Топ 10: Системы контроля исполнения поручений

2020. Расширенные возможности для работы с перепиской и поручениями теперь и в Directum Solo


Вслед за обновлением системы Directum RX новинки для управления объемными переписками по задачам появились в мобильном приложении. Пользователи Directum Solo могут контролировать ход работ, погружаясь в переписку. Однако в ходе сложных бизнес-процессов переписка может стать слишком объемной, поэтому в таких задачах текстовые блоки сворачиваются по умолчанию, развернутым остается содержание текущей выполняемой задачи. При оформлении задачи или поручения приложение предложит в первую очередь тех исполнителей, с которыми доводится работать чаще всего. Достаточно начать вводить фамилию, и в выпадающем списке отобразятся контакты с ФИО и должностью сотрудника или группы пользователей.В Directum Solo продумана даже такая возможность, как быстрая отправка информации с внешнего сайта. Подробнее о решении вы можете узнать на странице www.direc


2019. В СЭД ТЕЗИС 4.4 реализована работа с формализованными документами при интеграции с Диадок



Вышло обновление системы электронного документооборота ТЕЗИС. Основные нововведения касаются расширения функциональности: резолюции в мобильном приложении, проверка контрагентов на дубликаты, работа с формализованными документами при интеграции с Диадок, новые поля, которые используются при автоматическом формировании документов, новое поле «Контрагент», печатная форма документа со штампами электронной подписи и регистрационными данными. Изменился механизм загрузки банков так что справочник проще поддерживать в актуальном состоянии. Расширены возможности по управлению поручениями в мобильном приложении. Появилась возможность с мобильного приложения загрузить в систему файл непосредственно из файлового хранилища или галереи. Также повышены производительность и удобство системы.


2018. В DIRECTUM 5.6 искусственный интеллект снижает количество рутинных операций



В апреле этого года DIRECTUM представил Ario – набор интеллектуальных сервисов, снижающих количество рутинных операций. В новой версии DIRECTUM 5.6 этот ИИ стал еще умнее. Поток входящих документов теперь распределяется автоматически по видам, журналам регистрации и ответственным. Таким образом, решение исключает ручные операции на этом этапе. Регистрация документов также стала еще проще. DIRECTUM Ario распознает реквизиты документа, извлекает их и заполняет регистрационную карточку. Теперь, не открывая сам документ, делопроизводитель сверяет реквизиты в области предпросмотра РКК, при необходимости дозаполняет или корректирует их. Также, автоматизировано создание поручений из протокола совещания. Секретарю нужно только заполнить протокол по заданному формату и нажать одну кнопку. Система сама создаст поручения, остается их проверить и отправить в работу.

2016. СЭД ЭТЛАС внедрили в НПК Эталон



НПК «Эталон» занимает одно из ведущих мест по конструированию и производству измерительной техники для энергетики, машиностроения, металлургии, нефтегазовой и горнодобывающей промышленности.Основными задачами внедрения системы электронного документооборота ЭТЛАС были: прием и первичная обработка поступающих в компанию документов; предварительное рассмотрение и распределение документов; регистрация документов в системе; контроль исполнения; информационно-справочная работа; исполнение документов, их составление, согласование, оформление; отправка или направление в дело.


2016. СЭД «ДЕЛО» стала проще, быстрее и удобнее

Компания ЭОС выпустила новую версию СЭД «ДЕЛО» 15.7. Основные нововведения связаны с доработкой специализированных интерфейсов, оптимизацией типовых действий пользователя, и дальнейшим повышением быстродействия системы. Находить любые объекты системы – документы, проекты, поручения, файлы стало проще благодаря унификации поисковых запросов. Добавлены возможности по персонификации рабочей среды. Для руководителей, получающих ежедневно огромное число документов на рассмотрение, добавлена возможность одним нажатием сделать отметку об ознакомлении с поступившим запросом. Сотрудники раньше узнают о рассмотрении документа, у руководителей больше времени для содержательной работы. Стало проще отчитываться об исполнении поручений – введена возможность групповой операции ввода отчета по поручениям. Упрощен механизм добавления ссылок на документы в личные папки, таким образом пользователем стало проще отслеживать дальнейшие действия с интересующими файлами. Прямо с главной страницы системы предусмотрена возможность мониторить новые события по интересующему файлу/документу.


2016. «Хоулмонт» и «Дэшборд Системс» расширили возможности ТЕЗИС для руководителей

Компания «Хоулмонт» организовала плодотворное сотрудничество с разработчиками ООО «Дэшборд Системс» для интеграции CЭД ТЕЗИС с Boardmaps – системой автоматизации работы высшего руководства. Решение Boardmaps обеспечивает полноценную работу с вопросами и поручениями, а также безопасную работу с документами и материалами по результатам заседаний руководителей, возможность электронного голосования с использованием ЭП и пр. Система рассчитана на крупный и средний бизнес, фонды прямых инвестиций, государственные структуры. Несмотря на то, что в СЭД ТЕЗИС начиная с версии 4.1 поддерживается функциональность организации совещаний, было решено задействовать в проекте отдельный программный продукт для руководства, к которому не имели бы доступа рядовые сотрудники.


2016. ТЕЗИС интегрировали с приложением для директоров Boardmaps


Систему электронного документооборота ТЕЗИС интегрировали с Boardmaps – системой автоматизации работы высшего руководства. Решение Boardmaps обеспечивает полноценную работу с вопросами и поручениями, а также безопасную работу с документами и материалами по результатам заседаний руководителей., возможность электронного голосования с использованием ЭП и пр. Для того чтобы создать непрерывную интеграцию между двумя системами разработчики «Хоулмонт» создали алгоритм, который позволяет забирать поручения из Boardmaps и на их основе создавать карточки задач в ТЕЗИС и отправлять их на исполнение, и наоборот.


2015. Новая версия EOS for SharePoint 4.1: улучшенное юзабилити и новые инструменты эффективности

Компания «Электронные Офисные Системы» выпустила новую версию портальной ECM-системы EOS for SharePoint. Изменения в версии 4.1 затронули юзабилити продукта в целом, интерфейс рабочего места пользователя, функционал работы с поручениями и задачами, систему оповещений и многое другое. Например, в блоке быстрого просмотра активных задач на рабочем месте пользователя при наведении курсора на конкретную задачу появляется всплывающий блок с подробной информацией (сведения об авторе поручения, контролере, исполнителях, регистрационных данных и др.). Улучшено юзабилити исполнения задач (согласование, утверждение, исполнение, ознакомление и пр.). Также появился удобный инструмент для просмотра приложенных файлов в полноэкранном режиме – их предпросмотр теперь доступен прямо в карточке документа средствами Office Web Apps, и нет необходимости открывать каждый файл отдельно. Значительные изменения произошли в работе с поручениями – обновлена логика работы с этим типом объектов. Теперь можно создавать проекты периодических поручений и печатные формы для проектов поручений. Также стало доступно создание документа во исполнение задачи по поручению и регистрация в системе родительского поручения для текущего поручения.


2015. Компания МИНИТЕХ перешла на СЭД ЭТЛАС 5

Компания OOO «Минитех» из Санкт-Петербурга после успешного использования в течение двух лет системы Электронного документооборота Этлас 4 решила перейти на СЭД ЭТЛАС 5 и расширить количество работников, которые принимают участие в работе с системой. Ключевым фактором для перехода стало появление новой усовершенствованной платформы Этлас 5: появление принципиально нового веб-клиента системы, возможность создания в обозревателе пользовательских папок-фильтров, отображающих документы в соответствии с заданными критериями поиска, возможность указания в качестве исполнителя задания группы пользователей, новые действия в процессах документооборота: запрос комментария, согласования, новой версии документа, выполнения поручения, возможность запуска документа в процесс/рассылку непосредственно из его карточки в момент его создания, возможность остановки экспорта и импорта групп папок и документов и многое другое.


2015. В Directum 5.1 улучшена канцелярия и контрольная панель руководителя



Вышла новая версия ECM системы DIRECTUM 5.1. В версии 5.1 пользователей ждет ряд улучшений в модуле Канцелярия. Появилась удобная форма поиска регистрационно-контрольных карточек (РКК), а описать содержание документа в поле карточки теперь можно с помощью шаблонных фраз – автотекстов. Улучшена работа с поручениями - появилась возможность формировать несколько поручений для разных исполнителей в рамках одной вынесенной резолюции. Причем можно выдавать и такие поручения, которые требуют периодического исполнения. Также полностью переработан внешний вид сайта контрольной панели руководителя. Каждый показатель можно представить в различных разрезах, например, по категории или подразделению, и опуститься до детализированных значений. Это облегчает контроль деятельности и снижает риски и позволяет избегать финансовых потерь. Кроме того, в новой версии улучшена масштабируемость, скорость работы и усовершенствованы инструменты разработчиков для быстрого внедрения.


2014. Обновление Directum Solo - ECM системы для руководителя



DIRECTUM Solo - это надстройка над ECM системой Directum для руководителей. DIRECTUM Solo позволяет работать с документами, заданиями и задачами с ноутбуков и планшетов. На днях вышла новая версия этого инструмента - DIRECTUM Solo 1.3, которая позволяет работать с нескольиким системами Directum в одном интерфейсе, ставить задачи/поручения сразу нескольким сотрудниками (группе), отправлять групповые уведомления, ставить заданиям приоритеты. В специальной папке «Личные» пользователь может разместить ссылки на необходимые документы, тем самым получит оперативный доступ к данным в любое время.


2013. Компания А2Б выпустила новую версию модуля Поручения



В онлайн-системе управления бизнесом А2Б полностью обновлен модуль "Поручения". Кроме нового интерфейса, был добавлен новый функционал. Теперь работать с поручениями стало удобнее: вся информация на одном экране. В новой версии добавлена роль наблюдателя, отображается динамика по исполнению поручения, добавлен быстрый поиск. Теперь авторы и исполнители поручений смогут эффективнее работать с задачами: обсуждать, прикладывать файлы, отчитываться и согласовывать одним кликом. Вся история работы с поручением фиксируется в журнале. Все шаги по делегированию задачи в целом или ее части также будут отображаться в карточке поручения. Кроме этого, поручение можно выдавать из проекта или документа. Основание поручения также отображается в его карточке.


2012. EOS for SharePoint улучшает совместную работу и Workflow

Компания «Электронные офисные системы» выпустила ранее анонсированную версию СЭД/ECM-системы на платформе Microsoft SharePoint 2010 – решение EOS for SharePoint версии 3.4. Изменения коснулись процессов совместной работы, производительности системы, бизнес-процессов и работы с поручениями и документами. Система была существенно переработана по целому ряду параметров, включая структуру данных, модель доступа и внутреннюю бизнес-логику приложения. Оптимизированы внутренние технологические процедуры и компоненты платформы Microsoft SharePoint, влияющие на производительность. Также была произведена замена части элементов платформы на элементы собственной разработки ЭОС. Вместе с тем функции, эффективно реализованные в платформе Microsoft, изменений не претерпели. Это, в частности, бизнес-процессы (workflow), реквизиты РК, разрешения на доступ, гибкие настройки списков и библиотек и др.


2012. СКДФ внедряет систему управления документами и задачами ТЕЗИС

Компания СКДФ, которая имеет собственные склады на территории Самарской области и является крупным поставщиком транспортной тары, приняла решение о внедрении системы управления документами и задачами ТЕЗИС, которая призвана систематизировать потоки внутрикорпоративной и внешней официальной документации, упорядочить процессы документооборота, а также обеспечить контроль исполнения документов, поручений. На текущий момент в ООО «СКДФ» идет опытная эксплуатация решения. В своей деятельности компания «СКДФ» использует передовые разработки и технологии. Все рабочие места пользователей оборудованы современными персональными компьютерами Apple IMac. Сотрудники ООО «СКДФ» активно эксплуатируют в своей работе планшетные компьютеры Apple IPad. В рамках проекта внедрения корпоративной СЭД также планируется использование PDA-версии системы ТЕЗИС.


2011. КОРУС Ревизор - система контроля поручений на базе Alfresco



КОРУС Консалтинг разработал решение КОРУС Ревизор на базе open-source платформы управления контентом Alfresco ECM. Система разработана, в первую очередь, для территориально-распределенных компаний с большим количеством подразделений и филиалов. С помощью Ревизора руководство предприятия сможет мгновенно доносить до руководителей подразделений задачи, проекты, распоряжения, а также в режиме реального времени контролировать их выполнение. Система также помогает наглядно представить организационную структуру компании. В ближайшей перспективе компания планирует представить на рынке систему документооборота на основе Alfresco, которая будет доступна в нескольких вариантах: как платформа для индивидуального внедрения, как сервис по модели SaaS и как «коробочная» поставка типового приложения для сектора SMB.


2011. SAP интегрировал StreamWork с Google Docs



SaaS сервис для коллективного принятия решений SAP StreamWork предполагает активное использование документов в процессе совместной работы. Поэтому интеграция с различными хранилищами документов - для него очень важна. Ранее SteamWork уже интегрировали с Box.net и сервисом заметок Evernote. Теперь, по многочисленным пожеланиям трудящихся, добавили возможность открывать и редактировать документы из Google Docs. Обновление документов будет происходить в обе стороны. При внесения изменений в Google Docs документы будут обновляться в SAP StreamWork и наоборот.  Кроме того, разработчики SAP StreamWork реализовали  возможность быстро находить экспертов и связываться с сотрудниками внутри компании – новая кнопка People в верхней части окна SAP. StreamWork помогает искать людей в сети и связываться с теми, кто может поделиться идеями и информацией либо другим способом повысить ценность проекта или процесса принятия решений.


2010. iDecide - iPad клиент для Directum



Компания Намип представила решение iDecide, которое предоставляет мобильный доступ к ECM системе Directum с планешта iPad. iDecide состоит из серверной части, интегрируемой с Directum и приложения для iPad. Приложение предназначено для руководителей (именно они чаще всего являются счастливыми обладателями iPad) и нацелено на поддержку быстрого принятия управленческих решений. Кстати, каждому покупателю iDecide, планшет iPad дарится бесплатно. iDecide предоставляет эргономичный интерфейс и позволяет легко находить и редактировать документы, помечать маркером важные фрагменты, добавлять голосовые комментарии к любой части документа. Решение также включает в себя модули документооборота и  управления поручениями. iPad приложение iDecide может работать в офлайн режиме (без подключения к сети, с последующей синхронизацией).


2009. Вышла новая версия 1С-Битрикс: Корпоративный портал 8.0



Основные обновления портала – это новые инструменты коллективной работы, групповое планирование рабочего времени, встреч и собраний, индикатор присутствия в офисе, двусторонняя интеграция с Microsoft Office Outlook (синхронизация календаря, контактов и задач),  встроенный сервер обмена мгновенными сообщениями (XMPP/JABBER-сервер), персональный «рабочий стол» и ряд дополнительных инструментов. Важным нововведением является функционал постановки и контроля исполнения задач/поручений, являющийся ключевым для коллективной работы. Двунаправленная интеграция с задачами и поручениями в MS Office Outlook делает работу сотрудников привычной и эффективной. Менеджер может ставить задачу сотрудникам непосредственно из MS Office Outlook. Задачи и процесс их исполнения из MS Office Outlook немедленно отображаются на корпоративном портале. ***


2007. Wrike - сервис для контроля выполнения задач



В поисках сервиса для совместной работы, который все-таки дал бы возможность писать комментарии к задачам, я наткнулся на стартап Wrike. Во-первых, зачем мне эти комментарии? Ну вот представьте обычную ситуацию - Вы создаете кому-то задачу, а у него возникают вопросы, как именно ее выполнить. И что-бы уточнить, ему нужно каким-то образом с вами связаться, объяснить, какую задачу он имеет в виду и спросить. Через время он может забыть какие-нибудь детали пояснений, или у него появятся новые вопросы - и история опять будет повторяться. А решается все элементарно - у задачи должны быть комментарии, и когда добавляется новый комментарий, должны отсылаться уведомления.Так вот, Wrike - это почти то, что нужно. Это сервис, который просто позволяет создавать задачи, группировать их по проектам и отслеживать ход их выполнения. Задачу можно создать просто отослав имейл ответственному за ее выполнение с копией на адрес wrike@wrike.com и указав название задачи в теме письма. Ответственный может писать комментарии к задаче (например, задавать вопросы), изменять срок и статус задачи - при этом вам будут приходить уведомления и вы сможете контролировать процесс. Все просто и вполне востребовано во многих компаниях. Почему же "почти"? Во-первых, поставщики сервисов все еще забывают об удобстве пользователя. Вход в рабочее пространство Wrike при высокой скорости интернета занимает более 30 секунд. Это не есть удобно, и лишний раз туда никто заходить не захочет. Во-вторых, комментарии к задаче нужно писать в текстовом поле "Описание", и там не видно, кто написал комментарий и когда. В-третьих, не до конца продумана функциональность (например после выполнения задачи она просто исчезает из рабочего пространства и честным способом ее никак не вернешь).