M-Files

M-Files
Система электронного документооборота, решающая проблемы хранения, поиска и просмотра документов.

Альтернативы M-Files

Обзор системы M-Files

M-Files - это мощная и, в тоже время, простая в использовании система электронного документооборота, решающая проблемы хранения, поиска и просмотра документов. В отличие от большинства систем электронного документооборота, M-Files не требует изменений бизнес-процессов компании. Пользователям не придется менять привычный для них режим работы, так как интерфейс M-Files полностью интегрирован с Windows Explorer и поддерживает все приложения Microsoft Windows. Основные характеристики системы электронного документооборота M-Files:

1. Удобный в использовании интерфейс

  • Полная интеграция с Windows Explorer
  • Хранилище документов доступно через виртуальный диск
  • Использование технологии drag and drop для сохранения документов, сообщений электронной почты и других файлов

2. Полный контроль над документами

  • Операции изъятия и возврата документа предотвращают проблемы одновременного редактирования данных
  • Автоматическое сохранение предыдущих версий документа
  • Протоколирование изменений документа (кем и когда изменен, комментарии)
  • Возможность автоматического присвоения имени и номера документа

3. Быстрый поиск требуемых документов

  • M-Files даёт возможность найти нужный документ просто введя ключевое слово в окне поиска. Поиск осуществляется как по реквизитам, так и по содержанию документа
  • Динамическое отображение документов в зависимости от выбранной группировки
  • Доступность одного и того же документа в различных папках (напр. в папках клиента и проекта) без необходимости создания копий

4. Возможность удаленной работы с документами

  • Быстрое удаленное подключение
  • Возможность просматривать, создавать, редактировать, и хранить документы в режиме offline с последующей автоматической синхронизацией
  • Возможность работы через Web браузер, включая пользователей Mac и Linux
  • Доступ к M- Files с мобильных устройств на базе Android, Blackberry, iPhone/ iPad, Symbian, Windows Phone
  • Репликация увеличивает скорость работы с документами на удаленных компьютерах

5. Безопасность данных

  • Контроль «видимости» данных; возможность скрывать определенные документы, сохраняя при этом единое место хранения документов
  • Гибкая настройка доступа к документу снижает риск появления человеческих ошибок
  • Совместимость с Microsoft Active Directory
  • Автоматическое резервное копирование данных в соответствии с определенным графиком

6. Автоматизация совместной работы с документами

  • Уведомления по E-mail о создании и изменении документа
  • Распределение задач по работе с документом между пользователями
  • Возможность настройки процессов согласования документов

7. Гибкая настройка хранилищ и свойств документов

  • В M-Files возможно настроить свойства документов для их группировки и поиска, в том числе с использованием списков значений и полей-фильтров
  • Возможность работы со связанными документами, использование шаблонов при создании документов
  • Управление данными о клиентах, проектах или любыми другими данными в зависимости от настроек системы

8. Простая установка и настройка

  • Мастер установки дает возможность пользователю самостоятельно установить систему M-Files
  • Загрузка существующих файлов в M-Files при помощи технологии drag and drop
  • Работа с M-Files не требует специальных технических знаний

9. Интеграция с другими приложениями

  • Интеграция с любыми внешними системами (CRM, ERP, 1С и др.)
  • Импорт файлов в систему со сканеров и многофункциональных устройств
  • Импорт e-mail сообщений с mail сервера
  • Возможность использования интерфейса разработчика M-Files API

10. Совместимость

  • M-Files поддерживает все файловые форматы, такие как Microsoft Word, Excel, PowerPoint, PDF, CAD, рисунки, сканированные бумажные документы, электронные письма и вложения и др.
  • M-Files использует стандартные команды для работы с файлами такие как: Открыть, Сохранить, Сохранить как, и др.
  • M-Files интегрируется с приложениями Microsoft Office, Microsoft SharePoint, Microsoft CRM, AutoCAD.