Автоматизация делопроизводства турфирмы

Туристическая фирма - это предпринимательская структура, занимающаяся на коммерческой основе посредническими операциями в сфере купли-продажи туристских услуг. В настоящее время в условиях нарастающей конкуренции турфирмам становится сложно бороться за клиента. Поэтому их руководителям необходимо искать рычаги, способствующие повышению эффективности работы туристической фирмы, одним из которых является совершенствование документационного обеспечения управления. Ведь работа с документами является одной из наиболее важных составляющих работы менеджеров турфирмы. На этот вид деятельности ими тратится основная часть рабочего времени.

Документационное обеспечение управления представляет собой самостоятельный вид административно-управленческой деятельности турфирмы, обеспечивающий организацию работы с официальными документами, создание документационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации ее функций:

- документирование (обеспечение своевременного и правильного создания документов);
- организацию работы с документами (поручения, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизирование и подготовка документов для сдачи в архив или уничтожение).

В деятельности туристических фирм используются различные виды документации: организационно-распорядительная, плановая, отчетная, финансовая, документация по материально-техническому обеспечению, договорная и т. д.

Все они могут быть разделены на две группы:
- документы по управленческой деятельности;
- документы по основной деятельности.

Так, документы по управленческой деятельности входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации, которую можно условно подразделить на отдельные подсистемы документов, используемые для различных целей управления туристической фирмой: подсистему организационно-правовой документации, подсистему распорядительной документации, подсистему информационно-справочной и информационно-аналитической документации