Автоматизация делопроизводства салона красоты

Инструкция по делопроизводству салона красоты устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в организации. Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, контроля исполнения и организации работы с документами в салоне красоты. Инструкция разрабатывается в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства Российской Федерации, организационными документами салона красоты. Правила и порядок работы с документами обязательны для всех работников организации.

Все сотрудники салона красоты ответственны за выполнение требований инструкции и сохранность служебных документов. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в салоне красоты осуществляется управляющим, старшим администратором.

При подготовке организационно-распорядительных документов работники салона красоты оформляют реквизиты документов с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Текст документов составляется на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.Тексты документов оформляется в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организации, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").