решить и другие задачи - как пример заявка на открытие кор.счета, кредитная заявка? Это делает с помощью вас или может сам пользователь сделать?
4) Имеется ли у вас решение по управлению совещаниями?
5) Что касается интерфейса, да он красивее стандартного sharepoint, но предположим, в банке уже есть свой портал со своим дизайном, ваша система получается не сможет унаследовать тот шаблон с портала? Какие есть возможности по настройке дизайна? или в поставке идёт только один дизайн и настраивается вашими силами
6) Где можно посмотреть ipad клиента? Что он умеет функционально и как у вас решен вопрос с ЭП на iPAD?
Буду благодарен за ответы!
Документооборот - проще некуда. Всем реальным заказчикам нравится система (среди них крупнейшие холдинги, такие как Вертолеты России, СТС и др), и в истории WSS еще не было переходов на другие СЭД.
..Ну что ж, собака лает, а караван идет)
Регистрироваться здесь не буду принципиально, т.к. не являюсь активным пользователем форумов.