Документооборот на платформе Microsoft SharePoint

Разработчиком системы EOS for SharePoint является компания «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) признанный лидер систем электронного документооборота, EOS for SharePoint – это полноценная система электронного документооборота на платформе Microsoft SharePoint 2010, полностью интегрированная в платформу и не использующая для работы дополнительные серверы приложений или сторонние СЭД.

О платформе Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint объединяет в себе возможности корпоративного портала, системы хранения контента, совместной работы с ним, встроенные средства автоматизации бизнес-процессов, а также мощные средства поиска и бизнес-аналитики.

Создание корпоративного портала на базе технологий Microsoft SharePoint позволяет предоставить единую точку доступа к ключевым данным, элементам документооборота, интернет-ресурсам, включая внешние бизнес-приложения (ERP, CRM и т.п.).

Платформа Microsoft SharePoint проста и в обслуживании, и в работе для персонала. Одним из ключевых преимуществ является простота обслуживания и доработки функционала системы собственными силами заказчика. Будь то создание нового шаблона отчёта, или карточки документа, или справочника, и многое другое, всё это может сделать штатный системный администратор.

Функционал

EOS for SharePoint представляет собой «коробочное» решение, которое содержит базовый набор функциональных возможностей, необходимых для организации электронного документооборота.

В решение EOS for SharePoint решены все вопросы по автоматизации электронного документооборота организации

• картотеки проектов, документов и поручений;
• журналы работы с документами и поручениями;
• автоматизация вопросов согласования и утверждения документов;
• гибкие и удобные в работе средства настройки рабочих-процессов ( workflow );
• возможность организовать юридически значимый электронный документооборот;
• контроль и мониторинг исполнительской дисциплины;
• автоматизация документооборота нескольких юридических компаний
• управление совещаниями и заседаниями
• отчёты по проектам, документам и исполнителям и т.д.;
• работа со сканерами, потоковыми сканерами и штрих-кодами;
• необходимое разграничение прав доступа к проектам, документам, поручениям и пр.
• удобный и настраиваемый поиск;
• автоматизированное рабочее место пользователя.

Использование EOS for SharePoint совместно с Microsoft SharePoint 2010 позволяет существенно повысить эффективность работы сотрудников организации с документами и неструктурированной информацией за счет:

• Создания единого пространства взаимодействия сотрудников, вовлечения их в бизнес-процессы и обеспечения единого порядка работы с документами и исполнения поручений;
• Создания централизованного хранилища документов и неструктурированных информационных ресурсов и организации общего доступа пользователей к хранящимся в системе данным;
• Использования эффективных механизмов поиска информации;
• Интеграции с клиентскими приложениями для создания документов и работы с электронной почтой;
• Автоматизации процессов документооборота (обработки входящих, исходящих и внутренних документов);
• Автоматизации процессов контроля исполнения документов и поручений;
• Обеспечения защиты хранящейся в системе информации от несанкционированного доступа;
• Использования удаленного и мобильного доступа к данным системы;
• Возможностей интеграции данных, обрабатываемых в других приложениях.

В дополнение к стандартным функциям SharePoint данное решение предоставляет пользователю широкие возможности, обеспечивающие полный цикл работы с документами:

1. Совместная работа с проектами документов – автоматизация процессов совместной подготовки, рецензирования, заверения, согласования и утверждения проектов документов в электронном виде (в соответствии с настраиваемыми маршрутами) – с последующей автоматической регистрацией документа на основе проекта;

2. Регистрация документов – создание карточки документа и прикрепление файлов, заполнение основных реквизитов, а также автоматическое присвоение документу регистрационного номера и прав доступа, соответствующих группе, к которой он относится;

3. Пересылка документа на личный сайт пользователя – автоматическое создание ссылок на карточки документов на персональных рабочих местах пользователей;

4. Пересылка документа по электронной почте – пересылка карточек документов и прикрепленных к ним файлов в форме сообщений электронной почты;

5. Контроль и мониторинг исполнения поручений – создание поручений и отслеживание хода их исполнения; поручения могут быть как самостоятельными, так и выданными по документу; для каждого исполнителя автоматически создаются индивидуальные задачи по поручениям; контролером осуществляется мониторинг исполнения задач.

6. Поиск данных – полнотекстовый и атрибутивный поиск любой информации, содержащейся в системе (файлы различного формата, карточки документов, поручения и другие информационные ресурсы).

К типовым процессам документооборота, для автоматизации которых предназначено данное решение, относятся:

• Подготовка и согласование проектов документов;
• Рассмотрение и исполнение документов;
• Выдача и исполнение поручений.

Workflow

Непосредственно сама платформа Microsoft SharePoint обладает гибкими возможностями по настройке рабочих процессов, но к сожалению, большинство таких возможностей доступно лишь при использовании такие средств как SharePoint Designer или Visual Studio , что требует наличия специальных знаний. Стандартные процессы SharePoint обладают недостаточными возможностями для автоматизации электронного документооборота.

Компания ЭОС в своём решении EOS for SharePoint создала свой шаблон рабочего процесса, на базе которого можно легко и быстро настроить любой сложный рабочий процесс подготовки или согласования документа. Маршрутизатор позволяет настроить произвольное количество этапов с индивидуальными параметрами, последовательным или параллельным согласованием на каждом этапе, зависимостями от значений полей карточки, возможностью запускать другие процессы и многое другое.

Для настройки рабочих процессов не требуется специализированных знаний, знаний в области программирования или использования стороннего программного обеспечения, настройка процессов интуитивно понятна и проста.

Скриншоты

Карточка документа	Исходящая корреспонденция
Персональные задачи	Цифровая подпись

Структура системы

В структурном отношении решение EOS for SharePoint представляет собой набор компонентов SharePoint (шаблоны сайтов и списков), которые предоставляют пользователям функционал системы электронного документооборота.

EOS for SharePoint может использоваться как основа для создания нового портала организации. Кроме того, данный набор компонентов может быть полностью встроен в действующий корпоративный портал.

Структура решения может быть выстроена в соответствии с любой структурой организации и ее информационных ресурсов. Все базовые компоненты решения доступны для быстрого развертывания в форме шаблонов сайтов и списков (т.е. они могут произвольным образом создаваться и настраиваться администратором системы).

Основополагающими принципами, лежащими в основе решения EOS for SharePoint, являются:

• максимальное сохранение и использование базовых функциональных возможностей SharePoint 2010;
• использование интеграционных возможностей SharePoint 2010, активное применение при работе с документами и поручениями клиентских приложений MS Office (прежде всего, MS Outlook);
• применение стандартных «отработанных» технологий автоматизации документооборота, в полном соответствии с требованиями отечественной нормативно-методической базы управления документами;
• возможность дальнейшего наращивания функциональных возможностей продукта без существенного изменения структуры данных, методов и принципов работы пользователя с системой.

Преимущества

Система EOS for SharePoint , реализованная полностью на технологии SharePoint без использования внешних СЭД, обладают следующими преимуществами:

• полноценная система электронного документооборота в среде SharePoint с широким функционалом;
• готовое коробочное решение, что подразумевает минимум доработок;
• система адаптирована к требованиям российского документооборота;
• может внедряться в крупных, в том числе территориально-распределенных организациях;
• система обладает гибкими возможностями по настройке рабочих-процессов (workflow);
• структура решения позволяет быстро развертывать корпоративные порталы;
• решение «Поточное сканирование» помогает легко и быстро перевести в электронный вид большой объем бумажных документов. Реализована поддержка штрих-кодов.
• есть возможность организации юридически-значимого электронного документооборота с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП). Поддерживаются широкий круг российских и западных криптопровайдеров.
• возможности легко переходить на новые версии продуктов Microsoft;
• развивать систему средствами ASP.net программистов;
• интегрировать систему документооборота с огромным количеством сторонних продуктов, таких как ERP, BI, CRM, Project, OCR и других систем. Таким образом, можно организовать публикацию и обработку данных из этих систем на корпоративном портале.
• опыт внедрения и использование данного решения как в коммерческих, так и государственных структурах.
• доступная цена и выгодные условия поставки.

Условия поставки

Система EOS for SharePoint использует тип лицензирования по количеству пользователей.

Для использования системы необходимо приобретение следующих типов лицензий:

Базовая лицензия (на 1 ферму SharePoint );

«Участник» - это полноценная пользовательская лицензия, позволяющая использовать весь функционал решения;

«Читатель» - рабочее место с ограниченными возможностями. Позволяет пользователю получить доступ на чтение документов.

Более того, действуют ряд акций, позволяющих сэкономить при внедрении системы:

• «Быстрый Старт» внедрение СЭД за 3 рабочих дня и 78 000 руб. Позволяет запустить пилотный проект в рекордные сроки.
• «Перейди и сэкономь» - бесплатная миграция на систему с устаревших СЭД
• Лизинг на 1, 2 и 3 года.

Внедрение

Внедрение системы может быть произведено как непосредственно компанией разработчиком или одним из региональных партнёров, так и непосредственно специалистами клиента.

Клиенты

Среди клиентов EOS for SharePoint : Департамент тыла МВД, Группа строительных компаний «ВИС», ЗАО «Империя-Фарма», Администрация президента и правительства республики Бурятия, Управляющая строительная компания «Новый проект», компания «ЭЛТЕХ», компания «Отели Украины», Воронежский государственный архитектурно-строительный университет, Мурманский государственный технический университет, Правительство Московской области и другие организации.

Разработчик

Электронные Офисные Системы
107113, Москва, ул.Шумкина, д. 20 стр.1
Тел: (495) 665-58-21
E-mail: market@eos.ru
http://eos.ru/