Системы для создания корпоративного электронного архива - обзор


2016. Компания Этлас-Софт продолжает осваивать рынок Республики Казахстан

Компания Этлас-Софт успешно завершила проект по внедрению системы электронного архива документов в АО «Рахат» - одном из крупнейших производителей кондитерской продукции в Казахстане. После проведения анализа ряда продуктов, представленных на российском рынке электронных архивов, руководством было принято решение о старте проекта внедрения системы электронного архива Этлас, с использованием дополнительной подсистемы архивного дела, которая позволяет автоматизировать учет и выдачу хранимых на складе архивных бумажных документов, вести учет дел, контролировать хранение дел на складе, управлять свободным местом на складе, автоматизировать работу со сдаточными описями и запросами на выдачу. Также подсистема предоставляет возможности по созданию и хранению сопроводительной документации (акты, описи, карты сбора и т.д.) на всех этапах работы с архивными материалами. Помимо учета собственных документов организации, подсистема позволяет полностью автоматизировать процесс архивного обслуживания сторонних контрагентов.


2015. Администрация Тосненского района Ленинградской области начала работу в электронном архиве документов Этлас

В связи с активной деятельностью головного аппарата Администрации Тосненского района Ленинградской области и всех ее отделов, комитетов и комиссий, встал вопрос о создании единого электронного архива документов. Проведя анализ рынка электронных архивов, руководство отдела информатизации остановило свой выбор на системе ЭТЛАС, которая является одним из лидеров рынка в этом сегменте IT рынка. Основным критерием выбора системы Этлас, помимо удовлетворения требованиям заказчика, была ее гибкость в настройках и возможность в дальнейшем самостоятельно настраивать и развивать систему под новые задачи. Задача создания единой информационной среды всей Администрации была решена за счет формирования структуры электронного архива с созданием различных групп пользователей и предоставления этим группам различного уровня доступа к сегментам архива. Таким образом получилось, что каждый отдел и комитет работает в своей части электронного архива, но при этом присутствует возможность доступа к документам полного архива в случае наличия прав доступа, которые выдает администратор системы.


2015. Строительная компания Сити Групп внедрила электронный архив Этлас

Строительная компания Сити Групп – занимающаяся строительством и ремонтом недвижимости столкнулась со сложностью хранения и поиска необходимых документов компании. Основной задачей, поставленной руководством, было создание надежного хранения документов компании, а также удобного и быстрого механизма поиска нужного документа. После анализа существующих на рынке систем Сити Групп остановила свой выбор на системе электронного архива Этлас от Этлас-Софт. В ходе реализации данного проекта компания Сити Групп очень быстро и своими силами внедрила систему электронного архива Этлас, в которую были перенесены все рабочие документы по завершенным проектам в отсканированном виде, а также все внутренние документы компании. За счет быстрого доступа к документам с любого устройства и из любой точки мира был сделан качественный шаг вперед в развитии компании.


2015. Компания Газпром добыча Надым внедрила систему электронного архива на базе LanDocs


ООО «Газпром добыча Надым» и ЗАО «ЛАНИТ» на протяжении нескольких лет совместно работают в области автоматизации документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием. Система «LanDocs» развернута более чем на 2500 рабочих местах ООО «Газпром добыча Надым». Автоматизация архивного делопроизводства явилась продолжением целенаправленной стратегии построения эффективной системы ДОУ в газодобывающей компании. Теперь в корпоративной системе электронного документооборота поддерживается полный жизненный цикл документов. Система электронного архива была создана на основе типового решения «LanDocs: Архив», обеспечивающего автоматизацию функций ведения архива организации. Электронный архив интегрирован с действующей системой электронного документооборота, в которой автоматизированы процедуры формирования, согласования и утверждения сдаточных описей и передачи электронных документов в архив. В нем реализованы настройки процедуры автоматической регистрации описей, дел и документов. В ходе внедрения решена важная задача - преобразование бумажных документов (хранящихся в бумажном архиве и вновь поступающих) в электронный вид: созданы специализированные рабочие места для поиска и потокового ввода бумажных документов.


2015. Компания «Сигма Телеком» начала работу в электронном архиве Этлас

Для оптимизации работы с документами руководство Сигма Телеком приняло решение автоматизировать процесс хранения и доступа ко всем документам компании с помощью создания адаптированного электронного архива. Основными критериями выбора системы были высокая производительность, максимально быстрое разворачивание системы на территории заказчика, простота использования и обучения. Руководство компании остановило свой выбор на системе ЭТЛАС. Всего за несколько дней специалисты заказчика самостоятельно развернули систему и начали формирование архива. Также с помощью встроенных редакторов и конструкторов были сформированы правила автоматической нумерации регистрируемых документов, автоматического именования и автоматического размещения документов.


2015. «Логика бизнеса» выпустила новую версию электронного архива на базе IBM FileNet

Компания «Логика бизнеса» выпустила новую версию электронного архива «Логика ЭА» на платформе IBM FileNet. Основные новшества версии — создание подсистемы управления отчетами и реализация функциональности по работе с электронной подписью (ЭЦП). Подсистема построения отчетов предназначена для: сбора, хранения и подготовки данных для представления в отчетах; формирования шаблонов и форм отчетов; представления данных в отчетах. Входными данными подсистемы служат разные показатели и информация о событиях, получаемые от подсистемы управления бизнес-процессами и подсистемы хранения и управления документами. Результатом работы подсистемы служат статистические отчеты по собранным данным, оформленные в табличном, графическом виде или в виде строгих форм. Отчеты могут быть представлены в онлайн-форме, как периодические отчеты или в виде выгрузки нужных данных.


2014. Электронный Архив Этлас внедрен в Казахстане

Компания «Этлас-Софт» совместно со специалистами ТОО «Приречное ЛА» запустили в промышленную эксплуатацию электронный архив документов, созданный на платформе архива «ЭТЛАС». В процессе внедрения системы электронного архива ЭТЛАС на первом этапе были созданы группы пользователей и назначены права доступа к документам, была сформирована структура архива. Заказчиком были настроены правила автоматического наименования, размещения и нумерования документов, была настроена процедура резервного копирования базы данных и базы документов. На втором этапе была выполнена работа по сканированию и заведению документов в систему с использованием модуля автораспознавания текста, что позволило в разы ускорить процесс заполнения архива. Внедрение системы Этлас значительно упростило доступ к данным компании. Теперь сотрудники и руководство компании всегда имеют возможность получить необходимые данные, находясь как на рабочем месте, так и у себя дома или в командировке в любой точке мира.


2011. OPTIMA-WorkFlow избавит от архивной пыли

Компания Optima software (ГК Optima) представляет новые решения — «Электронный архив» и «Архив бумажных документов» на платформе OPTIMA-WorkFlow. Решение «Электронный архив» на платформе OPTIMA-WorkFlow предназначено для централизованного хранения документов организации в электронном виде. Типовое решение обеспечивает гарантированную сохранность документов, накопление корпоративной Базы знаний, автоматизированный картотечный учет электронных документов, поиск документов по реквизитам и содержанию, а также защиту информации от несанкционированного доступа. В типовое решение «Электронный архив» входит пакет программных приложений для потокового сканирования, распознавания и привязки документов, что позволит организациям перевести текущий бумажный архив в электронный вид с наименьшими затратами времени. Типовое решение «Архив бумажных документов» предназначается для автоматизации деятельности архивных служб организации в соответствии с требованиями ЕГСДОУ, ВНИИДАД и Росархива. Решение обеспечивает классификацию документов, формирование дел/томов архивного хранения, проведение экспертизы ценности, передачу документов в государственный архив, выдачу (выемку) документов и возврат их на архивное хранение, формирование сводных описей/актов на уничтожение и т. д.


2010. «Техносерв Консалтинг» подтвердил высокую производительность платформы EMC Documentum для создания электронного архива

Компания «Техносерв Консалтинг», лидер российского рынка IT-консалтинга, и корпорация EMC Documentum, мировой лидер в области хранения и управления информацией, провели нагрузочное тестирование электронного архива клиентских документов, созданного на базе платформы EMC Documentum. Тестирование производилось в рамках развития практики Documentum компании «Техносерв Консалтинг» с целью оценки производительности платформы как для текущих проектов, так и потенциальных. В качестве аппаратной платформы были выбраны серверы на базе процессора Intel X5355 QC и операционной системы Rehat Linux. В качестве системного программного обеспечения был выбран сервер базы данных Oracle Database. Такой тест является уникальным для России. Во время нагрузочного тестирования использовались последние версии программного обеспечения вендора, а значительные объемы теста позволили сделать вывод, что разработанная в рамках проведения тестирования архитектура СЭД обеспечит одновременную поддержку работы более 5 000 пользователей и хранение 15 миллионов документов без снижения времени отклика.


2010. Компания Этлас-Софт выводит на рынок новый продукт Архив ЭТЛАС

Электронный Архив ЭТЛАС - это простое, но эффективное средство организации централизованного хранения и общего доступа к документам компании. Электронный Архив ЭТЛАС рассчитан на небольшие компании, которые не нуждаются в средствах организации документооборота и управления бизнес-процессами. Электронный Архив ЭТЛАС обладает следующими достоинствами: простота и удобство системы, отсутствие ограничений на типы хранимых документов, высокая производительность, полноценная работа под двумя наиболее распространенными операционными системами - ОС MS Windows и ОС Linux, простота обновления системы, отсутствие скрытых платежей при покупке системы - система не требует для своей работы дополнительного платного ПО, в том числе СУБД, гибкий подход к комплектации системы, позволяющий получить именно ту конфигурацию, которая Вам нужна, затратив минимум средств.


2009. Электронные архивы: автоматизация и процессы

Сегодня в России наблюдается непрерывный рост интереса к системам электронного документооборота. Будучи неразрывно связаны с процедурами управления организацией, документооборот и его автоматизация в значительной степени позволяют структурировать не только само управление, но и взаимоотношение с другими организациями, а также органами власти. Жизненный цикл любых представляющих ценность документов компании, особенно средней или крупной, ни в коей мере не завершается этапом, когда все работы по документу уже выполнены, а руководство получило отчет о проделанной работе. Многие из этих документов представляют определенную ценность как для самой компании, так и для ее сотрудников и общества в целом. Именно поэтому, после того, как нахождение документов в текущем делопроизводстве завершается, они должны быть переданы в ведомственный архив организации, где и должны будут находиться до истечения срока хранения либо утраты ценности. ***


2007. Google купил сервис обеспечения безопасности Postini


Google приобрел поставщика услуг защиты информации при обмене сообщениями Postini, в целях повышения привлекательности своих онлайн приложений Google для крупных предприятий. Postini предоставляет по требованию услуги защиты, архивации и контроля над исполнением политик безопасности для сообщений электронной почты и IM-систем. В Google разработками приобретаемой компании воспользуются для расширения функций безопасности и обеспечения соответствия стандартам онлайн-приложений Google Apps. Как сообщают в Google, ежедневно к Google Apps подключается около 1 тыс. малых фирм, однако крупные воздерживаются от применения размещаемого пакета Google, как не отвечающего требованиям безопасности и соответствия корпоративным политикам. Пользователи Google Apps смогут обращаться к услугам Postini для антивирусного сканирования и шифрования электронной почты, а также для архивации сообщений в целях обеспечения соответствия законодательству. Совершение сделки ожидается к концу третьего квартала. Postini станет 100-процентным дочерним предприятием Google, которая продолжит инвестировать в разработку ее решений. Postini является частной компанией, основанной в 1999 году. С 2004-го сохраняет рентабельность. 


2004. Open Text добавляет мессенджер в систему управления контентом

Разработчик корпоративных систем управления контентом, Open Text, анонсировал новую фичу для своего флагманского продукта LiveLink - систему обмена мгновенными сообщениями. Livelink Instant Messenger в отличии от большинства решений, присутствующих на рынке, отвечает всем корпоративным требованиям по безопасности. Он работает за корпоративным файерволом и использует SSL. Кроме того, он автоматически записывает и архивирует все коммуникации сотрудников и обеспечивает поиск по архивам, реализуя систему управления записями (Records Management). Мессенджер органично встроен в систему управления контентом LiveLink и отображает онлайн статус пользователя везде где встречается его имя (как автора документа или комментария). Появление мессенджера в системе управления контентом свидетельствует о том, что системы совместной работы переходят от документов к более легким и удобным способам коммуникаций и взаимодействия.


2003. Законодательство для электронных архивов

Электронные архивы — относительно новая область, лежащая на стыке ИТ, документооборота, бизнес-процессов и других дисциплин. Происходящее переосмысление роли архивов в организации делает необходимой выработку определенных стандартов в области электронных архивов. Значительный интерес представляют и вопросы законодательства, регламентирующего деятельность, связанную с созданием и использованием электронных архивов, особенно общеобязательные и отраслевые нормативные акты федерального уровня. ***