ЧТО ТАКОЕ СЭД?

| 19.11.08 | #
С течением времени требования к автоматизации деловых процессов растут. И если когда-то ставилась задача автоматизации отдельных участков работы подразделений, что привело к наличию большого количества разрозненных программных продуктов, то теперь основной вопрос - организация комплексной системы оперативного управления. Именно этот подход позволяет наиболее эффективно решить задачу автоматизации.

Документы - это основные информационные ресурсы любой организации, работа с ними требует правильной постановки. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают все бизнес-процессы. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность организации и позволяющий оперативно ей управлять. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дубликаты, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют далеко не полный перечень проблем, возникающих при неэффективном построении документооборота. Всё это может сильно затормозить, а в исключительных случаях - полностью парализовать работу организации.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

Системы электронного документооборота формируют новое поколение систем автоматизации предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Конечных приложений автоматизации документооборота можно насчитать огромное количество. Вот несколько примеров:

регистрация корреспонденции (входящие, исходящие)
электронный архив документов
согласование и утверждение ОРД
контроль исполнения документов и поручений
автоматизация договорного процесса
библиотека регламентов управленческих процедур
оформление командировок
организация внутреннего информационного портала предприятия и его подразделений
система контроля выполнения должностных инструкций

Когда в компьютерной литературе говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов - от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ (workflow) и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов. Попытаемся их позиционировать.

Работа собственно с документами, точнее - с файлами документов на машинных носителях (ввод, редактирование и т. д.). Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов.

Управление документами (document management). Предполагается, что каждый документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных. Характерным примером системы управления документами являются системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов. (Универсальным инструментом создания систем управления документами является СУБД.)

Пересылка документов (e-mail). Это почтовые системы, обеспечивающие пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети. Они могут быть более или менее мощными: от простейших систем электронной почты до развитых учрежденческих систем, позволяющих, например, связывать с документами специфические наборы реквизитов и маршруты движения.

Групповая работа над документами (groupware). Эти системы позволяют группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами. При этом может обеспечиваться оперативное отслеживание всех изменений и версий. Известным примером такой системы является пакет Lotus Notes.

Управление потоком работ (workflow). Эти системы автоматизируют сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации. Каждый тип документа, в частности, может иметь специфические алгоритмы обработки и маршруты движения, причем на каждом шаге функции обработки и дальнейший маршрут могут, в общем случае, зависеть от предыстории документа и текущих событий. Классическим примером такой системы является, например, пакет Staffware.

Общегосударственные нормы регламентируют только форму готовых - официальных документов, но не технологию их подготовки: работу с проектами и неофициальными рабочими документами. Поэтому на этапе подготовки документов могут быть применены произвольные информационные технологии - от текстовых процессоров до систем коллективной работы. Когда же мы говорим о нормативном документообороте, то следует учесть ряд наиболее характерных особенностей. Это очень четко очерченная и весьма специфическая предметная область.

В этой связи следует отметить некоторые терминологические казусы. В частности: в компьютерной литературе часто используют термины электронный документооборот и электронный архив. Термины эти отнюдь не совпадают с документоведческими понятиями документооборота и архива.

ГОСТ и другие нормативные и методические материалы регламентируют технологию работы с готовыми документами. Соответственно термин "документооборот" подразумевает строго регламентированное и формально контролируемое движение готовых документов внутри организации. С другой стороны, под электронным документооборотом обычно понимают произвольный обмен документами и информацией по компьютерной сети. Что же касается архива, то под ним подразумевается некоторая система ведения номенклатуры дел, формирования дел, организация хранения и т. п. Тогда как электронный архив подразумевает, как правило, перенесенные на машинный носитель тексты/изображения документов с некоторыми поисковыми возможностями.

Необходимость централизованного сведения данных о документах всей организации в сочетании с достаточно сложным набором реквизитов регистрационно-контрольных форм принципиально требует достаточно мощных средств управления документами. Детальный анализ показывает, что для описания структуры данных о документах требуется до нескольких десятков реляционных таблиц. Для эффективной реализации такой системы необходима СУБД масштаба предприятия и соответствующие средства проектирования. С другой стороны, документооборот предполагает сложные многошаговые алгоритмы прохождения документов по организации, по сути, workflow (кстати, термин workflow иногда переводится как делопроизводство).


(Использованы материалы компании "Электронные офисные системы")
Ответы
kaidevelopment | 30.06.10 | #
системы отчетности очень полезные вещи!
Вот интересная система отчетности:
http://kaidev.ru/Pages/report/SystemReports.aspx
AlexFabr | 23.07.10 | #
Как все уже наверное поняли, любая, даже самая простая СЭД сложнее, чем самая сложная учетная система.
Прежде всего потому, что СЭД обеспечивает ДВИЖЕНИЕ документов в реальном времени, в привязке к реальным бизнес-процессам, и реальным людям. То есть обеспечивает ДИНАМИКУ работы в динамичной среде. Да еще и автоматизирует ряд процессов.
А учетная система всего лишь производит вычисления по конкретным формулам, и представляет результаты в удобном виде.
Именно поэтому существует такое множество прикладных СЭД.
И именно поэтому СЭД гораздо дороже учетных систем. Этот факт повергает в изумление заказчиков. Изумление связано с глубоким непониманием сложности СЭД как инструмента автоматизации неструктурированных данных и процессов.
alexfit | 11.08.10 | #
за СЭД будущее и натоящее. все перейдут скоро на это.
E_katerina | 17.12.10 | #
Добрый день, коллеги!
Я маркетолог. Наша компания планирует запустить несколько программных продуктов, предназначенных для хранения электронных документов. Моя задача состоит в продвижении этих продуктов.
Для того, чтобы сформировать комплекс маркетинговых мероприятий, сформировать план продвижения, мне надо понять суть архивного дела, разобраться в деятельности сотрудников, которые занимаются ведением архива.
Посоветуйте, пожалуйста, какую литературу мне почитать, чтобы понять, что такое архив, в какой части документооборота предприятия он находится, увидеть все взаимосвязи. В общем, понять сам процесс.

Заранее спасибо!
kseon | 24.03.11 | #
E_katerina, здравствуйте, возможно еще актуально и будет полезно мое мнение по этому поводу. Я бы начала с изучения литературы и архитектуры программ,которые Вы планируете запускать. Поработать с ними на деле, понять суть опытным путем. Так же не помешает общаться с производителем и посоветоваться с их отделом маркетинга,как они видят продвижение их продукта и какие мероприятия уже использовались их партнерами, возможно их опыт будет полезен Вам.

Буду рада,если поделитесь какими же все же методами решили продвигать Ваши продукты, и с готовностью расскажу о наших методах в PM (личные сообщения)

Левуцкая Ю.К.
маркетолог
DiLaaS | 12.05.12 | #
Сейчас эффективным управленцам не надо уже объяснять уникальную пользу автоматизации документооборота, теперь важно правильно ее выбрать, ведь неоспоримую пользу прочувствовали уже почти все. Приоритетно в выборе СЭД, чтобы не бизнес-процессы подстраивались под систему, а система легко адаптировалась под конкретные задачи каждой фирмы и был подобран правильный специфичный функционал, кроме того, чтобы система также была удобной и достаточно простой(это скорее понятие относительно, т.к. простая СЭД изначально неверная формулировка) в использовании, а главное быстродействующей. Именно эти критерии и являются основными в выборе систем автоматизации и уж после "первого круга ада", составленного из всего вышеперечисленного, следует ценовая политика. Так вот, вместо того, чтобы лишний раз убеждать всех(кто умный - сам в конце концов дойдет до необходимости внедрения СЭД) в необходимости автоматизации процессов, лучше сделать упор на системы автоматизации, возможно, составлять сравнительные таблицы, для каких целей/размеров/структур подходит то или иное решение в области СЭД. На мой взгляд, в таком сравнительном анализе возможно докопаться до истины и более глубоко осмыслить свои конкретные запросы (ТЗ) перед внедрением автоматизированной системы ДО.
practic | 26.02.13 | #
В 2013 электронный документооборот между компаниями стал уже доступным бизнесу любого размера, не хватает только инфраструктуры, которая как всегда тормозится гос. службами, и осведомленности бизнеса. Как только налоговые и прочие органы начнут принимать первичные документы реально, а партнеры по бизнесу сарафанным радио разнесут инфу про удобство ее применения, дело пойдет веселее, как прижилась и электронная передача отчетности.[url]