M-Files

M-Files
Система электронного документооборота и управления корпоративной информацией. Решает задачи хранения, классификации, поиска и просмотра документов и автоматизирует бизнес-процессы.

Альтернативы M-Files

Обзор системы M-Files

Система M-Files обладает широкими функциями и простым интерфейсом для управления документооборотом и корпоративной информацией. Система решает проблемы хранения, поиска и просмотра документов и автоматизирует бизнес-процессы.

Система M-Files постоянно участвует в аналитических обзорах Gartner, Nucleus Research, Forrester Wave, по итогам которых занимает лидирующие позиции. Эксперты признают ее одной из самых дружелюбных систем для пользователей.

Преимущества ECM/СЭД-системы M-Files

Простота в использовании:

- Интерфейс системы электронного документооборота M-Files привычен для пользователей и прост для понимания, поскольку интегрирован с Проводником Windows Explorer.

- M-Files поддерживает все приложения Windows, включая программы Microsoft Office: Outlook, Word и Excel, CAD/CAM-системы, бухгалтерские программы и т.д.
Доступ и работа с данными M-Files обеспечиваются через стандартные команды (Открыть, Сохранить, Сохранить как... и т.д.). Таким образом, пользователям не требуется тратить время и усилия на изучение системы M-Files, они просто продолжают работать в привычном режиме, используя уже имеющиеся знания в области работы с приложениями Windows.

- Для сохранения документов, сообщений электронной почты и других файлов сотрудники могут использовать технологии drag-and-drop ("перетаскивание").

Надежность и быстродействие:

- СЭД M-Files – это единственная система в своем классе, обеспечивающая доступ к файлам с помощью локального виртуального диска. Пользователи работают с документами централизованного хранилища, используя при этом ресурсы своего компьютера.

- Система электронного документооборота M-Files поддерживает надежную и быструю работу, даже когда сеть или сервер работают медленно или недоступны. Как только соединение восстанавливается, клиент M-Files автоматически синхронизируется с сервером.

Гибкость:

- Система M-Files позволяет гибко управлять информационными активами и документами благодаря добавлению пользовательских свойств (метаданных) в документы. Пользователи организуют систему управления файлами по своим требованиям.

- Просмотреть документы можно по классам, проектам, клиентам, сотрудникам или в любой другой категории в зависимости от выбора пользователя СЭД. При этом документы в системе не дублируются. Т.е. существует один документ, а его свойства (метаданные) записаны в разные категории, например, в "Проекты" и в "Клиенты".

Быстрый поиск документов:

- Система M-Files обеспечивает эффективный поиск данных по ключевым словам документа, что избавляет от хаотичного поиска документов по папкам. Документы можно искать через их свойства (метаданные), их содержимое или и то, и другое.

Контроль версий и изменений в документах:

- Система документооборота M-Files автоматически хранит и отслеживает все предыдущие версии и историю изменения документа.

- Помимо доступа к любой версии документа, M-Files протоколлирует все изменения данного документа, включая пользователя, вносившего изменения, время изменения и комментарии.

Автоматизация бизнес-процессов:

- ECM-система M-Files управляет данными о клиентах, проектах, сотрудниках, основных средствах и др.

- В системе можно настроить любые рабочие процессы с указанием последовательности действий, ответственных и других параметров. M-Files позволяет пользователям распределять задачи, инициировать и получать автоматические уведомления о назначенных, выполненных и просроченных задачах.

- Система СЭД M-Files генерирует отчеты по состоянию и результатам бизнес-процессов.

Безопасность данных:

- Гибкая настройка доступа к документу снижает риск появления человеческих ошибок

- Совместимость с Microsoft Active Directory

- Автоматическое резервное копирование данных в соответствии с определенным графиком

Внедрение электронного документооборота:

- Внедрение системы M-Files со стандартными функциями в компании с количеством 50-70 пользователей происходит в течение трех месяцев.

- M-Files можно развернуть на собственном сервере, в «облаке» или в гибридной среде. Система обеспечивает полнофункциональный веб-доступ для всех видов браузеров и мобильный доступ для платформ iOS, Android, Windows Phone.

На базе M-Files разработаны специализированные решения:

- M-Files QMS Управление качеством
- M-Files EAM Управление техобслуживанием и ремонтами
- M-Files PFM Управление закупками
- M-Files TMS Управление задачами и поручениями
- M-Files PM Управление проектами
- M-Files HRM Управление персоналом
- M-Files Capture Сканирование и классификация документов
- M-Files CLM Управление договорами