 |
Российский рынок СЭД - взгляд DOCFLOW
16.04.10
Анализ рыночной ситуации — это традиционная проблема российского сегмента систем электронного документооборота (СЭД) и управления корпоративным контентом (ECM), вокруг которой регулярно возникают дискуссии в сообществе поставщиков и заказчиков. Сложность ее изначально определяется многогранностью, наличием большого числа cрезов для подобных исследований. Российская же специфика заключается в отсутствии признанных отраслью методик сбора и анализа информации.
Решением этой проблемы уже давно занимается DOCFLOW, проводя ежегодные опросы участников рынка и делая при этом основной акцент оценку потребностей рынка в технологиях автоматизации документооборота и необходимости их внедрения с точки зрения пользователей (в противоположность другому подходу, нацеленному на получение объемных показателей компаний — поставщиков продуктов и услуг). С прошлого года DOCFLOW решил расширить свое участие в исследовании российского рынка СЭД/ECM и принял на вооружение проверенный опыт международной ассоциации AIIM, адаптировав разработанные ими методики опросов с учетом отечественной специфики. Использование единой методики дает потенциальную возможность анализа рыночной ситуации в многолетнем разрезе, а также проводить сравнения с другими странами.
В 2009 г. опросом было охвачено около 600 респондентов — посетителей портала и мероприятий DOCFLOW. Исследование в целом касалось субъективной оценки необходимости внедрения СЭД, оценки заказчиками степени контроля над элементами ECM-среды, а также планов компаний по реализации решений, опасений в отношении новых технологий, таких как элементы Enterprise 2.0 (облачные решения, Wiki и т. д.), оценки динамики расходов и инвестиционных тенденций последнего времени.
Структура респондентов позволяет оценить интерес к теме использования СЭД разных категорий участников рынка. Почти треть из них относится к ИТ-поставщикам, из которой более половины занимаются предоставлением решений и услуг в сфере управления документами и информацией. Почти пятая часть опрошенных приходится на государственный сектор, причем подавляющую долю (14,4%) составляют региональные и местные организации. Среди коммерческих потребителей лидирует банковско-финансовый сектор (10,5%), за ним с небольшим отрывом идет сфера образования (9,7%). По численности сотрудников организации распределились следующим образом: до 100 человек — 28%, от 100 до 500 — 26%, от 500 до 1000 — 16,5%, свыше 1000 — 29,5%. С точки зрения персональной специализации 42% опрошенных причислили себя к лагерю ИТ-профессионалов, 22% — к специалистами по управлению документами, 16% являются руководителями отдельных направлений, 5% — топ-менеджерами компаний.
Важность эффективности управления электронными данными для долгосрочного успеха компании признается практически единодушно. “Важно и исключительно важно” — так ответило 81,7%, “не важно” — всего 2%. Ключевыми факторами влияния на решение вопросов управления документооборотом названы общее повышение эффективности работы предприятия (39,4%), соответствие законодательным и нормативным требованиям (18%) и оптимизация бизнес-процессов (14,7%). В целом значимость фактической экономии при обосновании инициатив в этой сфере оценили как высокую более двух третей опрошенных.
Для понимания организации СЭД на предприятии очень важно знать общую систему управления данными процессами. Результаты опроса показывают — в большинстве случаев сотрудники, отвечающие за электронный документооборот, подчиняются ИТ-директору или начальнику ИТ-отдела (33%), немного реже (29,5%) — непосредственно высшему руководству компании. В то же время 14,7% отметили, что у них просто нет подразделений, отвечающих за СЭД.
Таким образом, видно, что компании достаточно серьезно оценивают необходимость решения задач управления документами — лишь 12,9% респондентов сообщили, что у них не было проектов в этом направлении и они не планируются. В то же время 35,5% указали, что такие системы внедрены или внедряются сейчас на корпоративном уровне, 27,7% отметили, что подобные проекты были сделаны или делаются на уровне отделов. Почти пятая часть опрошенных сказали о планах начала серьезных проектов по управлению документами в течение ближайшего полугодия. Но все же на сегодняшний день об отсутствии СЭД на корпоративном уровне или между отделами сообщили свыше 40% респондентов.
Среди главных препятствий на пути реализации проектов по внедрению СЭД были названы высокая стоимость, необходимость решения других более актуальных технологических проблем, а также недостаток ИТ-ресурсов. А основные проблемы в ходе выполнения проектов — превышение запланированного бюджета, недооценка организационных проблем и технологических сложностей, а также низкий уровень поддержки со стороны пользователей.
Среди тех, кто уже применяет в своей работе системы управления документами, более половины считают, что окупаемость инвестиций оказалась на уровне ожидаемой и даже выше. Другой точки зрения придерживаются почти 30% опрошенных, а почти пятая часть сообщила, что ожидания в отношении окупаемости не были определены изначально. Что же касается полученной экономии времени от внедрения СЭД, то тут ожидания вполне оправдались в 90% случаев. Подавляющее большинство респондентов считает, что в целом отдача от инвестиций в СЭД находится примерно на одном уровне с другими ИТ-проектами.
Финансовые и организационные аспекты являются самыми сложными при решении вопросов управления документооборотом в организациях. Среди основных трудностей были названы обоснование инвестиций, привлечение совета директоров и сотрудников, определение требований. При выборе же СЭД решающую роль играют простота ее внедрения и использования, а также надежность.
Опрос показал, что одной из критичных проблем в организациях является уровень подготовки специалистов, отвечающих за внедрение и использование СЭД. На необходимость проведения обучения оптимальным методам управления документооборотом, контентом и данными указали две трети опрошенных. Другие исследования, проводимые в рамках проекта DOCFLOW, показывают, что именно недостаток знаний о технологиях ECM и навыков работы с ними является одной из причин отказа от работы с подобными системами. В то же время без универсальной систематизации представлений о функциях современных СЭД-продуктов потребителю почти невозможно разобраться в том, что ему вообще нужно из продуктов и технологий, что внедрить в первую очередь, а что может подождать.
Решением этой проблемы уже давно занимается DOCFLOW, проводя ежегодные опросы участников рынка и делая при этом основной акцент оценку потребностей рынка в технологиях автоматизации документооборота и необходимости их внедрения с точки зрения пользователей (в противоположность другому подходу, нацеленному на получение объемных показателей компаний — поставщиков продуктов и услуг). С прошлого года DOCFLOW решил расширить свое участие в исследовании российского рынка СЭД/ECM и принял на вооружение проверенный опыт международной ассоциации AIIM, адаптировав разработанные ими методики опросов с учетом отечественной специфики. Использование единой методики дает потенциальную возможность анализа рыночной ситуации в многолетнем разрезе, а также проводить сравнения с другими странами.
В 2009 г. опросом было охвачено около 600 респондентов — посетителей портала и мероприятий DOCFLOW. Исследование в целом касалось субъективной оценки необходимости внедрения СЭД, оценки заказчиками степени контроля над элементами ECM-среды, а также планов компаний по реализации решений, опасений в отношении новых технологий, таких как элементы Enterprise 2.0 (облачные решения, Wiki и т. д.), оценки динамики расходов и инвестиционных тенденций последнего времени.
Структура респондентов позволяет оценить интерес к теме использования СЭД разных категорий участников рынка. Почти треть из них относится к ИТ-поставщикам, из которой более половины занимаются предоставлением решений и услуг в сфере управления документами и информацией. Почти пятая часть опрошенных приходится на государственный сектор, причем подавляющую долю (14,4%) составляют региональные и местные организации. Среди коммерческих потребителей лидирует банковско-финансовый сектор (10,5%), за ним с небольшим отрывом идет сфера образования (9,7%). По численности сотрудников организации распределились следующим образом: до 100 человек — 28%, от 100 до 500 — 26%, от 500 до 1000 — 16,5%, свыше 1000 — 29,5%. С точки зрения персональной специализации 42% опрошенных причислили себя к лагерю ИТ-профессионалов, 22% — к специалистами по управлению документами, 16% являются руководителями отдельных направлений, 5% — топ-менеджерами компаний.
Важность эффективности управления электронными данными для долгосрочного успеха компании признается практически единодушно. “Важно и исключительно важно” — так ответило 81,7%, “не важно” — всего 2%. Ключевыми факторами влияния на решение вопросов управления документооборотом названы общее повышение эффективности работы предприятия (39,4%), соответствие законодательным и нормативным требованиям (18%) и оптимизация бизнес-процессов (14,7%). В целом значимость фактической экономии при обосновании инициатив в этой сфере оценили как высокую более двух третей опрошенных.
Для понимания организации СЭД на предприятии очень важно знать общую систему управления данными процессами. Результаты опроса показывают — в большинстве случаев сотрудники, отвечающие за электронный документооборот, подчиняются ИТ-директору или начальнику ИТ-отдела (33%), немного реже (29,5%) — непосредственно высшему руководству компании. В то же время 14,7% отметили, что у них просто нет подразделений, отвечающих за СЭД.
Таким образом, видно, что компании достаточно серьезно оценивают необходимость решения задач управления документами — лишь 12,9% респондентов сообщили, что у них не было проектов в этом направлении и они не планируются. В то же время 35,5% указали, что такие системы внедрены или внедряются сейчас на корпоративном уровне, 27,7% отметили, что подобные проекты были сделаны или делаются на уровне отделов. Почти пятая часть опрошенных сказали о планах начала серьезных проектов по управлению документами в течение ближайшего полугодия. Но все же на сегодняшний день об отсутствии СЭД на корпоративном уровне или между отделами сообщили свыше 40% респондентов.
Среди главных препятствий на пути реализации проектов по внедрению СЭД были названы высокая стоимость, необходимость решения других более актуальных технологических проблем, а также недостаток ИТ-ресурсов. А основные проблемы в ходе выполнения проектов — превышение запланированного бюджета, недооценка организационных проблем и технологических сложностей, а также низкий уровень поддержки со стороны пользователей.
Среди тех, кто уже применяет в своей работе системы управления документами, более половины считают, что окупаемость инвестиций оказалась на уровне ожидаемой и даже выше. Другой точки зрения придерживаются почти 30% опрошенных, а почти пятая часть сообщила, что ожидания в отношении окупаемости не были определены изначально. Что же касается полученной экономии времени от внедрения СЭД, то тут ожидания вполне оправдались в 90% случаев. Подавляющее большинство респондентов считает, что в целом отдача от инвестиций в СЭД находится примерно на одном уровне с другими ИТ-проектами.
Финансовые и организационные аспекты являются самыми сложными при решении вопросов управления документооборотом в организациях. Среди основных трудностей были названы обоснование инвестиций, привлечение совета директоров и сотрудников, определение требований. При выборе же СЭД решающую роль играют простота ее внедрения и использования, а также надежность.
Опрос показал, что одной из критичных проблем в организациях является уровень подготовки специалистов, отвечающих за внедрение и использование СЭД. На необходимость проведения обучения оптимальным методам управления документооборотом, контентом и данными указали две трети опрошенных. Другие исследования, проводимые в рамках проекта DOCFLOW, показывают, что именно недостаток знаний о технологиях ECM и навыков работы с ними является одной из причин отказа от работы с подобными системами. В то же время без универсальной систематизации представлений о функциях современных СЭД-продуктов потребителю почти невозможно разобраться в том, что ему вообще нужно из продуктов и технологий, что внедрить в первую очередь, а что может подождать.
