 |
Как выбрать СЭД для банка: 10 требований
01.10.10
Банк – это фабрика по производству информации: работа любой кредитной организации связана с огромным количеством документов, которые находятся в производстве или хранятся в архивах. Поэтому каждый банк, достигший определенного уровня, сталкивается с задачей оптимизации внутренних процессов за счет создания автоматизированных решений по управлению обработкой и хранением документов. Деятельность банка обычно достаточно хорошо формализована с одной стороны указаниями ЦБ РФ, с другой – внутренними регламентами. Потому, с точки зрения организации проекта внедрения автоматизированных решений, с банковским сектором работать проще, чем с компаниями из других сфер. Как же выбрать СЭД для банка?
На основе анализа общих требований, которые выдвигают банки к системам управления документами и процессами можно выделить некоторые требования.
Система должная быть масштабируемой. Это важный фактор при выборе СЭД для многофилиального банка – обеспечение масштабирования системы и стабильной работы с системой электронного документооборота удаленных офисов. Она должна иметь простой интерфейс, чтобы снизить временные и финансовые затраты на обучение сотрудников. Важно, чтобы система была интуитивно понятной. Также интерфейс должен быть настраиваемым, чтобы, сохраняя единую концепцию построения, можно было реализовывать дополнительные функции, требуемые заказчиками.
Немаловажна скорость обработки данных: открытие документов в системе, обработка информации, передача данных, а также реализация оперативного создания отчетов по документообороту, по отдельным документам. Кроме того, специалисты банка должны иметь возможность самостоятельно настраивать маршруты обработки данных.
Не менее важна интеграция с внутренними банковскими системами: АБС, CRM, кадровой системой или их частями, например, с единой клиентской базой, справочником сотрудников, справочником контрагентов; интеграция с корпоративным порталом. Помимо всего прочего, это требование означает, что система документооборота должна быть и учетной системой с соответствующими возможностями.
Также принципиальна реализация гетерогенных бизнес-процессов, в ходе работы которых могут инициироваться процессы и артефакты их работы в сторонних системах и обрабатываться результаты их работы.
Итак, вот 10 требований к банковской СЭД
1. Масштабируемость
2. Простота интерфейса
3. Скорость обработки данных
4. Интеграция с ИТ-инфраструктурой
5. Реализация гетерогенных бизнес-процессов
6. Поддержка версионности документов
7. Разграничение прав доступа
8. Разделенное хранение документов
9. ЭЦП и шифрование данных
10. Соответствие требованиям ФЗ-152
Очень серьезным плюсом в пользу выбора какой-либо СЭД являются поддержка версионности документов, разделенное хранение данных, разграничение прав доступа – особенно это касается специфических банковских документов – досье клиентов, кредитных историй и т.п.
В особое требование банки выделяют шифрование данных, а также возможность применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) – специального реквизита электронного документа, предназначенного для его защиты от подделки, получаемого в результате криптографического преобразования информации и позволяющего идентифицировать владельца сертификата ключа ЭЦП, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Кроме всего выше перечисленного функционала система электронного документооборота должна соответствовать требованиям 152-ФЗ "О защите персональных данных".
Типичные и нетипичные бизнес-процессы
Бизнес-процессы банковского документооборота можно условно разделить на типичные и специализированные, то есть связанные непосредственно с банковской деятельностью.
Типичный документооборот как технологический процесс можно разделить на несколько потоков, которые обеспечивают прямую и обратную связь в подразделениях, – входящий, исходящий, внутренний. Входящие документы - поступившие из внешних организаций (например, письма); исходящие документы - выпускаемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации; внутренние документы - издаваемые руководителем или структурными подразделениями для информирования, согласования и исполнения как по подразделениям, так и по банку в целом. Обычно, это организационно-распорядительные документы.
В особую группу – специализированный банковский документооборот - нужно выделить документы и процессы, связанные с предоставлением банковских услуг и продажей банковских продуктов: кредитных и дебетовых карт, кредитов (потребительское и бизнес-кредитование), заключение договоров по депозитам, расчетно-кассовое обслуживание юридических лиц и многое другое. Особое внимание следует уделить организации той части специализированного документооборота, которая обеспечивает предоставление услуги, связанной с большим потоком обращений клиентов, сбором, обработкой и анализом информации, высокой конкуренции на рынке данной услуги. [...]
Храним документы операционного дня
Рассмотрим более подробно концепции некоторых из вышеперечисленных решений: хранение документов операционного дня, систему управления архивом бумажных документов и согласование кредитных заявок.
Хранение документов операционного дня в электронном виде - это задача, с которой сталкивается любой банк.
Целью автоматизации является реализация хранения электронных документов на внешних носителях (DVD) в соответствии с указанием ЦБ РФ №2346-У от 25.11.2009.
Данные операционного дня автоматически выгружаются из АБС с помощью фонового процесса, работающего в системе DocsVision, документы преобразуются, собираются в пакеты по типам, исполнителям и прочим реквизитам, проходят процедуру согласования с подтверждением ЭЦП. По данным из АБС система автоматически составляет опись документов, собранных в пакет, после чего следует выдача поручения ответственному сотруднику на запись отчуждаемого носителя (DVD). Далее следует процедура размещения носителей в двух территориально разнесенных подразделениях банка, в системе фиксируется физическое местоположение каждого пакета.
Управлять бумажным архивом
Построение эффективной системы управления архивом бумажных документов – задача, характерная прежде всего для розничных банков с распределенной сетью точек продаж.
Основная цель такой системы - оптимизация хранения документов и исключение рисков утери клиентских досье.
Менеджеры точек продаж продают банковские продукты и регистрируют сделки в автоматизированной банковской системе (АБС). Каждый документ при печати из АБС сопровождается уникальным штрих-кодом. Данные о проведенных сделках автоматически выгружаются в систему DocsVision с помощью специального фонового процесса. Оригиналы документов собираются в пакеты и отправляются внутренней или внешней курьерской службой в центры хранения (ЦХ). Факт упаковки и отправки фиксируется в DocsVision. По прибытии в ЦХ пакеты вскрываются, и проверяется целостность доставки. Далее документы упаковываются в файловые коробки, файловые коробки – в архивные короба, архивные короба доставляются в специализированные хранилища и размещаются на стеллажных секциях. Каждый объект этой "матрешки" имеет свой уникальный идентификатор – штрих-код. По запросу документа из архива происходит обратная процедура, затем нужный документ сканируется и сохраняется в электронном архиве. Повторный запрос этого документа уже не повлечет за собой полноценной процедуры изъятия.
Замеры времени нахождения документов в контрольных точках процесса позволяют контролировать сроки доставки документов и накапливать необходимую статистику.
Внедрение данной технологии показало, что любой документ банка может быть получен в течение 30 минут с момента отправки запроса.
Анализ экономической эффективности доказал, что построение подобной системы на базе платформы DocsVision существенно дешевле, чем внедрение специализированных узконаправленных продуктов, предназначенных для управления хранения документами. Кроме того, решение получается гораздо более гибким и легко адаптируется под новые требования банка (например, групповое изъятие для продажи проблемных кредитов, выборочная верификация кредитов и депозитов и т.п.)
Согласовать кредитные заявки
Другой распространенной задачей в банках является задача согласования кредитных заявок.
Целью автоматизации является оптимизация бизнес-процесса первоначальной оценки потенциального клиента банка перед выдачей кредита. Решение обеспечивает обмен данными с другими системами и позволяет организовать более эффективный конвейер по выдаче кредитов.
Из представленных описаний видно, что в любом из специализированных банковских решений необходима интеграция системы документооборота с базовыми автоматизированными банковскими системами. Альтернативой такому подходу является реализация функциональности решений "внутри" АБС. Такая альтернатива кажется проще, чем установка еще одной специализированной системы, однако требует вмешательства в работу активно эксплуатирующихся систем, участия их разработчиков, внесения изменений. Все это чревато большими рисками и затратами, и, кроме того, не дает достаточной гибкости для модификации регламентов бизнес-процессов при необходимости.
Павел Каштанов
На основе анализа общих требований, которые выдвигают банки к системам управления документами и процессами можно выделить некоторые требования.
Система должная быть масштабируемой. Это важный фактор при выборе СЭД для многофилиального банка – обеспечение масштабирования системы и стабильной работы с системой электронного документооборота удаленных офисов. Она должна иметь простой интерфейс, чтобы снизить временные и финансовые затраты на обучение сотрудников. Важно, чтобы система была интуитивно понятной. Также интерфейс должен быть настраиваемым, чтобы, сохраняя единую концепцию построения, можно было реализовывать дополнительные функции, требуемые заказчиками.
Немаловажна скорость обработки данных: открытие документов в системе, обработка информации, передача данных, а также реализация оперативного создания отчетов по документообороту, по отдельным документам. Кроме того, специалисты банка должны иметь возможность самостоятельно настраивать маршруты обработки данных.
Не менее важна интеграция с внутренними банковскими системами: АБС, CRM, кадровой системой или их частями, например, с единой клиентской базой, справочником сотрудников, справочником контрагентов; интеграция с корпоративным порталом. Помимо всего прочего, это требование означает, что система документооборота должна быть и учетной системой с соответствующими возможностями.
Также принципиальна реализация гетерогенных бизнес-процессов, в ходе работы которых могут инициироваться процессы и артефакты их работы в сторонних системах и обрабатываться результаты их работы.
Итак, вот 10 требований к банковской СЭД
1. Масштабируемость
2. Простота интерфейса
3. Скорость обработки данных
4. Интеграция с ИТ-инфраструктурой
5. Реализация гетерогенных бизнес-процессов
6. Поддержка версионности документов
7. Разграничение прав доступа
8. Разделенное хранение документов
9. ЭЦП и шифрование данных
10. Соответствие требованиям ФЗ-152
Очень серьезным плюсом в пользу выбора какой-либо СЭД являются поддержка версионности документов, разделенное хранение данных, разграничение прав доступа – особенно это касается специфических банковских документов – досье клиентов, кредитных историй и т.п.
В особое требование банки выделяют шифрование данных, а также возможность применения электронной цифровой подписи (ЭЦП) – специального реквизита электронного документа, предназначенного для его защиты от подделки, получаемого в результате криптографического преобразования информации и позволяющего идентифицировать владельца сертификата ключа ЭЦП, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
Кроме всего выше перечисленного функционала система электронного документооборота должна соответствовать требованиям 152-ФЗ "О защите персональных данных".
Типичные и нетипичные бизнес-процессы
Бизнес-процессы банковского документооборота можно условно разделить на типичные и специализированные, то есть связанные непосредственно с банковской деятельностью.
Типичный документооборот как технологический процесс можно разделить на несколько потоков, которые обеспечивают прямую и обратную связь в подразделениях, – входящий, исходящий, внутренний. Входящие документы - поступившие из внешних организаций (например, письма); исходящие документы - выпускаемые структурными подразделениями для отправки во внешние организации; внутренние документы - издаваемые руководителем или структурными подразделениями для информирования, согласования и исполнения как по подразделениям, так и по банку в целом. Обычно, это организационно-распорядительные документы.
В особую группу – специализированный банковский документооборот - нужно выделить документы и процессы, связанные с предоставлением банковских услуг и продажей банковских продуктов: кредитных и дебетовых карт, кредитов (потребительское и бизнес-кредитование), заключение договоров по депозитам, расчетно-кассовое обслуживание юридических лиц и многое другое. Особое внимание следует уделить организации той части специализированного документооборота, которая обеспечивает предоставление услуги, связанной с большим потоком обращений клиентов, сбором, обработкой и анализом информации, высокой конкуренции на рынке данной услуги. [...]
Храним документы операционного дня
Рассмотрим более подробно концепции некоторых из вышеперечисленных решений: хранение документов операционного дня, систему управления архивом бумажных документов и согласование кредитных заявок.
Хранение документов операционного дня в электронном виде - это задача, с которой сталкивается любой банк.
Целью автоматизации является реализация хранения электронных документов на внешних носителях (DVD) в соответствии с указанием ЦБ РФ №2346-У от 25.11.2009.
Данные операционного дня автоматически выгружаются из АБС с помощью фонового процесса, работающего в системе DocsVision, документы преобразуются, собираются в пакеты по типам, исполнителям и прочим реквизитам, проходят процедуру согласования с подтверждением ЭЦП. По данным из АБС система автоматически составляет опись документов, собранных в пакет, после чего следует выдача поручения ответственному сотруднику на запись отчуждаемого носителя (DVD). Далее следует процедура размещения носителей в двух территориально разнесенных подразделениях банка, в системе фиксируется физическое местоположение каждого пакета.
Управлять бумажным архивом
Построение эффективной системы управления архивом бумажных документов – задача, характерная прежде всего для розничных банков с распределенной сетью точек продаж.
Основная цель такой системы - оптимизация хранения документов и исключение рисков утери клиентских досье.
Менеджеры точек продаж продают банковские продукты и регистрируют сделки в автоматизированной банковской системе (АБС). Каждый документ при печати из АБС сопровождается уникальным штрих-кодом. Данные о проведенных сделках автоматически выгружаются в систему DocsVision с помощью специального фонового процесса. Оригиналы документов собираются в пакеты и отправляются внутренней или внешней курьерской службой в центры хранения (ЦХ). Факт упаковки и отправки фиксируется в DocsVision. По прибытии в ЦХ пакеты вскрываются, и проверяется целостность доставки. Далее документы упаковываются в файловые коробки, файловые коробки – в архивные короба, архивные короба доставляются в специализированные хранилища и размещаются на стеллажных секциях. Каждый объект этой "матрешки" имеет свой уникальный идентификатор – штрих-код. По запросу документа из архива происходит обратная процедура, затем нужный документ сканируется и сохраняется в электронном архиве. Повторный запрос этого документа уже не повлечет за собой полноценной процедуры изъятия.
Замеры времени нахождения документов в контрольных точках процесса позволяют контролировать сроки доставки документов и накапливать необходимую статистику.
Внедрение данной технологии показало, что любой документ банка может быть получен в течение 30 минут с момента отправки запроса.
Анализ экономической эффективности доказал, что построение подобной системы на базе платформы DocsVision существенно дешевле, чем внедрение специализированных узконаправленных продуктов, предназначенных для управления хранения документами. Кроме того, решение получается гораздо более гибким и легко адаптируется под новые требования банка (например, групповое изъятие для продажи проблемных кредитов, выборочная верификация кредитов и депозитов и т.п.)
Согласовать кредитные заявки
Другой распространенной задачей в банках является задача согласования кредитных заявок.
Целью автоматизации является оптимизация бизнес-процесса первоначальной оценки потенциального клиента банка перед выдачей кредита. Решение обеспечивает обмен данными с другими системами и позволяет организовать более эффективный конвейер по выдаче кредитов.
Из представленных описаний видно, что в любом из специализированных банковских решений необходима интеграция системы документооборота с базовыми автоматизированными банковскими системами. Альтернативой такому подходу является реализация функциональности решений "внутри" АБС. Такая альтернатива кажется проще, чем установка еще одной специализированной системы, однако требует вмешательства в работу активно эксплуатирующихся систем, участия их разработчиков, внесения изменений. Все это чревато большими рисками и затратами, и, кроме того, не дает достаточной гибкости для модификации регламентов бизнес-процессов при необходимости.
Павел Каштанов
