Электронный документооборот для салона красоты

Успешная деятельность салона красоты во многом зависит от правильности хранения информации и ведения документации. Применение электронных носителей в значительной степени позволит избежать скопления бумаг в организации.

Документооборот в салоне красоты состоит из:

1. Индивидуальной карты клиента, в которой хранится информация о посетителе: его контактные данные, история заказов. Ранее сведения фиксировались в карте, а на сегодняшний день все чаще – в компьютере. Оптимальным решением являются программы 1С или Universe, которые в последнее время применяются очень активно. Материалы для скачивания: Индивидуальная карта клиента_образец

2. Журнала записи клиентов, который может быть оформлен в виде отдельных листов, книги или в электронном варианте. Администратор указывает в журнале следующую информацию: ФИО клиента, номер его контактного телефона; тип оказанных услуг; время проведения процедуры. Если администратор делает правки в журнале, он должен обосновать их необходимость. Применять штрих-корректор при исправлениях запрещается.

3. Листа ежедневного отчета администратора, в котором фиксируются: дата заполнения; фамилия администратора; ФИО клиента; наименование оказанной услуги, а также фамилия специалиста, который ее предоставил; сумма средств, уплаченных клиентом; наименование и цена проданного товара (при сопутствующих продажах); сумма средств в кассе по результатам смены; таблица текущих расходов, которая ведется на обратной стороне отчета и содержит данные о том, кто из сотрудников салона получил деньги, в какой сумме и с какой целью. Здесь же сотрудники, которые получили и выдали деньги, ставят свои подписи. Материалы для скачивания: Отчеты администратора_образец

4. Наряда работ, который мастера салона красоты заполняют и сдают администратору для подготовки счета клиенту. Документ представляет собой форму учета материалов, которые были израсходованы при оказании услуги. Наряд работ содержит следующую информацию: дата заполнения; порядковый номер и наименование выполненной процедуры; ФИО клиента; количество и цена средств, израсходованных в ходе оказания услуги; подпись мастера и администратора.

5. Книги кассира-операциониста, ведение которой, согласно требованиям Минфина и ФНС России, в документообороте в салоне красоты возложено на администратора.

6. Журнала учета продаж с витрины, который можно вести как на бумажном носителе, так и на компьютере. Документ содержит следующую информацию : дата совершения продажи; артикул, название и количество единиц товара, который был продан; ФИО клиента, совершившего покупку; стоимость сделки; ФИО продавца.

7. Журнала учета услуг, оплата которых была произведена по безналичному расчету. Документ, который заполняется администратором, в документообороте салона красоты служит для учета оказанных услуг, в том числе корпоративным клиентам, и дальнейшего списания денежных средств. В журнале фиксируется следующая информация: дата предоставления услуги; ФИО клиента; перечень и цена оказанных услуг; подпись специалиста, который предоставил услугу; подпись клиента, получившего услугу.

8. Журнала поступлений и движения товара, в котором отражаются поступление и расход аксессуаров и косметической продукции в салоне красоты;

9. Журнала заявок на расходные материалы, заполнение которого в документообороте салона красоты по мере необходимости осуществляется сотрудниками и контролируется администратором. Документ содержит следующую информацию: дата заказа; ФИО мастера, который вносит информацию в журнал; материалы, которые необходимы (их количество и внутренние учетные коды); подпись управляющего, которая свидетельствует о том, что он ознакомлен с заказом; дата заказа и ожидаемой доставки; реальная дата доставки; подпись администратора, который получил заказ.

10. Журнала учета стирки белья, ведение которого осуществляется ответственным специалистом, которого назначил директор, и администратором. В документе фиксируются следующие данные: дата отправки белья в прачечную и его возврата; количество белья и его спецификация; ФИО сотрудника, который доставил вещи в стирку; ФИО сотрудника, принявшего белье из стирки.
11. Списка сотрудников с указанием их телефонов и адресов. Данный документ составляется директором салона красоты и в соответствии с требованиями участкового инспектора передается на хранение начальнику отдела кадров либо ответственному по кадрам. Исключительно эти лица имеют доступ к ключу от сейфа, в котором хранятся кадровые документы. Если у салона красоты есть сеть, то управляющий филиала должен также быть обеспечен доступом к этому ключу.

12. Материалов или журнала изучения конкурентов, которые в документообороте салона красоты ведутся по установленной форме в бумажном или электронном виде. Материалом для заполнения данных форм является информация, полученная в ходе обзвона или посещения конкурентов. Ответственным за маркетинговые исследования может быть специалист-маркетолог либо лицо, на которое руководитель возложил соответствующие функции, с четко определенным кругом обязанностей. В журнале отражаются сведения о конкурирующих компаниях, основных видах услуг и их стоимости, а также о новинках товаров и услуг.

13. Материалов или журнала учета эффективности рекламных акций, которые заполняются на основании опроса новых клиентов по поводу того, откуда они узнали о салоне. Полученная информация позволяет определить эффективность рекламных акций, которые проводятся компанией. В журнале или в соответствующей электронной форме фиксируется источник данных, а также число звонков, записавшихся клиентов и первичных посещений. Ведение журнала, в соответствии с правилами ведения документооборота в салоне красоты, возлагается на ответственного по маркетинговым исследованиям либо секретаря.