Первая Форма

Первая Форма
Первая Форма — система управления класса workflow, предназначенная для автоматизации бизнес-процессов, организации единого информационного пространства для эффективных коммуникаций, обеспечения безопасного хранения и использования корпоративных данных.

Альтернативы Первая Форма

Обзор Первая Форма

«Первая Форма» — система для управления бизнес-процессами, проектами и документами, а также для организации эффективных коммуникаций.

«Первая Форма» — это гибкий конструктор, настраиваемый в точном соответствии с потребностями конкретной компании. Большая часть настроек выполняется без программирования, поэтому новые процессы запускаются очень быстро, а существующие процессы можно подстраивать «на ходу».

Система используется в торговых сетях, производственных, фармацевтических и страховых компаниях, консалтинге и сфере услуг, строительстве и управлении недвижимостью, государственных и образовательных учреждениях.

«Первая Форма» — это веб-приложение. Систему не нужно устанавливать на компьютеры пользователей, работать с ней можно просто из браузера. Интерфейс системы доступен на русском и английском языках и при необходимости может быть переведен на любой другой язык. Платформа содержит инструменты для ручного и автоматического перевода как служебных элементов интерфейса, так и пользовательских данных (в т.ч. в режиме онлайн). В дополнение к веб-приложению есть бесплатное мобильное приложение 1F Mobile для iOS и Android.



BPM. Управление процессами

В «Первой Форме» можно смоделировать практически любой бизнес-процесс. Для настройки не требуется знание специализированных нотаций (таких как BPMN), которыми обычно владеют только бизнес-аналитики. Маршруты процессов отображаются в виде схем, понятных даже пользователям без технической подготовки.

Система уведомлений напоминает пользователям о текущих задачах и информирует о происходящих событиях. Чтобы работа не прерывалась в период отсутствия сотрудника (отпуска или болезни), можно назначить временного заместителя и передать ему текущие дела и полномочия.

Коммуникации

«Первая Форма» создаёт абсолютно прозрачную среду для взаимодействия с коллегами. Система объединяет все подразделения компании, включая региональные офисы и филиалы, ускоряет коммуникации, делает их структурированными и эффективными.

«Первая Форма» отлично подходит для дистанционной работы — поддерживает исполнительскую дисциплину и высокий темп работы, помогает соблюдать регламенты и сроки. При этом система не создает избыточного давления на сотрудников, избавляет их от непродуктивного и навязчивого контроля.

Встроенный мессенджер — современный компактный интерфейс — позволяет держать перед глазами все текущие задачи и следить за новыми сообщениями. Не нужно выискивать информацию в общем потоке сообщений — переписка разнесена по задачам, поэтому пользователям легче удерживать контекст, переключаясь между задачами, и быстро вникать в суть переписки.

В системе можно создавать п ерсональные и групповые чаты, планировать встречи и совещания с помощью персональных календарей.



Мобильное приложение

Практически все возможности, доступные в веб-интерфейсе, есть и в бесплатном мобильном приложении 1 F Mobile . Оно работает на платформах iOS и Android. Как и веб-приложение, мобильное приложение настраивается под потребности конкретной организации и наполняется виджетами для работы с нужными данными. Технология push-уведомлений помогает пользователям следить за ходом их задач.

Мобильное приложение позволяет использовать данные о текущем местонахождении пользователя — например, для контроля и диспетчеризации выездных сервисных бригад, курьеров, автотранспорта. В мобильном приложении можно отчитаться о выполненной работе с помощью фотографии, заполнить чек-лист в процессе обследования объекта, поставить задачу или оставить голосовое сообщение «на ходу», если неудобно набирать текст.

Визуализация данных

Для работы с задачами можно использовать карточки, списки, иерархии, Канбан-доски, диаграммы Ганта, ленты активностей, разнообразные виджеты.

Виджеты собираются в тематические дашборды. Идея дашбордов — помочь пользователю максимально быстро, одним взглядом, оценить текущее состояние дел и выделить потенциальные проблемы, которыми надо заняться. Дашборды особенно удобны для топ-менеджеров, руководителей подразделений или проектов, а также для сотрудников, отвечающих за какой-либо процесс (диспетчеров, администраторов).

Помимо готовых виджетов, поставляемых вместе с платформой, с помощью встроенных инструментов можно разработать виджеты с любым наполнением и внешним видом, которые будут подходить для решения конкретных, узко-специальных задач.



Электронный документооборот

В «Первой Форме» можно настраивать любые маршруты согласования документов, выстраивать цепочки связанных документов, ограничивать просмотр тех или иных полей в зависимости от полномочий пользователя. Система самостоятельно выберет шаблон и маршрут согласования в зависимости от параметров документа.

«Первая Форма» позволяет заверять документы сертифицированной электронной подписью как в вебе, так и в мобильном приложении. Система поддерживает сертификаты ЭП, выданные внешними провайдерами, а также может интегрироваться с провайдерами CryptoPro, RuToken и PayControl.

CRM. Управление продажами

Модуль CRM содержит типовые процессы и сценарии, это ускоряет автоматизацию и позволяет опираться на лучшие практики продаж. При этом процессы CRM быстро адаптируются под задачи и регламенты конкретного заказчика. Автоматизация охватывает весь цикл продаж: от поиска и привлечения клиентов до заключения сделки и пост-продажного обслуживания.

«Первая Форма» интегрируется с IP -телефонией и популярными мессенджерами, а также содержит собственный почтовый клиент. Любые коммуникации — звонки, письма, сообщения — могут транслироваться в систему и формировать единую картину взаимодействий с клиентами и поставщиками.

Управление проектами

Основное отличие проектного управления в «Первой Форме» — то что проекты базируются на реальных задачах, каждая из которых имеет исполнителя и маршрут выполнения и выполняется в соответствии с регламентом своего бизнес-процесса. Поэтому руководитель проекта всегда видит актуальную информацию о выполнении сроков, отклонениях от плана, з агрузке исполнителей и доступности различных видов ресурсов. С истема поддерживает проектный документооборот и взаимодействие с поставщиками и подрядчиками.

Организации со сложившейся проектной практикой могут реализовать в системе своитиповые, шаблонные проекты. С их помощью можно быстро инициировать синхронизированные по времени и событиям бизнес-процессы, с нужным перечнем задач и поручений на различные подразделения компании.

Управление персоналом

«Первая Форма» позволяет автоматизировать процессы кадрового делопроизводства: прием и увольнение сотрудников, организация внутреннего обучения, согласование отпусков и отгулов. Система обеспечивает четкую и слаженную работу внутренних служб, автоматически создавая задачи на различные подразделения: IT, службу безопасности, бухгалтерию, АХО. Система позволит объективно оценить загрузку персонала и качество работы каждого сотрудника.

Корпоративный портал

Корпоративный портал — это разновидность дашборда с виджетами. Обычно на нем публикуются новости, объявления, приказы, поздравления. С помощью портала можно организовать собственную социальную сеть, электронную библиотеку.

Управление ресурсами

«Первая Форма» позволяет планировать загрузку сотрудников и учитывать фактически затраченное время на выполнение задачи. Учет ресурсов помогает оценить потребности компании или подразделения в различных видах ресурсов, понимать структуру затрат.

В «Первой Форме» есть удобные визуальные инструменты для оценки занятости ресурсов, подбора оптимального ресурса, распределения задач между исполнителями. Руководителям доступна аналитика по плановым и фактическим трудозатратам в любых разрезах: по задаче, бизнес-процессу, проекту, виду ресурса, периоду.

Для личного планирования и самоконтроля используется интерактивный Табель трудозатрат. В нем сотрудник может посмотреть, внести и скорректировать свои плановые и фактические трудозатраты за неделю и проанализировать свою работу.



Интеграция с другими информационными системами и сервисами

- Синхронизация с календарями и почтовыми ящиками Outlook;
- Обмен данными с приложениями 1С;
- Импорт пользователей из Active Directory;
- Обмен данными с учетными системами — SAP , Microsoft AX , Microsoft NAV и др.;
- Интеграция с Яндекс.Картами для отображения расположения на карте офисов, торговых точек, текущего местонахождения мобильных сотрудников и выездных бригад;
- Интеграция с корпоративным сайтом для получения входящих заявок и обратной связи от пользователей;
- Интеграция с мессенджерами Telegram и WhatsApp , создание и работа с задачами при помощи чат-ботов;
- Интеграция с досками объявлений ( Avito , Cian и т.п.);
- Интеграция с сервисом подбора персонала HeadHunter . ru ;
- Интеграция со СКУД (системами контроля и учета доступа сотрудников по электронным пропускам);
- Взаимодействие с любыми внешними системами и сервисами с открытым API .

Возможность самостоятельной настройки и сопровождения «Первой Формы»

«Первая Форма» — идеальный инструмент для реализации принципов «непрерывного улучшения». Система позволяет быстро корректировать существующие бизнес-процессы, а также разрабатывать новые и предоставлять их пользователям по мере готовности. При этом платформа поддерживает и классический подход с изолированными средами разработки и тестирования.

«Первая Форма» может устанавливаться на корпоративный сервер клиента или предоставляться в аренду по принципу SaaS.

В течение года после приобретения лицензий получение новых версий системы и ее сопровождение выполняется бесплатно. Мы предоставляем клиентам услуги по обучению и технической поддержке, в том числе по SLA.