Устаревшая информация: хранить или не хранить?

Andrei Yemelianov | 05.04.12 | #
Как часто вы обращаетесь к собственному домашнему фотоархиву? Конечно же, вы регулярно просматриваете свежие фотографии, иллюстрирующие совсем недавние события из вашей жизни. Еще вы посылаете их друзьям по электронной почте, размещаете в блогах и социальных сетях… Но проходит месяц — и воспоминания о событии стираются, и фотографии утрачивают былую значимость. Глядя на те же самые фото через год вы, возможно, вообще не вспомните, когда и зачем все это было снято. По мере разрастания фотоархива к вам приходит в голову вполне разумная идея: оставить лишь те фотографии, которые отражают действительно значимые события (например, свадьбу или защиту диссертации) и к которым вы будете время от времени обращаться​ Но чем больше времени проходит — тем менее осуществимым становится такой план. Вы просто физически не сможете просмотреть такое количество фотографий и определить, что нужно оставить, а что — удалить. Поэтому в такой ситуации вы, скорее всего, примете самое простое решение: приобретете жесткий диск большей емкости и перенесете фотоархив на него. Впрочем, к большинству фотографий вы все равно не будете обращаться.



Приведенный выше пример показывает, что частота обращения к документам со временем снижается. А теперь представьте себе, что речь идет не о домашнем фотоархиве, а об огромном массиве документов предприятия или организации. Для структурированного хранения документах в организациях внедряется специальное ПО — системы электронного архива (СЭА). В соответствии с определением, ставшим уже общепринятым и зафиксированным в стандарте MoReq, СЭА предназначены прежде всего для хранения бизнес-значимых документов. Однако часто бывает так, что в таких системах хранятся документы, утратившие свою значимость (например, видеозаписи выступлений на конференции по проблемам электронной коммерции, которые уже много лет как перестали быть актуальными или утратившие юридическую силу приказы и распоряжения, срок обязательного хранения которых давно истек).



Занимаясь разработкой и внедрением собственной системы электронного архива, мы часто сталкиваемся с тем, что вопросам экспертизы ценности переводимых в цифровой вид материалов в организациях в подавляющем большинстве случаев не уделяется внимания. В результате в систему вводится все подряд, без разбора. Ввод и хранение лишних документов всегда сопряжены с дополнительными временными и финансовыми затратами.
Как выстроить подход к управлению записями с учетом неизбежного уменьшения частоты обращения к документом? Как выработать политику архивного хранения с учетом темпов устаревания информации, характерных для нынешней эпохи?
Любопытные размышления на эту тему представлены в статье Сьзан Гудмэн, старшего вице-президента глобальной программы управления документа банка Америки. Недавно мы опубликовали и этой статьи.
Было бы интересно ознакомиться с мнением профессионального сообщества по данному вопросу. Как организовано хранение электронных документов в вашей организации? Что следует учитывать при выработке норм и политик электронного хранения?
Ответы
А зачем вообще хранить фото и видео в СЭД? У нас стоит EOS for SharePoint более 2 лет, так за этот срок ни разу не приходилось делать подобное. Что же касается документов, то поверьте в наших реалиях нет не нужных документов. В случае проверок чем больше документов тем лучше.
Andrei Yemelianov | 10.04.12 | #
А зачем вообще хранить фото и видео в СЭД?


В данной заметке речь идет не только и не столько о СЭД, сколько о других продуктах класса ECM-систем - системах управления записями (англ. Electronic Records Management Systems, ERMS), в нашей стране более известных под названием "системы электронного архива" (CЭА). Под записью в данном случае понимается все, что выступает в качестве свидетельства деловой активности организации. В качестве свидетельства может выступать и документ, подтверждающий факт оплаты, и видеозапись выступления представителя организации на конференции, и фотография....

Что же касается документов, то поверьте в наших реалиях нет ненужных документов. В случае проверок чем больше документов тем лучше.


Для многих документов устанавливаются нормативные сроки хранения. Как выстроить такие сроки с учетом современных темпов смены технологий и форматов? Как в таких условиях обеспечить сохранность действительно ценной информации?
Более того, в некоторых организациях (мне лично приходилось сталкиваться с подобными случаями) проверяющие придираются к тому, что в архиве лежат документы с истекшим сроком хранения.
OksanaSimonets | 17.11.15 | #
ох и тирады)) у нас в компании заведено, что большинство старой информации удаляется. зачем забивать место? есть отдельные облака с ценной информацией, вот там мы ее и оставляем)
Ozom | 08.11.16 | #
Бывает и ненужная информация, в самый неожиданный момент становится самой нужной. Мы вот храним все, пока места хватает )