Примеры внедрения СЭД на предприятиях: организация и этапы


2016. Расширение использования электронного архива Этлас в Татнефть – АЗС Центр


После внедрения системы электронного архива Этлас в компании «Татнефть – АЗС Центр» в 2015 году и успешной промышленной эксплуатации в течение года было принято решение о расширении ее использования. На первом этапе внедрения системы, помимо стандартных задач создания структуры и настройки архива был решен вопрос об автоматизированном переносе данных в виде скан-копий первичной бухгалтерской документации из бухгалтерской системы в создаваемый архив. Был сформирован шлюз автоматизированного обмена документами и карточками документов со стороны заказчика. Для надежной промышленной эксплуатации была настроена процедура резервного копирования базы данных и базы документов. На сегодняшний день, после внедрения в головном офисе, был запущен второй этап подключения к работе еще нескольких отделов компании. Были реализованы механизмы обмена данными о контрагентах и справочниках между электронным архивом и системой бухгалтерского учета. Также был сделан механизм выгрузки структуры папок из электронного архива в систему бухгалтерского учета. После выполнения второго этапа внедрения рассматривается вопрос о дальнейшем расширении ее использования в многочисленных филиалах компании.


2016. «ЭФ-Интернэшнл» расширила использование СЭД ТЕЗИС в четыре раза


В сентябре 2015 года крупное питерское выставочное агентство «ЭкспоФорум-Интернэшнл» внедрило СЭД ТЕЗИС. Спустя несколько месяцев использования руководство компании приняло решение приобрести в 4 раза больше лицензий. Изначально в компании была внедрена Расширенная редакция системы на 50 одновременных подключений, что частично обеспечило работу головного офиса компании в п. Шушары под Санкт-Петербургом. Затем компания приняла решение увеличить количество сотрудников, использующих СЭД, и подключить к системе дочерние организации. В рамках масштабирования количество подключений было до 200. Дополнительно были приобретены 10 VIP-лицензий, дающих доступ к системе с любого устройства , и 5 лицензий на Мобильную версию СЭД ТЕЗИС. Кроме того, было приобретено решение ТЕЗИС:Портал для создания корпоративного портала для сотрудников.


2016. Расширение использования системы электронного архива Этлас в компании ИнвестСтрой

После успешного внедрения в 2012 году системы электронного архива Этлас в инвестициооно-строительной компании ИнвестСтрой было принято решение о расширении ее использования. В рамках внедрения проекта реализован процесс выполнения контрольных процедур в отношении отсканированных документов с целью достижения полноты и качества переданных в электронный архив документов. Система электронный архив ЭТЛАС выбрана как надежный и удобный ресурс для хранения данных, позволяющий сотрудникам в считанные секунды найти необходимый документ, контролировать правильность оформления всех документов в режиме реального времени, а также осуществлять индексирование и редактирование документов и учётных данных. Внедрение электронного архива ЭТЛАС позволило компании ИнвестСтрой перейти от работы с бумажной документацией к работе с современным электронным архивом, сократить время на сбор информации, а также предоставило широкие возможности по поиску, фильтрации и созданию выборок и отчетов по документам.


2016. Международный аэропорт Минеральные воды внедрил 1С:Документооборот

Специалисты компании ООО "Макрософт" завершили создание системы электронного документооборота в ООО "Международный аэропорт Минеральные воды". Система "1С:Документооборот 8 КОРП" объединила работу более 50 структурных подразделений предприятия. Это обеспечило возможность совместной работы над документами, повысилась оперативность исполнения задач. В сжатые сроки на предприятии была разработана вся нормативная документация по организации деятельности службы делопроизводства - должностные инструкции специалистов, положение о документообороте и делопроизводстве, положение о работе с договорной документацией. Упорядочен состав документов, все документы приведены к единому стандарту разработки и оформления. Сотрудники всех подразделений теперь используют только актуальные унифицированные шаблоны документов. Формирование документов упростилось и ускорилось. Организована удобная система учета и хранения всех (более 35 видов) документов предприятия. На 60% снижен объем бумажного документооборота, сокращены затраты на расходные материалы, а также доставку и хранение документов.


2015. EOS for SharePoint в Контрольно-Счетной Палате Москвы

Контрольно-счетная палата города Москвы, которая осуществляет контроль за формированием и исполнением бюджета города Москвы решила оптимизировать систему управления организацией. В качестве основы было выбрано «коробочное» решение EOS for SharePoint от компании ЭОС. Главный акцент внедрения был поставлен на переработку (настройку) пользовательского интерфейса рабочих мест пользователей СЭД. Одновременно были решены вопросы унификации состава представляемой информации на рабочих столах пользователей и обеспечена функциональная независимость специфических функций (задач) Службы документационного обеспечения Палаты. Особое внимание было уделено поисковым механизмам – быстрому поиску по реквизитам карточек и полнотекстовому поиску по содержимому прикрепленных файлов документов. В качестве механизмов поиска были задействованы как базовые возможности платформы Microsoft SharePoint, так и специализированные возможности продукта EOS for SharePoint, что позволило настроить удобные в использовании поисковые страницы и формы для максимально быстрого доступа к интересующим документам с возможностью кластеризации результатов поиска.


2015. Издательство "Известия" подключилось к работе в СЭД ЭТЛАС

Издательство «Известия» приняло решение о пилотном внедрении системы электронного документооборота для автоматизированного учета и обработки входящих, внутренних и исходящих документов. В ходе выбора требуемой системы специалисты издательства ознакомились с ведущими поставщиками рынка и остановились на системе ЭТЛАС. В результате настройки и внедрения системы сотрудниками издательства было организовано надежное хранение документов и был обеспечен быстрый поиск их в электронном архиве издательства. В несколько раз ускорилось согласование всех документов, в том числе и договоров с дилерами и поставщиками. Администратор системы самостоятельно сформировал структуру хранения документов, создал и заполнил все необходимые справочники, сформировал группы пользователей и установил права доступа этим группам к различным сегментам архива.


2015. Контурные внедрения Docsvision – новый подход к внедрению платформы

Контурные внедрения – это готовые решения компании «ДоксВижн» и партнёров вендора, которые можно внедрять как «коробочные решения» для автоматизации конкретных контуров в условиях сокращенного ИТ-бюджета. Работы по внедрению осуществляются в течение 10 рабочих дней, включая настройку, обучение пользователей и сопровождение в эксплуатации. Лицензии предоставляются по специальной цене. Первыми из предлагаемых контуров стали: Документы, Договоры, Поручения и Делопроизводство. В рамках акции по продвижению контурного подхода до конца года действуют специальные предложения и скидки на соответствующие наборы лицензий. Оплата лицензий – после внедрения. Стоит отметить, что внедрение каждого следующего контура обходится заказчику дешевле, поскольку реализуется также на платформе Docsvision, а окупать себя контур начинает сразу по прошествии 10 рабочих дней внедрения.


2015. «УВО Минтранса России» внедрило «Е1 Евфрат»

«УВО Минтранса России» внедрило систему электронного документооборота «Е1 Евфрат» компании Cognitive Technologies. В связи c необходимостью оптимизации процессов работы с документами и механизмов контроля исполнения предприятием было принято решение о переходе на автоматизированную систему электронного документооборота. «УВО Минтранса России» проанализировало основные, представленные на рынке программы СЭД и сделало выбор в пользу системы «Е1 Евфрат». Одной из главных особенностей системы «Е1 Евфрат» является простота установки и использования, что не предполагает дополнительных затрат, указали в Cognitive Technologies. Сотрудники «УВО Минтранса России» прошли обучение в учебном центре Cognitive Technologies. Специально для предприятия система «Е1 Евфрат» была модернизирована: дополнены правила, связанные с регистрацией, обработкой, подготовкой, согласованием, хранением и учетом документации, а также контролем исполнительской дисциплины и управлением.


2015. Завершено внедрение Docsvision в компании T-Systems

Завершён проект внедрения автоматизированной системы согласования договорной документации на базе платформы Docsvision в российском подразделении компании T-Systems. Результатом проекта стала прозрачность процесса договорного документооборота и его ускорение благодаря параллельной обработке документов. Проект по внедрению Docsvision 5.3 реализован за 3 месяца. Решение будут использовать сотрудники московского, петербургского и воронежского подразделений компании T-Systems. По его итогам удалось добиться снижения времени, затрачиваемого на обработку договорных документов, в среднем на 40% (за счёт введения параллельных этапов обработки). Обеспечены повышение степени контролируемости договорного процесса в организации и возможность быстрого поиска договорных документов.


2014. Компания WSS-Consulting внедрила СЭД WSS Docs во всех филиалах ООО СК «Цюрих»

Компания WSS-Consulting внедрила систему электронного документооборота WSS Docs в ООО СК «Цюрих» для всех филиалов компании. Основной задачей, стоящей перед Компанией, была автоматизация основных бизнес-процессов и приведение их к единому корпоративному стандарту, а также возможность интеграции с внешними системами.  В течение 3 месяцев команда по внедрению WSS-Consulting провела большую работу и запустила систему WSS Docs в опытную эксплуатацию в управляющей компании ООО СК «Цюрих». Была реализована интеграция с внешними системами и выполнена настройка согласования документов.  После завершения этапа опытной эксплуатации, продолжавшегося 1 месяц, система была запущена в промышленную эксплуатацию во всех филиалах компании. ***


2012. Обследование документооборота для настройки и внедрения СЭД

Система электронного документооборота представляет собой программный продукт, который обладает таким уникальным свойством, как «настраиваемость». Вы можете быть уверены, что любая, даже самая сложная, схема движения документов в организации вполне вписывается в СЭД в случае ее корректной настройки. А чтобы правильно настроить систему, необходимо изучить особенности учета и движения документов, участие каждого специалиста в работе с документами. ***


2005. Пять главных проблем внедрения СЭД

Для успешного внедрения СЭД на предприятии необходимо избегать некоторых типичных ошибок: невнимания к организационным вопросам, ставки только на собственные силы при разработке системы, экономии на «пилотном» проекте. Недостаточная подготовка регламентов работы с СЭД и низкий уровень обучения сотрудников также могут помешать эффективному внедрению. ***