Бесплатный документооборот или как сэкономить деньги при внедрении СЭД
09.02.10
Рынок СЭД крайне насыщен. У нормального заказчика глаза разбегаются от обилия решений на любой кошелек, взгляд и предпочитаемый метод работы. Чтобы по крайней мере встретится с представителями всех систем придется потратить пару месяцев. А как потом их сравнивать, и фильтровать полученную на встречах информация – вообще отдельная задача. Данная статья не претендует на обзор, сравнение и рекомендации по всем системам, т.к. у каждой системы есть преимущества, важные для одной компании и полностью параллельные для другой. Я ставлю задачу рассказать о некоторых системах электронного документооборота, внедрение которых может быть станет удачным выбором, т.к. они представляют возможности для экономии.
Хочется верить, что статья не содержит специальных терминов, формального языка или сленга для описания простых задач работы с документами и будет понятна любому нормальному человеку. Наверное, специалисту по продажам или внедрению многое покажется поверхностным или излишне обобщенным, но это рождено не незнанием вопроса, а жизненным опытом внедрений и использования.
Часть 1. Экономим на внедрении
Известно, что внедрение удорожает проект минимум в два раза. Иногда в три, в зависимости от сложности. Но что такое внедрение? Это настройка системы документооборота под заказчика. Обычно сюда входит:
- Установка и обеспечение работы системы;
- Описание и внедрение маршрутов согласования документов и дополнительных бизнес-процессов;
- Тестирование того что получилось;
- Переделка;
- Второе тестирование;
- Начало работы;
- Обслуживание системы;
Так у Вас в компании нет системного администратора? Есть? Отлично! Чего ему штаны просиживать, пусть систему внедряет.
Поставщик системы сильно не рекомендует? Говорит что это почти невозможно? Вы знаете, он прав. Если так говорит, то действительно лучше не рисковать. Ведь на самом деле речь идет не о системе, а о платформе, на базе которой можно «поднять» документооборот. Документооборот можно внедрить и на базе Sharepoint, но потратить придется немало сил, времени и денег, а оно Вам надо?
Поставщик говорит, что внедрение самим возможно, но только после прохождения обучения. Отлично платим за обучение от 100 до 150 тыс. и потом «студент» благополучно покидает Вашу компанию, поблагодарив за отличный опыт и повышение своей стоимости на рынке.
Получается, что либо внедряет интегратор, либо обучаем своего спеца. В обоих случаях есть риски. Однако есть и другие способы. Некоторые разработчики заявляют, что их системы вообще ориентированы на то, чтобы внедряться силами заказчика. Получается что они документированы, есть обучение, есть готовое решение. Так ли это?
Рассмотрим 2 системы – Naudoc и ЦУП Laconix, которые в основном внедряются силами заказчиков. Системы бюджетные (одни из самых доступных российских решений), довольно функциональные для своих денег, могут без проблем работать в компаниях из 10-100 пользователей (Заявленная максимальная производительность 200, но на всякий случай разделим на 2).
Особенности Naudoc:
- Есть стандартная конфигурация «Автоматизация делопроизводства» с которой можно просто брать и начинать работать: созданы основные типы документов с реквизитными полями;
- Имеется возможность работать с 3 базами данных: Zope, MS SQL, MySQL
- Возможность покупки лицензии на сервер или на пользователя
- Web-интерфейс;
- Бесплатное дистанционное обучение пользователей и технологов(!);
- Поддержка docflow и workflow (Можно не только использовать маршруты согласования, но и выполнять над документами в процессе маршрута определенные действия, ставить таймеры и.т.д.);
- Цена от 30 тыс.руб. до 210 в «максимальной конфигурации»;
- Довольно большое количество внедрений – более 200.
Систему легко внедрить самостоятельно, благодаря грамотному и детальному дистанционному обучения технолога системы. Отдельно представлен блок «внедрение». У системы есть некоторые недостатки: невозможность смоделировать свою конфигурацию, а только выбрать одну из 6 представленных; доработка новых модулей в системе при заказе у разработчика хоть и вполне бюджетна, но требует много времени; масштабируемость ограничена 200-300 пользователями; дизайнер маршрутов выполнен в виде «мастера», а не графического дизайнера, как в более дорогих решениях. Но, повторюсь, как решение для малых и средних компаний более чем привлекательна, за счет возможности самостоятельного внедрения.
Особенности ЦУП:
- Работает на базе данных MS SQL;
- Стартовый блок лицензий на 35 пользователей стоит от 40 до 95 тыс.руб.;
- «Все в одном» - можно подключить не только блок электронного документооборота, но и CRM, управления проектами, корпоративный портал и.т.д.;
- Модульность – можно собрать систему из нужных только Вам модулей;
Система хорошо документирована и устанавливается и настраивается без проблем. Жаль, что в системе не предусмотрен механизм workflow и автоматизация ограничена только вопросами маршрутизации и согласования документов. Масштабируемость также ограничена. Блок CRM также не поддерживает автоматизацию процессов продажи, только добавлении и просмотр истории, отправка писем, отчеты.
Обе системы простые. Легко устанавливаются и адаптируются под бизнес. Naudoc функциональнее в плане документооборота, Laconix удобен объединением функций управления проектами и CRM, к тому же при расчете на 35 пользователей – дешевле. Использовать такие решения по мнению автора в компаниях до 100 – 150 пользователей вполне целесообразно и позволит сократить сроки и бюджет на внедрение.
Часть 2. Экономим на лицензиях
Со стоимостью внедрения все более-менее понятно. Бизнесмен может понять, почему внедрение стоит денег. Приезжают люди, работают у него в офисе, разговаривают с его подчиненными, что-то там рисуют в виде стрелок и квадратиков: вроде работа идет.
Что мне делать, если компания больше 100 человек, а сократить расходы хочется? Ну не понимаю я почему лицензия стоит 5 – 6 тысяч на сотрудника и еще за внедрение столько денег заплатить. Лично я Вас понимаю, но стоимость разработки программного продукта, его отладки, тестирования и доработок требует соответствующих вложений. Поэтому в большинстве случаев стоимость решений отражает качество продукта. Но, к сожалению, так происходит не всегда. И все-таки есть варианты сэкономить и на лицензиях, приняв разумные риски.
Что это могут быть за риски? Существует класс Open Source систем – такие системы распространяются по специальной лицензии и бесплатны для коммерческого использования. Системы электронного документооборота не остались в стороне и могут похвастаться подобными продуктами. Как они вообще появились? Обычно наряду с Open Source решением соседствует его коммерческий брат-близнец. Называются одинаково (Обычно с приставкой Enterprise) и уже продаются за деньги, которые обеспечивают коммерческую поддержку системы и ее внедрение. Создают бесплатные Open Source версии систем для того чтобы их популяризировать, привлечь бесплатных бета-тестеров и разработчиков и тем самым ускорить развитие продукта. К сожалению, помимо Naudoc free (довольно ограничена по функционалу, но для начала тоже можно попробовать) достойных российских представителей не наблюдается или не попались мне.
Naudoc free – Екатеринбургская разработка. Система с которой можно начать в компании политику системного обращения с документами. Даже если у Вас 5-10 человек и весь документооборот ограничен рамками одной комнаты, использование этой программы будет полезно. Во-первых потому, что научит сотрудников системно хранить и последовательно согласовывать документы, пусть и без особой автоматизации, но все равно в электронном виде! Во-вторых потому что поиск документов все равно удобнее чем искать в папках на файл-сервере. Однако не стоит ждать автоматизации процессов от Naudoc free, эти вопросы решают ее старшие братья – Naudoc Base, Business и.т.д. Итог – попробуйте бесплатно и если понравится в будущем сможете пересесть на недорогую но коммерческую платформу автоматизации документооборота.
На западе дела с Open Source системами электронного документооборота обстоят лучше. Существует 3-4 вполне достойных решения и среди них хочется выделить самое распространенное и популярное – Alfresco ECM. Как и следует ожидать существует версия Community (бесплатная лицензия) и Enterprise (коммерческая). По функционалу версии сходны, но Enterprise тщательнее тестируется на отсутствие «багов» и добавляет при внедрении к стоимости решения на Alfresco полтора-два миллиона рублей. Community можно внедрять без отчислений на лицензии. Также версия Enterprise официально поддерживает промышленный БД – MS SQL и Oracle. Alfresco Community официально работает с MySQL и PostgreSQL. Однако внедренцы подключают к Community и поддерживают промышленные БД.
Отличия решения Alfresco в следующие:
- Качественный Open Source
- Хорошая поддержка на форуме и базе знаний
- Наличие компаний в России, готовых дорабатывать и внедрять систему
- Огромное число внедрений системы и отзывов с описанием конечных проектов
- Графический дизайнер бизнес-процессов
- Механизм документооборота, основанный на папках
- Масштабируемость до десятков тысяч пользователей
- Возможность любого развития платформы
Особо хочу остановится на документообороте, основанном на папках. Такая прогрессивная методика позволяет создать полноценную систему электронного документооборота в компании так, что некоторые пользователи даже не узнают что стали работать по-новому! Например секретарь копирует в определенную папку у себя на десктопе 10 файлов, среди который договора, письма, чертежи нового проекта и фотографии объекта. И эти файлы через секунду исчезли из системы: договора ушли на согласование, письма отправились в работу, а чертежи и фотографии прикрепились к нужному проекту. И все само! Привлекательно? Обычно людям нравится, т.к. удобно и ничего нового осваивать не надо.
Но конечно существуют определенные ограничения: использование шаблонов документов и названия файлов, заполнение тэгов документов и.т.д. Но несмотря на кропотливость внедрения результат оправдывает все. Тем более что система умеет работать с полноценным web-клиентом, загружая, редактируя и согласуя документы по-старинке. Приятно то, что есть модуль интеграции с ms office. Можно получать и выполнять задачи, создавать и редактировать документы не выходя из привычного MS Word. Система хорошо балансирует нагрузку, работая в конфигурации «облака серверов» или кластера. Alfresco изначально построена на современных технологиях Java, XML, что приятно т.к. на рынке много специалистов владеющих такими языками, вдобавок XML делает возможным удобную и быструю интеграцию с использующимися в компании системами и программами, в том числе самописными.
Но, нужно понимать, что внедряя Open Source без «багов» и отладки не обойдется. Ошибки нужно будет отлавливать и «лечить» примерно 2-3 месяца после внедрения, однако даже с учетом стоимости внедрения проекта и 2-3 месячной поддержки система обойдется в 2 – 2,5 раза дешевле полностью коммерческого аналога такого же уровня.
Заключение
Экономить на внедрении систем конечно можно и нужно. Но как всегда лучшая экономия – осмысленная и взвешенная. Всегда разумно получить максимальное количество предложений, после чего взвесить все за и против, и самое главное, производить сравнение не только на основе слов и презентаций разработчиков но и систематизировать мнение конкурирующих решений друг о друге, ведь это будет гораздо ближе к истине. Целесообразно провести ряд встреч с компаниями, представляющими на рынке спектр решений, т.к. их мнение обычно более объективно и независимо от того или другого продукта и есть шанс узнать много нового о большом диапазоне предложений за всего одну встречу.
Тимошин Илья Константинович, канд.техн.наук,
Директор отдела информационных систем Rissoft
Хочется верить, что статья не содержит специальных терминов, формального языка или сленга для описания простых задач работы с документами и будет понятна любому нормальному человеку. Наверное, специалисту по продажам или внедрению многое покажется поверхностным или излишне обобщенным, но это рождено не незнанием вопроса, а жизненным опытом внедрений и использования.
Часть 1. Экономим на внедрении
Известно, что внедрение удорожает проект минимум в два раза. Иногда в три, в зависимости от сложности. Но что такое внедрение? Это настройка системы документооборота под заказчика. Обычно сюда входит:
- Установка и обеспечение работы системы;
- Описание и внедрение маршрутов согласования документов и дополнительных бизнес-процессов;
- Тестирование того что получилось;
- Переделка;
- Второе тестирование;
- Начало работы;
- Обслуживание системы;
Так у Вас в компании нет системного администратора? Есть? Отлично! Чего ему штаны просиживать, пусть систему внедряет.
Поставщик системы сильно не рекомендует? Говорит что это почти невозможно? Вы знаете, он прав. Если так говорит, то действительно лучше не рисковать. Ведь на самом деле речь идет не о системе, а о платформе, на базе которой можно «поднять» документооборот. Документооборот можно внедрить и на базе Sharepoint, но потратить придется немало сил, времени и денег, а оно Вам надо?
Поставщик говорит, что внедрение самим возможно, но только после прохождения обучения. Отлично платим за обучение от 100 до 150 тыс. и потом «студент» благополучно покидает Вашу компанию, поблагодарив за отличный опыт и повышение своей стоимости на рынке.
Получается, что либо внедряет интегратор, либо обучаем своего спеца. В обоих случаях есть риски. Однако есть и другие способы. Некоторые разработчики заявляют, что их системы вообще ориентированы на то, чтобы внедряться силами заказчика. Получается что они документированы, есть обучение, есть готовое решение. Так ли это?
Рассмотрим 2 системы – Naudoc и ЦУП Laconix, которые в основном внедряются силами заказчиков. Системы бюджетные (одни из самых доступных российских решений), довольно функциональные для своих денег, могут без проблем работать в компаниях из 10-100 пользователей (Заявленная максимальная производительность 200, но на всякий случай разделим на 2).
Особенности Naudoc:
- Есть стандартная конфигурация «Автоматизация делопроизводства» с которой можно просто брать и начинать работать: созданы основные типы документов с реквизитными полями;
- Имеется возможность работать с 3 базами данных: Zope, MS SQL, MySQL
- Возможность покупки лицензии на сервер или на пользователя
- Web-интерфейс;
- Бесплатное дистанционное обучение пользователей и технологов(!);
- Поддержка docflow и workflow (Можно не только использовать маршруты согласования, но и выполнять над документами в процессе маршрута определенные действия, ставить таймеры и.т.д.);
- Цена от 30 тыс.руб. до 210 в «максимальной конфигурации»;
- Довольно большое количество внедрений – более 200.
Систему легко внедрить самостоятельно, благодаря грамотному и детальному дистанционному обучения технолога системы. Отдельно представлен блок «внедрение». У системы есть некоторые недостатки: невозможность смоделировать свою конфигурацию, а только выбрать одну из 6 представленных; доработка новых модулей в системе при заказе у разработчика хоть и вполне бюджетна, но требует много времени; масштабируемость ограничена 200-300 пользователями; дизайнер маршрутов выполнен в виде «мастера», а не графического дизайнера, как в более дорогих решениях. Но, повторюсь, как решение для малых и средних компаний более чем привлекательна, за счет возможности самостоятельного внедрения.
Особенности ЦУП:
- Работает на базе данных MS SQL;
- Стартовый блок лицензий на 35 пользователей стоит от 40 до 95 тыс.руб.;
- «Все в одном» - можно подключить не только блок электронного документооборота, но и CRM, управления проектами, корпоративный портал и.т.д.;
- Модульность – можно собрать систему из нужных только Вам модулей;
Система хорошо документирована и устанавливается и настраивается без проблем. Жаль, что в системе не предусмотрен механизм workflow и автоматизация ограничена только вопросами маршрутизации и согласования документов. Масштабируемость также ограничена. Блок CRM также не поддерживает автоматизацию процессов продажи, только добавлении и просмотр истории, отправка писем, отчеты.
Обе системы простые. Легко устанавливаются и адаптируются под бизнес. Naudoc функциональнее в плане документооборота, Laconix удобен объединением функций управления проектами и CRM, к тому же при расчете на 35 пользователей – дешевле. Использовать такие решения по мнению автора в компаниях до 100 – 150 пользователей вполне целесообразно и позволит сократить сроки и бюджет на внедрение.
Часть 2. Экономим на лицензиях
Со стоимостью внедрения все более-менее понятно. Бизнесмен может понять, почему внедрение стоит денег. Приезжают люди, работают у него в офисе, разговаривают с его подчиненными, что-то там рисуют в виде стрелок и квадратиков: вроде работа идет.
Что мне делать, если компания больше 100 человек, а сократить расходы хочется? Ну не понимаю я почему лицензия стоит 5 – 6 тысяч на сотрудника и еще за внедрение столько денег заплатить. Лично я Вас понимаю, но стоимость разработки программного продукта, его отладки, тестирования и доработок требует соответствующих вложений. Поэтому в большинстве случаев стоимость решений отражает качество продукта. Но, к сожалению, так происходит не всегда. И все-таки есть варианты сэкономить и на лицензиях, приняв разумные риски.
Что это могут быть за риски? Существует класс Open Source систем – такие системы распространяются по специальной лицензии и бесплатны для коммерческого использования. Системы электронного документооборота не остались в стороне и могут похвастаться подобными продуктами. Как они вообще появились? Обычно наряду с Open Source решением соседствует его коммерческий брат-близнец. Называются одинаково (Обычно с приставкой Enterprise) и уже продаются за деньги, которые обеспечивают коммерческую поддержку системы и ее внедрение. Создают бесплатные Open Source версии систем для того чтобы их популяризировать, привлечь бесплатных бета-тестеров и разработчиков и тем самым ускорить развитие продукта. К сожалению, помимо Naudoc free (довольно ограничена по функционалу, но для начала тоже можно попробовать) достойных российских представителей не наблюдается или не попались мне.
Naudoc free – Екатеринбургская разработка. Система с которой можно начать в компании политику системного обращения с документами. Даже если у Вас 5-10 человек и весь документооборот ограничен рамками одной комнаты, использование этой программы будет полезно. Во-первых потому, что научит сотрудников системно хранить и последовательно согласовывать документы, пусть и без особой автоматизации, но все равно в электронном виде! Во-вторых потому что поиск документов все равно удобнее чем искать в папках на файл-сервере. Однако не стоит ждать автоматизации процессов от Naudoc free, эти вопросы решают ее старшие братья – Naudoc Base, Business и.т.д. Итог – попробуйте бесплатно и если понравится в будущем сможете пересесть на недорогую но коммерческую платформу автоматизации документооборота.
На западе дела с Open Source системами электронного документооборота обстоят лучше. Существует 3-4 вполне достойных решения и среди них хочется выделить самое распространенное и популярное – Alfresco ECM. Как и следует ожидать существует версия Community (бесплатная лицензия) и Enterprise (коммерческая). По функционалу версии сходны, но Enterprise тщательнее тестируется на отсутствие «багов» и добавляет при внедрении к стоимости решения на Alfresco полтора-два миллиона рублей. Community можно внедрять без отчислений на лицензии. Также версия Enterprise официально поддерживает промышленный БД – MS SQL и Oracle. Alfresco Community официально работает с MySQL и PostgreSQL. Однако внедренцы подключают к Community и поддерживают промышленные БД.
Отличия решения Alfresco в следующие:
- Качественный Open Source
- Хорошая поддержка на форуме и базе знаний
- Наличие компаний в России, готовых дорабатывать и внедрять систему
- Огромное число внедрений системы и отзывов с описанием конечных проектов
- Графический дизайнер бизнес-процессов
- Механизм документооборота, основанный на папках
- Масштабируемость до десятков тысяч пользователей
- Возможность любого развития платформы
Особо хочу остановится на документообороте, основанном на папках. Такая прогрессивная методика позволяет создать полноценную систему электронного документооборота в компании так, что некоторые пользователи даже не узнают что стали работать по-новому! Например секретарь копирует в определенную папку у себя на десктопе 10 файлов, среди который договора, письма, чертежи нового проекта и фотографии объекта. И эти файлы через секунду исчезли из системы: договора ушли на согласование, письма отправились в работу, а чертежи и фотографии прикрепились к нужному проекту. И все само! Привлекательно? Обычно людям нравится, т.к. удобно и ничего нового осваивать не надо.
Но конечно существуют определенные ограничения: использование шаблонов документов и названия файлов, заполнение тэгов документов и.т.д. Но несмотря на кропотливость внедрения результат оправдывает все. Тем более что система умеет работать с полноценным web-клиентом, загружая, редактируя и согласуя документы по-старинке. Приятно то, что есть модуль интеграции с ms office. Можно получать и выполнять задачи, создавать и редактировать документы не выходя из привычного MS Word. Система хорошо балансирует нагрузку, работая в конфигурации «облака серверов» или кластера. Alfresco изначально построена на современных технологиях Java, XML, что приятно т.к. на рынке много специалистов владеющих такими языками, вдобавок XML делает возможным удобную и быструю интеграцию с использующимися в компании системами и программами, в том числе самописными.
Но, нужно понимать, что внедряя Open Source без «багов» и отладки не обойдется. Ошибки нужно будет отлавливать и «лечить» примерно 2-3 месяца после внедрения, однако даже с учетом стоимости внедрения проекта и 2-3 месячной поддержки система обойдется в 2 – 2,5 раза дешевле полностью коммерческого аналога такого же уровня.
Заключение
Экономить на внедрении систем конечно можно и нужно. Но как всегда лучшая экономия – осмысленная и взвешенная. Всегда разумно получить максимальное количество предложений, после чего взвесить все за и против, и самое главное, производить сравнение не только на основе слов и презентаций разработчиков но и систематизировать мнение конкурирующих решений друг о друге, ведь это будет гораздо ближе к истине. Целесообразно провести ряд встреч с компаниями, представляющими на рынке спектр решений, т.к. их мнение обычно более объективно и независимо от того или другого продукта и есть шанс узнать много нового о большом диапазоне предложений за всего одну встречу.
Тимошин Илья Константинович, канд.техн.наук,
Директор отдела информационных систем Rissoft