EnDocs for SharePoint

EnDocs for SharePoint
EnDocs for SharePoint - комплексная система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов на платформе Microsoft SharePoint 2013.

Альтернативы EnDocs for SharePoint

Обзор системы EnDocs for SharePoint

Решение «EnDocs:Электронный документооборот» обеспечивает полную автоматизацию процессов согласования документов компании, а также любых рабочих процессов, требующих взаимодействия функциональных подразделений и ответственных исполнителей в рамках выполнения общей задачи или проекта.

Решение позволяет кардинально сократить длительность согласования и повысить оперативность работы компании за счет полного контроля над ключевыми рабочими процессами, последовательностью и сроками выполнения отдельных этапов, автоматизированного назначения ответственных исполнителей и системы электронного оповещения о поставленных задачах и плановых сроках их выполнения.

Использование «EnDocs:Электронный документооборот» особенно эффективно в территориально распределенных и холдинговых компаниях, обеспечивая единую информационную среду и унификацию ключевых процессов компании независимо от территориального расположения сотрудников.

Использование системы позволяет получить следующие преимущества:

  • Существенное сокращение длительности процессов согласования и повышение оперативности работы компании
  • Выявление и устранение "узких мест" в рабочих процессах компании
  • Кардинальное сокращение бумажного документооборота
  • Взаимодействие с территориально удаленными подразделениями в рамках единой информационной системы
  • Гарантия актуальности версий документов
  • Исключение рисков потери и утраты документов
  • Полная прозрачность процессов документооборота
  • Гарантия согласования документов автризованными сотрудниками с использованием простой цифровой подписи

"EnDocs:Электронный документооборот" основан на программной платформе Microsoft SharePoint Server от ведущего мирового вендора программного обеспечения корпорации Microsoft. Платформа Microsoft SharePoint основана на использовании WEB-технологий. Система на базе Microsoft SharePoint позволяет организовать работу всех подразделений компании с единой информационной базой, независимо от их территориального расположения.

Документы и информация доступны Вам 24 часа в сутки в любой точке мира.

КОНСТРУКТОР МАРШРУТОВ

В состав решения "EnDocs:Электронный документооборот" входит универсальный конструктор маршрутов согласования, позволяющий моделировать процессы любой сложности. С помощью конструктора в маршруты согласования могут включаться параллельные и последовательные этапы, автоматические и вариативные этапы, зависящие от параметров и реквизитов документа. Например, в зависимости от суммы договора система может направлять его на согласование Финансовому директору при превышении пороговой суммы и т.п.

Конструктор маршрутов исключает необходимость формирования и корректировки маршрутов согласования для отдельных документов пользователями и администраторами системы. Настройка процессов выполняется один раз, после чего в созданные цепочки согласования могут вноситься необходимые изменения.

ЛИЧНЫЙ КАБИНЕТ

Интерфейс системы построен по принципу "единого окна" в качестве которого выступает "Личный кабинет" пользователя. В Личном кабинете сотрудника консолидируется вся необходимая актуальная информация о документах и задачах, требующих его внимания. Таким образом система позволяет минимизировать потери времени связанные с поиском необходимой информации, предоставяя ее на единой персональной странице портала.

БЫСТРОЕ СОГЛАСОВАНИЕ ИЗ КАРТОЧКИ ДОКУМЕНТА

Интерфейс системы спроектирован максимально удобно для пользователей, позволяя получать всю информацию о согласуемом документе в едином интерфейсе. При поступлении документа на согласование ответственный сотрудник имеет возможность на единой форме ознакомиться с документом и мгновенно выдать рецензию путем нажатия соответствующей функциональной кнопки.

АУДИТОРСКИЙ СЛЕД И ЛИСТЫ СОГЛАСОВАНИЯ

Система обеспечивает все необходимые средства контроля и аудита, включая версионность документов и электронных карточек, ведение полной истории действий с документом, логгирование действий согласующих лиц и т.п.

В процессе согласования система обеспечивает автоматическое формирование электронного листа согласования, содержащего информацию о назначенных заданиях согласующим лицам, плановых и фактических сроках согласования, полученных рецензиях и т.д. При формировании листа согласования в системе используется простая цифровая подпись, обеспечивающая идентификацию пользователя по его учетной записи и исключающая возможность подмены согласующего лица.

АНАЛИТИЧЕСКИЕ ОТЧЕТЫ

Встроенная система аналитической отчетности позволяет проводить детальный анализ процессов согласования в различных аналитических разрезах. Так, например, могут быть сформированы отчеты по количеству и типам согласованных документов и документов на согласовании, инициаторам процессов согласования, загрузке согласующих лиц и т.п.

Использование аналитических отчетов позволяет анализировать сроки согласования документов как в целом, так и по отдельным этапам, что позволяет выявлять "узкие места" и оптимизировать процессы для повышения их оперативности. Контроль над превышением плановых сроков согласования отдельными исполнителями позволяет своевременно выявлять задержки и устранять причины их возникновения.

"EnDocs:Электронный документооборот" основан на программной платформе Microsoft SharePoint Server 2010 от ведущего мирового вендора программного обеспечения корпорации Microsoft.

Платформа Microsoft SharePoint входит в число лидеров рынка систем управления контентом (Enterprise Content Management – ECM), обеспечивая надежную и технологичную платформу для реализации систем документооборота, управления рабочими процессами, управления слабоструктурированным контентом организаций, а также внешних и внутренних корпоративных порталов.

Решение включает модуль интеграции с системой обмена юридически значимыми электронными документами ДИАДОК от компании СКБ Контур, что позволяет автоматизировать полный цикл работы с документами от формирования проекта документа до его электронного подписания с контрагентов и размещения в архиве.