Системы электронного документооборота на базе Sharepoint - обзор

Обычно офисные сотрудники тратят на работу с документами  до 60% рабочего времени. Чтобы сократить время обработки бумаг в пользу иных полезных для компании действий, необходимо, прежде всего, избавить сотрудников от необходимости ходить из кабинета в кабинет и согласовывать документы. Посредством решения на базе Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) можно создать единое электронное пространство, где все версии документов каждого члена группы будут доступны для редактирования и согласования. Решение позволит последовательно избавиться от всех проблем, связанных с документооборотом:***

• Поиск документов в MOSS позволяет быстро находить нужную информацию не только по названиям файлов, датам последнего изменения/создания и прочим стандартным полям, но и непосредственно по самому их содержимому.

• Централизованное хранение, управление и доступ к корпоративным данным. Решение позволит организовать структурированную базу знаний по всем документам организации, корпоративным новостям и нормативным актам, а пользователи получают удобный механизм навигации по этим сведениям. Содержание бумажных архивов обходится предприятиям на 80% дороже, нежели архивов электронных. Эта еще одна статья расходов, избежать которую позволяет решение на базе MOSS.

• Бизнес-процессы на основе форм. В среднем офисный служащий ежедневно обрабатывает около 40 документов — представляете, какова вероятность дорогостоящей ошибки из-за «человеческого фактора»? Технологии SharePoint позволяют автоматизировать обработку документов, сделанных на бланках форм организации, все бланки заполняются в электронном виде, интегрируются в корпоративные финансовые системы, а затем складываются в библиотеки документов или используются для инициирования процессов документооборота, что позволяет избежать дорогостоящих ошибок, характерных для ручной обработки данных на каждом этапе.

• Интеграция системы с бухгалтерскими и кадровыми программами. Например, 1С, BOSS-Кадровик; при этом решение позволит сделать всю отчетность доступной в удобном для руководства виде, а разграничение прав доступа к документам и специальные технологии шифрования данных позволят скрыть конфиденциальную информацию от сотрудников, не обладающих необходимыми для просмотра полномочиями, и усилить сетевую безопасность института в целом.

• Разграничение прав доступа к документам. Например, финансовые отчеты станут доступны ТОЛЬКО финансовому директору. 

2014. Вышла новая версия модуля Docsvision 5 SharePoint клиент

Клиент для SharePoint - дополнительный модуль системы Docsvision 5, обеспечивающий расширение стандартной функциональности SharePoint и создание решений, реализующих совместную работу Docsvision и SharePoint. Выпуск новой версии модуля обусловлен, в первую очередь, необходимостью поддержки SharePoint 2013. Помимо этого, SharePoint клиент претерпел радикальные изменения и является, по сути, новым продуктом, а не усовершенствованной версией имеющегося. Модуль включает в себя набор веб-частей для доступа к данным, хранящимся в Docsvision, и поиска документов, а также расширения SharePoint, позволяющие создавать задания и документы, в том числе на основании документов, расположенных в библиотеке документов SharePoint.


2014. DocSpace - новый игрок рыночного сегмента «СЭД на SharePoint»

Компания Conteq представила систему управления электронными документами DocSpace на базе SharePoint. Коробочная СЭД/ECM-система DocSpace – это набор готовых конфигураций для автоматизации типовых процессов электронного документооборота. DocSpace полностью интегрирована в Microsoft SharePoint, представляет собой гибкий инструмент для автоматизации электронного документооборота и делопроизводства, минимизации затрат внедрения и последующего использования, удобной адаптации под индивидуальные потребности Заказчика. СЭД/ECM-система DocSpace включает 4 готовых к использованию конфигурации: Электронный документооборот, Электронный архив, Отчетность, Заявки на оплату. Преимущества СЭД/ECM-системы заключаются не только в использовании ведущей портальной ECM-платформы SharePoint в качестве базы, но и в умелой разработке специализированого приложения для российских организаций. Современность, простота настроек (кастомизации), гибкость в разграничении уровней безопасности, модульность и расширяемость, - все эти особенности делают СЭД/ECM-систему интересной для организаций с 15-ю и более рабочих мест. Стоимость DocSpace: 400 тыс. рублей на 100 рабочих мест.


2011. DocsVision SharePoint Edition

DocsVision SharePoint Edition - специальная редакция системы, предназначенная для организации совместной работы DocsVision и Microsoft SharePoint в составе единого решения по управлению документами и бизнес-процессами предприятия. В состав DocsVision SharePoint Edition входит платформа DocsVision, шлюз в Microsoft Office SharePoint Server, легкий клиент DocsVision, DocsVision SharePoint расширения. DocsVision SharePoint Edition дает возможности использования сложных бизнес-процессов для обработки объектов SharePoint; построения клиентоориентированного workflow-решения на основе SharePoint; внедрения полнофункционального документооборота, включая задачи классического отечественного делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины на основе SharePoint; более полного использования функциональности платформы Microsoft, в том числе SQL Server, Exchange Server и Office Outlook .


2010. WSS-Consulting внедряет СЭД и корпоративный портал в ОГК-3

Компания WSS-Consulting реализовала для ОАО «Третья Генерирующая Компания Оптового Рынка Электроэнергии» («ОГК-3») систему электронного документооборота (СЭД) и корпоративный портал.  Новая СЭД на основе WSS-Docs и Microsoft SharePoint Server заменит 13 систем, действовавших на «ОГК-3» ранее. Корпоративный портал WSS-Portal 2.2 позволит ускорить бизнес-процессы, в которые вовлечены сотрудники из филиалов по всей России.  Данные системные решения разработаны WSS-Consulting на платформе Microsoft SharePoint. Модули новой СЭД позволяют хранить данные о сотрудниках и структуре компании, управлять согласованием договоров и организационно-распорядительных документов, подавать и обрабатывать заявки в IT-отдел и на хозяйственные услуги, контролировать исполнение поручений. Кроме этого, с новой СЭД на базе WSS-Docs сотрудники компании могут работать с документацией из различных подразделений, собирать и консолидировать отчеты, обмениваться мгновенными сообщениями. Новое системное решение совместимо с операционной системой Windows и пакетом Microsoft Office, которые привычны для большинства сотрудников «ОГК-3».


2009. Digital Design продвигает SharePoint для документооборота


Компания Digital Design совместно с Microsoft провела в Петербурге круглый стол, на котором руководители и ИТ-директора различных компаний познакомились с возможностями корпоративного портала Microsoft Sharepoint Server 2007. Разумеется, большое внимание было уделено построению документооборота с использованием портальных технологий (т.к. документооборот - основная специализация Digital Design). Было отмечено, что такие решения помогают упорядочить потоки бумажных и электронных документов, организовать централизованное хранение и доступ к корпоративной информации, обеспечить поддержку организационной структуры предприятия и создать систему единого учета и управления бумажными и электронными документами.


2008. Microsoft SharePoint получил поиск по изображениям документов


Компании Captaris и Epok разработали дополнение к продукту Microsoft SharePoint Server 2007. TIFF iFilter позволяет пользователям искать документы по их графическому изображению. В дополнение к этому программа расширяет доступ к совместному созданию и редактированию документов за пределы внутренних корпоративных сетей. Captaris более всего известна пользователям программой по отправке факсов RightFax. iFilter делает снимок документа, сканирует его, используя систему оптического распознавания текста (OCR), и сохраняет на сервере вместе со всеми мета-данными. Получившийся файл доступен для поиска по серверу SharePoint. Цены на iFilter разнятся от 299 долларов за стандартную версию до 499 за профессиональную. Стоимость корпоративной версии пока не объявлена.


2008. DocAve 5.0 – управление системами на базе SharePoint 2007


Компания AvePoint представила новую версию своей системы для управления инфраструктурой документооборота на базе технологий Microsoft SharePoint под названием DocAve 5.0 for Microsoft SharePoint 2007. Кроме автоматизации резервного копирования и восстановления данных в хранилищах SharePoint, система DocAve 5.0 предлагает новые инструменты для миграции с платформы Lotus Notes, а также для управления развертыванием систем документооборота. Платформа SharePoint стала критически важной для многих организаций по всему миру, поэтому стратегии резервного копирования должны отражать важность данных, сохраненных с помощью этой технологии. Новая технология DocAve Business Criticality Matrix, лежащая в основе нового модуля архивации и восстановления DocAve Backup and Recovery, автоматизирует разработку плана архивации за счет подробной классификации содержимого по интенсивности использования и ценности для предприятия. После проведения такой классификации система автоматически создает расписание архивации для разных наборов информации, опираясь на установленные пользователями правила. С помощью модуля DocAve Deployment Manager администраторы сайтов SharePoint могут периодически копировать системные изменения, чтобы поддерживать единообразие во всех тестовых и рабочих системах, быстро распространяя все доработки, сделанные с помощью конструктора SharePoint Designer.


2008. SharePoint Server хочет стать российской СЭД

Российский офис корпорации Мicrosoft целенаправленно проводит политику по продвижению платформы Мicrosoft Office SharePoint Server 2007 как основы для электронного документооборота на отечественном рынке. Вендор запустил маркетинговую программу по продвижению MOSS в данном качестве, в частности, оказывая содействие российским разработчикам в создании собственных решений на основе MOSS. К программе уже присоединились несколько известных на российском ИТ-рынке игроков, включая ЭОС, DocsVision, «ЛАНИТ», TerraLink, Tops BI, и первые продукты уже представлены рынку. MOSS 2007 позволяет компаниям упростить совместную работу, предоставить возможности управления корпоративными документами, автоматизировать бизнес-процессы и обеспечить доступ к данным, критически важным для задач организации и ее работы. С точки зрения применения Office SharePoint Server 2007 для решения задач документооборота вендор отмечает несколько ключевых возможностей (существующих или быстро реализуемых с помощью функционала ПО). Прежде всего это возможность работы с системой управления документами непосредственно из приложений Office 2007 и наличие рабочих областей для совместной работы с документами перед их публикацией.


2008. 11 Способов сделать дизайн сайтов Sharepoint более удобным

Представляем вам 11 способов улучшения юзабилити SharePoint для конечных пользователей. ***


2008. Портал MS Sharepoint для автоматизации документооборота

Обычно офисные сотрудники тратят на работу с документами  до 60% рабочего времени. Чтобы сократить время обработки бумаг в пользу иных полезных для компании действий, необходимо, прежде всего, избавить сотрудников от необходимости ходить из кабинета в кабинет и согласовывать документы. Посредством решения на базе Microsoft Office SharePoint Server (MOSS) можно создать единое электронное пространство, где все версии документов каждого члена группы будут доступны для редактирования и согласования. Решение позволит последовательно избавиться от всех проблем, связанных с документооборотом:


2008. Microsoft хочет подсадить всех на Sharepoint

Компания Open Text объявила о том, что она будет сотрудничать с Microsoft для создания сервисов, которые будут основываться на последней версии SharePoint Server. Это является классическим примером того, что происходит сейчас на рынке систем управления контентом предприятий (ЕСМ). SharePoint заняла стратегическую позицию на рынке, и крупным игрокам  рынка ЕСМ значительно выгоднее сотрудничать с Microsoft , чем пытаться конкурировать с ним. И не только Open Text осознала это, но и такие фирмы как Documentum, Interwoven, Vignette и другие. Вот в чём состоит стратегия MS SharePoint (как и любого другого майкрософтовского софта): ***


2008. Open Text добавляет делопроизводство в SharePoint

Компания Open Text выпустила SDK, позволяющий на базе портального решения Microsoft SharePoint 2007 создавать корпоративные решения по ведению делопроизводства в компаниях, деятельность которых сопряжена с подачей заявок, управлением грантами, обработкой запросов к иммиграционной службе, разрешением рекламаций, управлением патентами и т. п. Как отмечают в Open Text, среда, получившая название Case Management Framework SharePoint Server 2007 Edition, позволяет при разработке подобных решений сосредоточиться на их бизнес-аспектах, а не низкоуровневом кодировании.


2008. Digital Design внедрит документооборот на базе Sharepoint в «Еврогардене»

Компания Digital Design завершила второй этап проекта по созданию системы электронного документооборота на базе Microsoft Office SharePoint Server 2007 в «Менеджмент компании «Еврогарден». Создание системы электронного документооборота рассчитано на 4 месяца – с ноября 2007 по февраль 2008 года и разбито на четыре этапа. На первых двух этапах специалисты Digital Design провели обследование бизнес-процессов заказчика, создали проект будущей системы и автоматизировали договорную работу компании. Далее планируется создать хранилище электронных документов, настроить процесс регистрации входящих и исходящих документов в среде СЭД, создать систему автоматической регистрации входящих факсов, автоматизировать подачу и обработку заявок в отдел ИТ.


2007. Компания WSS-Consulting автоматизирует компанию ФГУП «Голос России»

Руководством компании “Голос России” было принято решение о модернизации информационной системы. В качестве системного интегратора была выбрана компания WSS-Consulting, обладающая болшим опытом внедрения SharePoint Server и создания систем документооборота. Не последнюю роль сыграло то, что компания “голос России” имела в наличии мощные средства для создания систем документооборота в Sharepoint 2007.


2007. Возможности SharePoint 2007 по автоматизации документооборота

Одним из главных нововведений новой версии Sharepoint Server 2007 является поддержка новейшей платформы Microsoft WorkFlow Foundation. Эта платформа – будущее всех систем компании Microsoft, в которых будет поддержка управления потоками работ. SharePoint 2007 первый продукт, который поддерживает данную платформу, следующим продуктом будет Microsoft Dynamics CRM 4.0. Microsoft WorkFlow Foundation – унифицированная и перспективная платформа, уже заслужившая большую популярность у разработчиков. Описать WorkFlow, т.е. процесс обработки документов в SharePoint 2007 можно следующими способами: