Что такое ЭЦП?

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, предназначенный для его утверждения и защиты от подделки. ЭЦП создается с помощью криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа (электронного сертификата). Для выдачи ключей и обеспечения их достоверности внутри предприятия должен быть создан удостоверяющий центр.

ЭЦП имеет смысл только в том случае, если на предприятии действует система электронного документооборота (ЭДО), т.е. документы регистрируются, рассылаются, согласовываются, изучаются в электронном виде.

На первый взгляд может показаться, что ЭЦП - лишний атрибут документа, и все можно отрегулировать правами доступа в ЭДО. Но это работает только если документ формируется одним сотрудником, а остальные его только исполняют или знакомятся. Но как только количество человек, подготавливающих и утверждающих документ, увеличивается, необходимо контролировать, чтобы утверждалась именно последняя версия документа. Используя ЭЦП можно обеспечить неизменность документа после проставления согласительной подписи каждого участника.

Кроме того, на предприятиях, имеющих удаленные подразделения и филиалы, где используется электронная почта для передачи документов, использование ЭЦП снимает необходимость в распечатке и сканировании документов.

Использование ЭЦП регламентируется законом №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" от 2002г., однако этот закон носит скорее формальный характер. Поэтому ЭЦП пока не находит повсеместного применения в отношениях между предприятиями, однако, никто не мешает использовать электронные документы с ЭЦП внутри предприятия.