Системы управления документами - обзор


01.10.19. DirectumRX 3.2 - умный подход к масштабированию и работе с документами


Новая версия DirectumRX 3.2 обеспечивает высокую производительность и масштабируемость системы для работы компаний со сложной оргструктурой. Цифровые процессы настраиваются с учетом сложнейших регламентов, а пользователи могут воспользоваться преимуществами интеллектуальной обработки документов, совместного редактирования и других полезных возможностей. Стабильность работы и высокую производительность подтверждают регулярные нагрузочные тестирования на тысячах пользователей и сотнях миллионов документов. Современная архитектура с независимыми микросервисами упрощает масштабирование, в том числе при использовании СУБД PostgreSQL. Искусственный интеллект в DirectumRX направлен на организацию «умной» обработки входящего потока (письма, счета, накладные, акты, счета-фактуры, УПД). Сотрудники экономят свое время, а количество ошибок снижается.


2019. Управление неструктурированным контентом корпоративного документа в СЭД PayDox


В системе управления документами и совместной работой PayDox реализована функциональность по управлению неструктурированным контентом корпоративных документов. Новый функционал позволяет контролировать использование правильных шаблонов корпоративных документов и наличие в шаблонах документов необходимых разделов и параграфов, соответствующих корпоративному стандарту. Для решения этой задачи в системе ведется справочник корпоративного контента, который пополняется текстами из шаблонов документов и содержит правильно составленные параграфы, разделы и абзацы для различных категорий документов. Функционал позволяет проверить любой документ MS Word, в том числе поступивший от контрагентов, на наличие в нем обязательных параграфов и выявить расхождения в текстах проверяемого документа с содержимым справочника корпоративного контента.


2019. Neaktor научился автоматически склонять слова по падежам и подставлять их в документы


Шаблоны документов в системе управления бизнес-процессами Neaktor — мощный функционал, который позволяет генерировать готовые документы вроде счетов, актов, договоров, заявлений сразу из задач. А также Neaktor умеет сам конвертировать такие документы в PDF и автоматически отправлять их клиентам по электронной почте.В новом релизе появилась возможность подставлять значения из полей задачи в документы сразу в нужном падеже. Автоматически склонять по падежам можно не только имена и фамилии, но и все другие слова на русском языке. Кроме того, теперь Neaktor умеет записывать цифры словами. Например, вместо "55" напишет "пятьдесят пять". Это особенно пригодится в счетах, договорах и актах.Чтобы настроить склонение по падежам, необходимо использовать специальные тэги на этапе настройки шаблона документов.


2018. Интеграция электронного документооборота и ECM в системе PayDox


В системе управления документами PayDox реализована функциональность иерархических тегов, которыми могут помечаться электронные документы.  В системе возможна разметка документов как глобальными тегами, видимыми всеми сотрудниками организации, так и локальными, видимыми только сотрудниками конкретного подразделения. Данная возможность позволяет сотрудникам самостоятельно категоризировать документы для их быстрого поиска и не загромождать документы ненужной в другом подразделении информацией. Функционал иерархических тегов дает возможность группировать большое количество тегов в компактные папки, чтобы пользователь мог открыть ту папку, теги из которой ему нужны для поиска документов. Реализация возможностей ECM в системе PayDox позволила создать эффективные инструменты для работы с неструктурированной корпоративной информацией внутри СЭД.


2014. Xerox DocuShare 6.6: новые возможности для администрирования и управления контентом


Компания Xerox представила новую версию своей веб-ориентированной ECM системы Xerox DocuShare 6.6. В новой версии улучшили производительность и расширили возможности масштабирования решения. В частности, теперь администраторы могут ограничивать количество хранимых каждым сотрудником документов и объём выделенной для них памяти, настраивать индексирование содержимого в зависимости от типа файлов и просматривать подробную статистику работы сервера. При этом пользователи получили возможность применять расширенные функции поиска и устанавливать любую коллекцию документов в качестве домашней страницы. Вместе с тем в Xerox DocuShare 6.6 используется новый метод хранения контента, который упрощает структуру каталогов и повышает скорость резервного копирования и восстановления документов.


2014. Обновление Directum Solo - ECM системы для руководителя


DIRECTUM Solo - это надстройка над ECM системой Directum для руководителей. DIRECTUM Solo позволяет работать с документами, заданиями и задачами с ноутбуков и планшетов. На днях вышла новая версия этого инструмента - DIRECTUM Solo 1.3, которая позволяет работать с нескольиким системами Directum в одном интерфейсе, ставить задачи/поручения сразу нескольким сотрудниками (группе), отправлять групповые уведомления, ставить заданиям приоритеты. В специальной папке «Личные» пользователь может разместить ссылки на необходимые документы, тем самым получит оперативный доступ к данным в любое время.


2013. PayDox позволяет работать с документами в почтовом клиенте


Веб-ориентированная система управления документами PayDox выпустила новую функцию - PayDox E-Mail Клиент, которая позволяет безопасно работать с системой вне корпоративной сети, используя любой email-клиент (на компьютере или мобильном устройстве). Данная функциональность позволяет: согласовывать и утверждать документы, добавлять свои резолюции и комментарии в карточки документов, создавать поручения, посылать файлы в карточки документов, получать необходимые списки документов и карточки необходимых документов вместе с прикрепленными к ним файлами и комментариями пользователей. Есть возможность дублирования e-mail уведомлений по SMS. Новая функциональность также включена в бесплатную версию PayDox Team.


2010. KnowledgeTree: сканируйте документы прямо в облако


KnowledgeTree известна как система электронного документооборота, которая стремится в облака. Это изначально было web-ориентированное решение, готовое к внедрению на облачных платформах. А недавно появилась SaaS версия KnowledgeTree, размещаемая на Amazon EC2 и интегрированная с онлайновыми редакторами Zoho. Но документооборот, как известно, часто связан со сканированием бумажных документов, а этим традиционно занимаются отдельные десктопные  приложения или модули СЭД/ECM. Поэтому компаниям, использующим SaaS СЭД приходится покупать традиционную систему ввода документов - что не очень красиво (возрастают требования к компьютерам). Чтобы устранить эту проблему KnowledgeTree встроил в свою систему решение для сканирования документов CAPSYS. Теперь пользователи KnowledgeTree могут сканировать документы прямо в браузере. Сервис поддерживает любые TWAIN сканеры.