IT Audit: Управление документами

IT Audit: Управление документами
Программа IT Audit предназначена для организации документооборота, управления задачами и контроля исполнения договорных обязательств.

Альтернативы IT Audit: Управление документами

Обзор системы IT Audit: Управление документами

Программа IT Audit: Управление документами обеспечивает организацию совместной работы с документами и позволяет автоматизировать процессы, связанные с подготовкой, согласованием документов и контролем исполнения договорной дисциплины.

Основное  назначение программы - комплексная организация договорной работы в компании.

Основные  функциональные возможности  программы:

Создание документов

  • создание документов (договоров с контрагентами (сотрудниками компании), приказов и т.д.) на основании настраиваемых шаблонов документов;
  • возможность использования при подготовке договоров шаблонов формулировок условий договоров;
  • ведение единой базы документов с возможностью удобного и быстрого поиска;
  • отображение структуры заключенных договоров с учетом дополнительных соглашений и заключенных договоров с субподрядчиками (связанные договоры).

Согласование  документов

  • направление уведомлений согласующим лицам;
  • ведение протокола замечаний и предложений по согласуемым документам;
  • хранение версий файлов с согласованным текстом документа по каждому согласующему лицу.

Контроль  исполнения договорных обязательств

  • получение информации о текущей стадии документа (подготовка, согласование и т.д.);
  • создание структуры договорных обязательств сторон с целью обеспечения контроля над своевременностью их исполнения;
  • документирование информации ответственными сотрудниками об исполнении договорных обязательств;
  • направление уведомлений о наступлении сроков исполнения договорных обязательств;
  • направление уведомлений о нарушении сроков исполнения договорных обязательств;
  • заблаговременное направление уведомлений об окончании срока действия договора.

Систематизация  информации по контрагентам

  • ведение единой базы контрагентов и систематизация по ним любой информации за счет настраиваемых пользовательских справочников;
  • планирование и документирование контактов с контрагентами.

Пользователи  программы

Программа IT Audit: Управление документами охватывает сферы интересов категорий пользователей, участвующих в договорном процессе и создании (исполнении) других документов организации. Каждая группа пользователей получает необходимую информацию и функционал:

Руководители  компаний

  • ознакомление с результатами согласования договоров перед их подписанием;
  • формирование отчетов по просроченным договорным обязательствам;
  • разграничение прав доступа к документам организации в зависимости от роли сотрудника в договорном процессе.

Финансовый  директор

  • единая база документов организации;
  • формирование отчетов по просроченным договорным обязательствам;
  • быстрый доступ и просмотр условий заключенного договора (существенные (основные) условия систематизированы);
  • получение уведомлений о необходимости согласования договоров.

Юристы  компании

  • единая база документов организации;
  • быстрый доступ и просмотр условий заключенного договора (существенные (основные) условия систематизированы);
  • унификацию создаваемых в компании документов;
  • получение уведомлений о необходимости согласования договоров;
  • документирование замечаний и предложений при согласовании договоров.

Бухгалтеры  компании

  • быстрый доступ и просмотр условий заключенного договора (существенные (основные) условия систематизированы);
  • отбор документов (договоров, актов и т.д.), по которым отсутствуют оригиналы;
  • формирование отчета о количестве дней просрочки исполнения договорного обязательства (на основании отчета обобщается информация, необходимая для формирования резерва по сомнительным долгам для целей налогового и бухгалтерского учета);
  • возможность получения уведомлений о подготовке договоров.

Менеджеры компании

  • использование единой базы контрагентов с возможностью документирования любой информации по контрагенту;
  • документирование контактов с контрагентами;
  • получение уведомлений о наступлении сроков исполнения договорных обязательств, окончании срока действия договора;
  • получение уведомлений о просрочке исполнения договорных обязательств контрагентом (компанией).

Модуль  «Подготовка документов»

Создание  документов в программе производится на основании шаблонов документа. Сообщение  о подготовленном проекте договора направляется сотрудникам, участвующим в согласовании договора. При поступлении договора от контрагента в бумажном виде, договор может быть отсканирован и внесен в программу.

В программе  содержится следующая информация по документу:

  • компания, от имени которой оформляется документ;
  • наименование контрагента, с которым заключается договор;
  • период действия договора;
  • информация об условиях пролонгации договора;
  • содержание документа (существенные условия договора);
  • файлы документа;
  • состояние документа (регистрация, подготовка, согласование и т.д.);
  • информация о наличии оригинала документа (договора, акта и т.д.).

Созданные в  программе документы (договоры, приказы  по предприятию и т.п.) систематизируются в "Журнале документов". По содержащимся в программе данным формируются различные отчеты. Например, может быть подготовлен отчет, содержащий условия заключенного договора (например, условия перехода права собственности по заключенным договорам).

Связанные договоры, включающие как основной договор, так и все заключенные по нему дополнительные соглашения, отображаются в виде древовидной структуры.

Модуль  «Согласование документов»

В ходе согласования условий договора согласующие лица имеют возможность документировать  свои замечания и предложения по нему. По результатам ознакомления с проектом договора согласующие лица устанавливают одну из следующих резолюций: согласовано, согласовано с поправками, отклонено. Все внесенные замечания и предложения по договору хранятся в базе данных программы и могут быть сформированы в виде отчета согласующего лица.

Модуль  «Контроль исполнения договорной дисциплины»

Содержание  условий заключенного договора представляет собой совокупность договорных обязательств сторон. С целью обеспечения возможности  осуществления контроля над своевременным исполнением обязательств сторонами договора в программу вводится структура договорных обязательств.

Исходя из условий заключенного договора, срок исполнения договорного обязательства  может быть определен конкретной датой или событием, от выполнения которого зависит наступление срока. Программа автоматически уведомит ответственного сотрудника компании о наступлении срока исполнения обязательства. При наличии просрочки исполнения обязательства будет направлено соответствующее уведомление. В программе создаются отчеты, позволяющие отслеживать исполнение договорной дисциплины и объективно оценивать работу сотрудников компании в части организации договорной работы.

Использование программы IT Audit: Управление документами обеспечивает:

  • сокращение времени на подготовку договоров с контрагентами, сотрудниками компании;
  • снижение технических и юридических ошибок, возникающих при подготовке договоров;
  • документирование согласования условий заключаемых договоров;
  • сокращение времени на контроль исполнения договорной дисциплины;
  • повышение соблюдения договорной дисциплины и снижение вероятности предъявления штрафных санкций;
  • разграничение прав доступа пользователей к информации.

Отзывы о IT Audit: Управление документами
Беспокоит Родос-Аудит в 2015 году необходимо в вашей программе оформить рабочие документы за 2013 год необходимо поставить дату 2013, не получается проставляется только текущая дата. В сервесе настройка никак не получается