Системы для организации согласования и визирования документов - обзор


19.02.18. Обновление TESSA: файлы в задачах, ЭЦП в web-клиенте


Вышло осенне-зимнее обновление платформы TESSA 2.5, в котором появились автоматическое построение маршрутов согласования, возможность прикладывать файлы к заданиям, вставка изображений и штрих-кодов в формируемые по шаблонам файлы Word, Excel и html, подписание документов ЭЦП в web-клиенте, корпоративные фоны и расширение библиотеки фонов.


2016. ELMA 3.10 добавила поддержку PostgreSQL, поиск дублей в CRM


Вышла новая версия системы управления бизнес-процессами и эффективностью ELMA 3.10. Приоритетными обновлениями в новой версии стали: возможность использования СУБД PostgreSQL, увеличение производительности и отказоустойчивости решения, новый полезный функционал приложений ELMA, а также облегчение сопровождения работы BPM-системы в компаниях заказчиков. Кроме того, появилася автоматическая проверка на дубли и импорт курсов валют в ELMA CRM+. При работе в CRM разные сотрудники иногда случайно заводят информацию об одном и том же клиенте компании, что в дальнейшем мешает работе и запутывает пользователей. В версии 3.10 при создании новой возможности (добавлении потенциального клиента в систему) срабатывает функция проверки данных на наличие всех возможных совпадений. Также, расширен функционал календарного планирования в ELMA Проекты+, добавлено согласование по этапам в приложении для электронного документооборота ELMA ECM+.


2016. EOS for SharePoint 4.2: дружественный интерфейс и максимальная эффективность

Компания ЭОС выпустила новую версию ECM-системы EOS for SharePoint. Изменения затронули интерфейс рабочих мест пользователей, процессы создания и согласования документов, настройку элементов РК, работу с файлами, поручениями, способы отображения рабочих процессов, отчетные формы, журналирование изменений по различным объектам системы и многое другое. Учитывая потребности заказчиков в оптимизации бизнес-процессов и тренды рынка, разработчики при подготовке релиза EOS for SharePoint 4.2 сосредоточились на повышении «дружественности» интерфейса, а также добавили в систему некоторые дополнительные возможности, улучшающие ее юзабилити.В планах не только развитие функций управления документами, но и развитие сопутствующих модулей - корпоративный портал, проектное управление, визуализация движения документов и прохождения бизнес-процессов, а также доработка текущих – управление совещаниями, хранилище файлов, мобильные приложения и пр.


2016. FrieslandCampina Russia переходит на Docsvision 5

Компания FrieslandCampina Russia внедрила СЭД на базе Docsvision 5 с переносом договорных документов из прежней системы. Новое решение обеспечивает автоматизацию процессов согласования и хранения договорных документов и доверенностей, а также предоставляет доступ к архиву. Основной целью внедрения стало обеспечение автоматизации процессов согласования договорных документов и доверенностей. В ходе проекта ИТ-интегратор - компания Digital Design - автоматизировала процессы согласования и хранения договорной документации и доверенностей заказчика на стадиях подготовки, согласования, регистрации, пролонгации, внесения изменений, аннулирования и хранения, а также организовала доступ к архиву договорной документации, загруженной в новую СЭД из Microsoft Dynamics NAV.


2015. СЭД ТЕЗИС упростила согласование документов в Санкт-Петербургском государственном экономическом университете

Санкт-Петербургский государственный экономический университет (СПБГЭУ) успешно реализовал электронное согласование договоров на базе системы управления документами и задачами ТЕЗИС. В рамках внедрения был реализован уникальный процесс согласования электронных документов между подразделениями университета. Реализация процесса стала возможной благодаря встроенному визуальному конструктору бизнес-процессов, который является компонентом Стандартной редакции системы ТЕЗИС. Электронное согласование существенно упростило коммуникацию между подразделениями. В планах организации - реализовать аналогичный по сложности бизнес-процесс, а также применять возможности электронно-цифровой подписи.


2015. LegalDoc, продукт группы EleWise, интегрирован с сервисом СФЕРА Курьер в Oracle e-Business Suite

Системный интегратор EleWise завершил интеграцию LegalDoc, — решения для организации юридически значимого электронного документооборота в Oracle e-Business Suite, — с сервисом электронного документооборота «СФЕРА Курьер» оператора «КОРУС Консалтинг СНГ». Все действия по согласованию, подписанию, отправке и получению электронных документов производятся непосредственно из Oracle E-Business Suite (OeBS), как учетной системы и интерфейсной среды, а пересылаются между контрагентами с помощью сервиса «СФЕРА Курьер» как транспортного приложения. Документы, подготовленные для отправки и получения с помощью LegalDoc, соответствуют требованиям ФНС. Модульность решения дает возможность использования любого оператора юридически значимого документооборота. Пользователь формирует исходящие документы в автоматическом режиме, используя справочники OeBS. Входящие документы автоматически обрабатываются и вносятся в систему. LegalDoc предоставляет готовые процессы для входящего и исходящего потоков документов с учетом отраслевой специфики в области производства, торговли, дистрибуции.


2015. В ABI PRODUCT завершен проект внедрения электронной системы согласования договоров ELMA

В ABI PRODUCT - одной из крупнейших мясоперерабатывающих компаний в России - реализован проект внедрения электронной системы согласования договоров на базе системы ELMA ECM+. Основной целью проекта было создание условий для ускорения прохождения основных договорных процессов, а также для снижения рисков их сопровождения. Благодаря внедрению ECM достигнута экономия средств на управленческие расходы (система освободила сотрудников компании от рутинной работы движения договора на бумажном носителе от подразделения в подразделение в ручном режиме). Реализована электронная система согласования договоров сделала процесс согласования договоров прозрачным и оперативно управляемым, исключила потерю или несанкционированное изменение текста договора. Система позволила значительно сократить время движения договора из-за оптимизации или исключения некоторых этапов процесса. Внедрение системы также показало несовершенство процесса по некоторым видам договоров, что способствовало изменению смежных процессов.


2015. В Администрации Абакана в СЭД «ДЕЛО» будет автоматизировано согласование документов

В Республике Хакасия система электронного документооборота «ДЕЛО» активно используется как в органах власти субъекта, так и на муниципальном уровне. В настоящее время в различных государственных и муниципальных структурах региона установлено около 1200 рабочих мест системы, а также различные дополнительные опции. С 2012 года в СЭД «ДЕЛО» работает Администрация столицы Хакасии – города Абакана, которая в текущем году приняла решение о расширении сферы применения системы. Первоначально были автоматизированы базовые процессы документооборота: регистрация входящих и исходящих документов; регистрация обращений граждан; сканирование документов (для автоматизации этого процесса была приобретена дополнительная опция «Сканирование»); ввод поручений руководства; контроль за исполнением документов и поручений; печать РК и реестров.


2015. ЭСКАДО v7.2: новые возможности для согласования документов, интеграция с Excel

Компания «Интерпроком» выпустила новую версию системы комплексной автоматизации документооборота ЭСКАДО. В релизе пользователям предложены новые варианты согласований документов, распознавание отсканированного текста и автоматический перевод файлов в формат *.pdf, постановка QR-кода и углубленная интеграция с MS Excel. В версии 7.2 пользователи могут воспользоваться расширенным вариантом согласования документов в базах ЭСКАДО. Для каждого согласующего создается отдельная карточка согласования, где он может сохранить свою версию документа или вложить дополнительные файлы. Новая версия поддерживает комбинированный тип согласования документов, разбивающий цикл согласования на этапы параллельного и последовательного согласования. Также появилась функция подписания документов в базе «Внутренние». В релизе появилась функция постановки QR-кода и штампа в файл. По команде пользователя система преобразует файлы - как текстовые, так графические, в которых содержатся тексты договоров и других соглашений, в файлы формата *.pdf и проставляет в них QR-код и штамп. Пользователь самостоятельно настраивает содержание штампа и место постановки штампа и QR-кода.


2015. Adobe начинает PDF-революцию против бумажных документов


По данным Adobe в наш век облаков и мобильных устройств в 80% бизнес-процессов документы все еще приходится распечатывать, чтобы их согласовать, подписать или отправить по почте. Поэтому, в Adobe подумали, кто если не мы (изобретатели электронного формата документов PDF) можем наконец-то прекратить эту возню с бумагой? Для организации всемирной революции, Adobe запустил свое третье облако (после Creative Cloud и Marketing Cloud) - Adobe Document Cloud и к нему несколько мобильных и десктоп-приложений. Эта система позволит легко создавать PDF документы из любой бумажки или файла, подписывать их электронной подписью, отправлять коллегам, отслеживать их действия (открыл, подписал), синхронизировать документ между многими устройствами. Можно даже фотографировать заполненную бумажную форму, одним кликом очищать поля и заполнять их на смартфоне. Правда, стоимость этого решения нельзя назвать революционной - от $12.99/мес за пользователя. ***


2014. Xerox DocuShare 6.6: новые возможности для администрирования и управления контентом


Компания Xerox представила новую версию своей веб-ориентированной ECM системы Xerox DocuShare 6.6. В новой версии улучшили производительность и расширили возможности масштабирования решения. В частности, теперь администраторы могут ограничивать количество хранимых каждым сотрудником документов и объём выделенной для них памяти, настраивать индексирование содержимого в зависимости от типа файлов и просматривать подробную статистику работы сервера. При этом пользователи получили возможность применять расширенные функции поиска и устанавливать любую коллекцию документов в качестве домашней страницы. Вместе с тем в Xerox DocuShare 6.6 используется новый метод хранения контента, который упрощает структуру каталогов и повышает скорость резервного копирования и восстановления документов.


2014. От бумажного согласования к электронному в DIRECTUM

Завершена автоматизация договорного процесса в Центре международной торговли Москвы. В результате проекта разработано уникальное решение, охватывающее все особенности согласования договорных документов организации. Центр международной торговли (ЦМТ) Москвы – один из крупнейших многофункциональных бизнес-комплексов в России. В настоящее время услугами ЦМТ пользуются около 500 фирм-арендаторов, среди которых ведущие российские и иностранные компании, представляющие всемирно известные бренды. Решение DIRECTUM, адаптированное под бизнес-задачи ЦМТ, отличается большой гибкостью и расширенной функциональностью. В то же время оно обладает удобным интерфейсом и минимизирует выполняемые в системе действия пользователей.


2014. ЕСМGroup.Pro выпустила «Расширенное согласование для Docsvision 5»

Компания ЕСМGroup.Pro объявила о запуске универсального модуля «Расширенное согласование для Docsvision 5». Данное решение обеспечивает необходимый функционал и позволяет существенно сократить сроки и стоимость проектов по автоматизации процессов документооборота. «Расширенное согласование для Docsvision 5» представляет собой простое по архитектуре, легко настраиваемое, универсальное прикладное решение по моделированию и реализации всех этапов процесса согласования документов в организации. На основании обширного опыта в области автоматизации бизнес-процессов и анализа потребностей российских компаний, разработчикам ЕСМGroup.Pro удалось создать продукт, который содержит весь необходимый инструментарий для запуска функционала согласования документов. Использование готового модуля позволяет значительно снизить трудозатраты и минимизировать сроки реализации проекта по автоматизации документооборота.


2010. WSS-Consulting внедряет СЭД и корпоративный портал в ОГК-3

Компания WSS-Consulting реализовала для ОАО «Третья Генерирующая Компания Оптового Рынка Электроэнергии» («ОГК-3») систему электронного документооборота (СЭД) и корпоративный портал.  Новая СЭД на основе WSS-Docs и Microsoft SharePoint Server заменит 13 систем, действовавших на «ОГК-3» ранее. Корпоративный портал WSS-Portal 2.2 позволит ускорить бизнес-процессы, в которые вовлечены сотрудники из филиалов по всей России.  Данные системные решения разработаны WSS-Consulting на платформе Microsoft SharePoint. Модули новой СЭД позволяют хранить данные о сотрудниках и структуре компании, управлять согласованием договоров и организационно-распорядительных документов, подавать и обрабатывать заявки в IT-отдел и на хозяйственные услуги, контролировать исполнение поручений. Кроме этого, с новой СЭД на базе WSS-Docs сотрудники компании могут работать с документацией из различных подразделений, собирать и консолидировать отчеты, обмениваться мгновенными сообщениями. Новое системное решение совместимо с операционной системой Windows и пакетом Microsoft Office, которые привычны для большинства сотрудников «ОГК-3».


2007. Salesforce.com занялась управлением документами

Поставщик размещаемых CRM-приложений компания Salesforce.com ввела в действие новый сервис, предназначенный для управления структурированными и неструктурированными данными предприятия. Он создан на базе технологий фирмы Koral, недавно купленной Salesforce.com. Сервис обещает упростить процедуру обмена внутри предприятия документами Microsoft Word, HTML-страницами, почтовыми сообщениями, аудио- и видеофайлами. Как указывают в компании, новое предложение позволить ей продолжить осваивать рынок Web 2.0. Решение состоит из Apex Content - инфраструктуры управления документами и файлами и сервиса ContentExchange, предоставляющего возможность публиковать документы, помечать их тегами и обмениваться ими. На базе Apex Content можно создавать различные специализированные приложения, например, средства обеспечения соответствия стандартам. Сервис имеет функции, позволяющие регистрировать документы на входе и выходе из системы и блокировать к ним доступ на время редактирования. Поддерживается также полнотекстовая индексация содержимого. ContentExchange позволяет подписываться на обновления документов, комментировать их и ставить оценки.