5 видов систем электронного документооборота

Обновлено: 29.11.2022
На сегодняшний день любая классификация программного обеспечения является условной. Каждая конкретная система, изначально позиционируемая разработчиками как представитель определенного класса, постепенно развивается и получает функции, свойственные другим классам ПО. Такая же история происходит и с системами документооборота. Однако, в основном, благодаря маркетологам, существует следующая классификация:

1. Традиционные СЭД



Системы автоматизации документооборота и делопроизводства, зародившиеся в отечественной бюрократии, и получившие распространение фактически только у нас. Они используются в организациях с жестко формализованными правилами документооборота и вертикальным управлением независимо от их размера, формы собственности и рода деятельности. С их помощью можно решить несколько основных задач:

- упорядочить работу с корреспонденцией, как исходящей, так и входящей;
- оптимально организовать движение внутренних документов в компании;
- наладить работу с обращениями клиентов;
- организовать внутренний электронный архив документов.

2. ЕСМ-системы



ЕСМ (системы управления корпоративным контентам) - зародились и стали популярны на западе. Они рассматривают документы лишь как один из типов корпоративного контента, а не как главный инструмент управления. ECM системы используются для сбора, управления, хранения информации (контента) и предоставления к ней доступа сотрудникам компании, то есть, на первый взгляд, выполняют те же самые функции, что и предыдущие системы. Однако существенное отличие ЕСМ-систем от своих собратьев в том, что они позволяют работать как со структурированным, так и с неструктурированным контентом и имеют более гибкий функционал. По сути, обеспечение электронного документооборота является только одной из функций ЕСМ наряду с управлением файлами и записями, управлением знаниями, собственно Workflow, и управлением web-контентом. В некоторых ЕСМ-системах также имеется функция CRM и управления заданиями и поручениями.

3. Workflow или BPM системы



Это результат эволюции западных ECM систем, которые все таки дошли до автоматизации бизнес-процессов, но решили реализовывать их не на документах, а более абстрактно. Система Workflow четко определяет процесс: что, кто, когда и как делает, откуда получает и куда отправляет. Пользователю не нужно задумываться над тем, как создать документ, как его получить, как обработать, в какие сроки и кому отправить — все уже закреплено в системе. Сотрудник не сможет неправильно заполнить документ, пропустить какие-то сроки, в системе предусмотрены напоминания, а также уведомления руководителя о том, что на конкретном этапе у конкретного пользователя процесс обработки документа нарушен. Имеется возможность оценить причины допущения ошибок и своевременно их устранить. Workflow-системы в основном устанавливают в компаниях с высокой степенью формализации бизнес-процессов, документооборот в которых при простой структуре имеет массовый характер. Минусом таких систем является сложность и длительность внедрения. Кроме того, они не могут заменить электронный архив, поскольку хранят не все документы, а только используемые в процессе работы.

4. Электронные архивы



Это системы структурированного (и безопасного) хранения документов, обеспечивающие надежность хранения, разграничение прав доступа, удобный и быстрый поиск. Внедрение систем такого типа обычно вызвано потребностью структурирования электронной информации, независимо от вида документов — текстовый, графика, мультимедиа. Основные функции архива — оцифровка бумажных документов, управление web-контентом, поточный ввод и быстрый поиск. Благодаря внедрению архива можно сократить время доступа к информации, снизить риски порчи или потери важных документов, повысить уровни информационной безопасности. Электронные архивы обычно существуют в составе СЭД и отдельно используются достаточно редко.

5. ЭДО системы



ЭДО системы появились для обмена электронными документами между компаниями, а также между компаниями и государственными органами. Такие системы оперируют юридически значимыми документами, которые подписываются электронно-цифровой подписью. Они позволяют обмениваться любыми документами - договорами, счетами-фактурами, накладными... И, конечно, со временем подобные сервисы развиваются и добавляют функции, свойственные традиционным СЭД для ведения внутреннего документооборота и даже автоматизации внутренних бизнес-процессов.

Отраслевая классификация

Кроме того, в больших компаниях и специализированных сферах деятельности системы электронного документооборота адаптируют для различных задач, что порождает еще один варианта классификации:

- системы кадрового документооборота
- системы инженерного документооборота (PDM)
- системы юридического документооборота
- системы судебного делопроизводства
- системы административного документооборота
- и т.д.

Пользователи, которые искали Виды СЭД, потом также интересовались следующими продуктами:

См. также: Топ 10: СЭД системы