Электронный документооборот для детского сада

Детский сад - то же предприятие, организация работы которого регламентируется соответствующими нормативными актами. Поэтому и процесс делопроизводства должен быть организован надлежащим образом, чтобы списки детей в детский сад и приказы о зачислении ребенка случайно не потерялись, не случилось других неожиданностей.

Документооборот в детском саду затрагивает вопросы кадрового делопроизводства в ДОУ, правовой поддержки, оформления и использования регулирующих и организационных документов в ДОУ.

Поскольку дошкольные образовательные учреждения относятся к государственным структурам, делопроизводство в них должно быть организовано надлежащим образом и строиться по принципу систематизации документов.

Все личные, правовые и организационные документы в ДОУ можно условно разделить на три группы: правоустанавливающие бумаги, дела и внутренняя (локальная) документация. К последней относят приказы, кадровую документацию, должностные инструкции, распоряжения руководства, положения по развитию детского сада, календарному планированию.

У педагогических работников и администрации нередко возникают вопросы касательно группирования дел, оформления и ведения трудовых книжек, оформления приказов, правовых аспектов, соблюдения установленного порядка ведения делопроизводства.

Делопроизводство в дошкольных учреждениях строится по принципу правильной систематизации документов. Порядок организации документооборота и шаблоны приведены в соответствующих инструкциях. Все документы детского сада можно сгруппировать следующим образом:

- локальная (внутренняя документация);
- дела;
- правоустанавливающие документы дошкольного учреждения.

Внутренние нормативные акты обязательно подписываются первым руководителем и включают в себя кадровую документацию, приказы и распоряжения по дошкольному учреждению, должностные инструкции, положения, касающиеся развития детского сада, календарного плана и т. д.

На основании своевременно и полно составленных приказов и должностных инструкций устанавливаются полномочия и обязанности воспитателей, другого персонала, а также личная ответственность за детей, сохранность имущества дошкольного учреждения. Не секрет, что в последнее время персональная ответственность в детских садах и школах — понятие размытое. Отчасти по этой причине уполномоченные органы в обязательном порядке требуют от администрации дошкольных учреждений утвержденные внутренние инструкции о порядке организации делопроизводства с указанием конкретных фамилий ответственных сотрудников.

В соответствии с инструкциями осуществляется и процесс формирования дел. В дела помещаются те документы, которые исполнены. Экземпляры, подлежащие возврату, хранятся отдельно.