DocUnity – это полнофункциональная система электронного документооборота и управления бизнес-процессами, предназначенная для решения следующих задач:

• автоматизация деловых процессов обработки входящих, исходящих, организационно-распорядительных и договорных документов, включая процессы подготовки, согласования, подписания, регистрации, рассмотрения, исполнения и контроля исполнения документов;
• рассылка и маршрутизация документов в рамках деловых процессов;
• создание электронного архива документов с возможностью быстрого поиска и мониторинга состояния документов;
• автоматизация процедур архивного хранения документов: ведение номенклатуры дел, контроль сроков хранения дел, формирование описей и актов;
• разграничение прав доступа сотрудников к документам и прочей корпоративной информации, ведение журналов доступа к документам;
• поддержка оперативного управления организацией, включая создание, исполнение и контроль исполнения поручений и резолюций, контроль обработки документов;
• создание и пополнение баз данных (организаций, физических лиц, телефонных справочников, и т. д.).

Разрабатывалась система так, чтобы максимально  просто и быстро, без глобальной доработки и с минимумом трудозатрат, настраиваться под нужды конкретного заказчика.

Цели  и задачи внедрения  системы

Целями внедрения  СЭД DocUnity являются:

• ускорение деловых процессов обработки документов;
• контроль исполнительской дисциплины;
• объединение удаленных офисов в единое информационное пространство;
• сокращение затрат на обеспечение бумажного документооборота;
• повышение производительности труда сотрудников;
• обеспечение безопасности хранения и доступа к данным.

• обеспечение маршрутизации документов внутри организации;
• своевременное вовлечение сотрудников в деловые процессы обработки документов;
• контроль нормативных сроков обработки документов;
• контроль исполнения поручений и резолюций руководства;
• подготовка статистических отчетов об исполнительской дисциплине в различных разрезах;
• создание единого хранилища документов и справочников для нескольких удаленных офисов, автоматизация «сквозных» процессов обработки документов;
• перевод части документооборота в электронный вид и сокращение количества копий документов;
• быстрый поиск документов;
• точное определение стадии обработки любого документа и его местонахождения;
• гибкое разграничение прав доступа к электронным документам.

Основные  функции

Учет и хранение документов различных типов

• Входящая корреспонденция.
• Исходящая корреспонденция.
• Организационно-распорядительные документы.
• Договорные документы.
• Поддержка связанных документов.
• Мониторинг выполнения задач по обработке документов, контроль текущего состояния любого документа.
• Контроль местонахождения бумажных оригиналов документов.
• Печать карточек документов.

• Поддержка более 25 справочников.
• Иерархическое представление структуры своей компании или группы компаний.
• Возможность описания иерархической структуры компаний-контрагентов.
• Ведение штатного расписания организации с возможность назначения сотрудников на совмещаемые должности.
• Функция быстрого выбора популярных значений из справочников при заполнении полей электронных карточек.

• Ведение журналов регистрации.
• Гибкая настройка системы нумерации документов в журналах.
• Печать журналов регистрации.
• Связывание документов «по вопросу».
• Рассылка документов на рассмотрение.
• Контроль хода рассмотрения документов.

• Рассылка документов на рассмотрение.
• Создание резолюций на документы и поручений.
• Возможность назначения ответственного исполнителя, нескольких соисполнителей и контролера поручения.
• Уведомление пользователей о событиях, связанных с обработкой поручений (включая приближение и наступление даты контроля поручения).
• Создание и рассмотрение отчетов об исполнении поручений, возможность отправки некачественно выполненных поручений на повторное исполнение.
• Возможность создания дочерних поручений (поддержка иерархии поручений).
• Формирование отчетов об исполнительской дисциплине конкретных сотрудников и подразделений, а также статистических отчетов об исполнении документов различных видов.

• Возможность формирования сложных маршрутов согласования, состоящих из нескольких уровней и нескольких участников согласования на каждом уровне.
• Использование сохраненных маршрутов согласования.
• Наглядная визуализация маршрутов согласования.
• Возможность ввода замечаний участниками согласования и отправки документа на доработку.
• Возможность возобновления согласования с начала или с первого незавершенного уровня.
• Печать листа согласования.
• Возможность подписания документа как одним руководителем, так и несколькими ответственными лицами.

• Поддержка номенклатуры дел.
• Списание документов в дело.
• Контроль сроков хранения дел.
• Формирование отчетов по архивному хранению документов.

• Поиск документов по значениям атрибутов.
• Полнотекстовый поиск по содержимому файлов, прикрепленных к карточкам документов.
• Удобная система фильтров при работе со списками данных.

• Разграничение прав доступа, поддержка ролей пользователей (в том числе динамически формируемых контекстных ролей).
• Делегирование полномочий, в том числе, поддержка секретарского делегирования.
• Полный аудит и протоколирование действий пользователей и операций, выполняемых системными сервисами.

• Возможность прикрепления произвольного количества файлов любых форматов к электронным карточкам документов.
• Поддержка версионности прикрепленных файлов.
• Механизм блокировок для обеспечения коллективной работы с файлами.

• Синхронизация данных между различными экземплярами системы, поддержка распределенного документооборота.

• Поддержка технологических процессов обработки документов (workflow), автоматическая рассылка задач и уведомлений пользователям системы.
• Механизм блокировок для обеспечения коллективного доступа пользователей к объектам системы.

Интеграция

Для обеспечения  взаимодействия с внешними системами DocUnity предоставляет программный  интерфейс, основанный на технологии Web Services.

Пользовательский  интерфейс

СЭД DocUnity предоставляет универсальный web-интерфейс, функциональность которого изменяется в зависимости от роли пользователя в системе. Пользовательский интерфейс обладает отличными эргономическими характеристиками, благодаря участию в разработке СЭД известной usability-студии UIDesign Group. Поддерживаемые языки – русский, английский.

Скриншоты

Канцелярия	Карточка документа
Штатная структура	Отчеты

Стоимость

Расчет полной стоимости внедрения: http://www.docunity.ru/price.html 

Разработчик

Компания BTLab
г. Москва, ул. Матросская тишина, д. 23, стр.1
тел./факс: +7 (495) 726-5786, +7 (495) 223-9685
E-mail: info@docunity.ru
http://www.docunity.ru