1С:Архив

1С:Архив
1С:Архив - универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации.

Альтернативы 1С:Архив

Обзор системы 1С:Архив

1С:Архив - универсальная система управления документами, основным назначением которой является централизованное хранение документов и их версий, обеспечение доступа сотрудников к документам для просмотра или редактирования, и быстрый поиск информации. 

Использование 1С:Архива позволяет упорядочить хранение документов и организовать работу с ними, сократив при этом накладные расходы, связанные с доступом к документам. 

1С:Архив может хранить документы любых типов - офисные документы, тексты, изображения, аудио и видео файлы, документы систем проектирования, архивы, приложения и т.д. Как показывает опыт, 1С:Архив чаще всего используют для управления внутренней, организационно-распорядительной документацией и договорами. 

В системе 1С:Архив документы хранятся в папках-рубрикаторах, структуру которых можно организовать, например, в соответствии с иерархией отделов предприятия, назначая каждому разделу ответственного администратора. Основным преимуществом 1С:Архива является наличие достаточных возможностей при доступной цене. В сочетании с широкими возможностями масштабирования это позволяет эффективно использовать 1С:Архив как на малых, так и на крупных предприятиях. 

Хранение документов

С помощью 1С:Архива можно сформировать централизованное хранилище документов и обеспечить управляемый доступ сотрудников к документам как по локальной сети, так и через Интернет. Документы хранятся в гибко настраиваемой структуре папок-рубрикаторов.

Создание документов

Документы в 1С:Архиве можно создавать на основе заранее сформированных шаблонов, или путем переноса каталогов и файлов с локального или сетевого диска в нужные папки 1С:Архива. Поддерживается ввод документов со сканера, в том числе и потоковый, с возможностью автоматического распознавания (OCR версия). Служба распознавания работает на сервере 1С:Архива в фоновом режиме и реализована на основе Abbyy FineReader Engine.

Учет документов

На каждый документ в 1С:Архиве ведется учетно-регистрационная карточка, набор реквизитов которой соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 и требованиям ГСДОУ. Состав и расположение реквизитов карточки являются жестко настроенными и не могут быть изменены.

Взаимодействие пользователей

В 1С:Архиве пользователи могут обмениваться сообщениями, присоединяя к ним ссылки на документы системы. Предусмотрена отправка документов по электронной почте. С целью упорядочивания работ с документами предусмотрена возможность выдачи поручений и контроля их исполнения.

Работа с документами

Для просмотра и редактирования документов 1С:Архив использует соответствующие приложения. Ряд распространенных форматов документов, например, тексты, изображения, RTF-документы, HTML-документы и документы Microsoft Office, можно просматривать непосредственно в 1С:Архиве, не переключаясь в другое приложение. 

Регистрация корреспонденции

В системе 1С:Архив можно вести учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции. При этом осуществляется автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров.

Коллективный доступ

1С:Архив обеспечивает коллективный доступ сотрудников к документам как для просмотра, так и для редактирования. Конфликты при одновременном редактировании документов исключаются благодаря механизму блокировки документов.

Версионирование

При редактировании документов их предыдущие версии автоматически сохраняются в 1С:Архиве. К любой версии можно вернуться, чтобы узнать кто был ее автором или посмотреть внесенные изменения. Количество хранимых версий документов не ограничено.

Доступ через Web

Входящие в комплект поставки компоненты позволяют организовать доступ к документов с помощью обычных веб браузеров. Это позволяет, например, подключить к системе клиентов или сотрудников, работающих вне офиса. 

Поиск

1С:Архив позволяет искать документы не только по реквизитам учетной карточки, но и по тексту, с учетом морфологии русского языка, т.е. находить любые формы слов, указанных в поисковом выражении. Для морфологического анализа используется "Морфологический модуль и словарь ОРФО, Copyright © 2000 Информатик". Полнотекстовое индексирование выполняется сервером 1С:Архива в фоновом режиме и поддерживается для документов Microsoft Office, текстовых документов различных типов и кодировок и распознанных изображений. Дополнительной возможностью системы поиска является формирование подборок информации на заданную тему (дайджест).

Права доступа

Каждому объекту 1С:Архива (документу или папке) можно назначить набор прав доступа. Поддерживаются группы пользователей и наследование прав, так, например, документы наследуют права родительской папки. Права ранжируются по девяти критериям - просмотр, открытие, редактирование, управление версиями, перемещение, право подписи, право изменения прав, создание и удаление. Все действия пользователей, связанные с изменениями объектов 1С:Архива или доступом к ним, протоколируются и могут просматриваться администратором системы.

Основные отличия 1С:Архива от файл-сервера:

  • однозначное решение конфликтных ситуаций при коллективном редактировании любых документов;
  • автоматическое сохранение всех версий документов с возможностью сравнения и возврата к любой из них;
  • поиск документов: как полнотекстовый, так и по полям учетно-регистрационной карточки;
  • эффективное хранение большого количества документов и версий, формирование распределенных многотомных хранилищ документов;
  • надежное хранение документов за счет исключения прямого доступа пользователей к ним.
  • эффективное управление правами доступа и аудит всех действий пользователей; 

Интеграция с внешними приложениями.

В состав 1С:Архива входят механизмы интеграции системы с внешними приложениями, позволяющие, например:

  • добавить к уже существующим системам функциональность 1С:Архива;
  • разрабатывать автоматизированные системы пакетной обработки документов в том числе и потоковой обработки;
  • создавать узкоспециализированные приложения для работы с документами в 1С:Архиве;
  • разрабатывать интернет решения для доступа к документальным базам данных.

Вызов функций 1С:Архива можно осуществлять из 1С:Предприятия версий 7.7 и 8.0 (с помощью соответствующий компоненты), из программ написанных на C++, Visual Basic или Delphi, а также из любых других программ с помощью командной строки.


Отзывы о 1С:Архив
Ольга | 12.05.11 | #
Пользуемся, оч. нра. создали целую базу. А 1С Архив еще можно купить и где
freeman | 03.01.11 | #
Зачем нужны некие сторонние проги, да и еще за кучу денег.Чем вам макрасофтовский SharePoint не нравится-?
Татьяна | 30.09.10 | #
Скажите пожалуйста в чем секрет. Работал 1С Архив 3.0 прекрасно, пока не стали внедрять office 2010. 1С Архив не хочет открывать документы office 2010, ругается на то, что не может найти каталог документа. Может кто подскажет что-нибудь по этому поводу.
Sasha | 17.09.10 | #
1С:Документооборот существует только на 8 платформе. Програмка оч нравится.
Александр | 19.04.10 | #
Смотрел прогу, мне кажется для документооборота мало годится.... документооборот на платформе 8 действительно лучше, а никто не встречал на платформе 7.7? очень ух хочется посмотреть что там... но нигде не могу найти!
Юрий | 14.08.09 | #
А в чем 1с:Архив корявая? Я тут покупать собрался что-то подобное. А то может быть засланный казачок?
Григорий | 20.07.09 | #
Посмотрите лучше документооборот на платформе "1С:Предприятие 8" 1c-doc.ru
Роман | 04.04.07 | #
Интересно применял кто-нибудь этот Архив в строительной проектной организации (небольшой)