iTs-Office

iTs-Office - программный комплекс, разработанный компанией «Интерсофт» на базе Lotus Domino/Notes для автоматизации делопроизводства и документооборота. iTs-Offiсe позволяет построить полноценную систему управления деловыми процессами обработки документов и контроля за их выполнением.

Система охватывает все процессы создания, обработки, хранения документов, а также автоматизирует основные процедуры современного делопроизводства. iTs-Оffiсe позволяет обрабатывать и хранить информацию любого типа, в том числе текстовые файлы, сканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы и др.

Главное назначение системы - поднять на качественно новый уровень процессы управления за счет:

Повышения скорости принятия решений: Достаточный объем информации для принятия решенийСокращение видов документов, их унификацияУточнение бизнес-процессов

Повышения управляемости организации: Управленческая прозрачностьАнализ исполнительской дисциплиныКонтроль за ходом исполнения решений

Повышения продуктивности сотрудников: Достаточный объем информации для выполнения задачи

Повышения скорости распространения знаний внутри организации.

Система электронного документооборота iTs- Office может использоваться во всех областях, где коллективная деятельность направлена на достижение конкретных целей.

Для руководителей организаций, управлений, подразделений, отделов и служб: Унификация структурирование и выделение релевантной информацииПолучение целостной картины о ходе подготовки и обработки информацииАнализ и контроль исполнительской дисциплиныПоддержка принятия решенийПовышение эффективности управленияОперативный доступ к необходимой информацииПланирование деятельности

Для сотрудников договорного отдела, отделов продаж и маркетинга: Контроль и планирование работы с договорами, реестр договоровПланирование и управление процессом продажВедение электронной картотеки клиентов и контрагентовПолучение целостной картины истории взаимоотношений с клиентомРегистрация переписки с клиентами и поставщикамиУправление обязательствами

Для сотрудников канцелярии и секретариата: Автоматический ввод информации с бумажных носителейРегистрация всех типов документов (входящие, исходящие, внутренние)Согласованная работа нескольких канцелярийРассылка документовОтправка на рассмотрение, ознакомление, исполнениеКонтроль исполнения документовОперативное оповещение о наступлении событий регламентированных документами и связанных с циклом их обработкиДоступ к полной истории создания, движения и исполнения документаКатегоризация документовБыстрый и эффективный поиск информации

Для сотрудников: Единое информационное пространствоКомандная работа с информациейИнформационные стенды и хранилища разнородной информацииПодготовка коллективных решений и документовЭлектронные конференции, обмен мнениямиПланирование деятельности

Особенностью системы iTs-Office является ее гибкость и простота настройки. Одновременно с готовыми решениями предлагается полный набор инструментов для успешной адаптации к особенностям любой компании. Система iTs-Office масштабируема – она может функционировать как на одном рабочем месте делопроизводителя, так и в рамках крупной организации. При этом силами самих пользователей iTs-Office может меняться вместе с развитием компании.

Система обладает дружественным интерфейсом: имеет кнопки и закладки, соответствующие всем основным этапам работы. Включает модуль «Управление персоналом», в котором зафиксированы структура организации и адресные книги ее функциональных и территориальных подразделений. Включает систему напоминаний, «ведущих» пользователя при работе в системе. Поддерживает систему доступа, обеспечивающую гибкое регулирование доступа к документам и функциям работы с ним. Содержит средства для индивидуальной настройки системы с учетом рабочих функций конкретных пользователей.

Система позволяет быстро получать ответы на вопросы: где, у кого, на какой стадии исполнения находится документ. В карточке документа можно посмотреть кто, когда и какие распоряжения по документу отдавал, факты и даты исполнения документа, исполнители, по неисполненным поручениям – даты исполнения, списки тех, кто должен ознакомиться с документом, ход ознакомления с документом и полный путь движения его бумажного варианта. Благодаря мощным возможностям поиска документов по атрибуту и его содержанию можно быстро найти ответ на вопрос: в каких документах содержится информация по конкретному вопросу. Наличие связей между документами позволяет прослеживать историю переписки «по вопросу».

iTs-Office обеспечивает технологию учета, контроля и перемещения документа в соответствии с принятыми в организации стандартами делопроизводства и документооборота. При этом на любом этапе iTs-Office позволяет получить информацию о состоянии задания, о ходе исполнения документов и поручений.

iTs-Office позволяет построить полноценную систему управления информационными потоками и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков.


Скриншоты


Канцелярия



Контроль поручений



Личные задачи



Согласование документа