Как убедить руководство внедрить СЭД?

Kireev | 07.11.08 | #
Прошу поделиться своими мыслями или опытом.
Как убедить руководителя компании в необходимости внедрения электронного документооборота?
Ответы
Slout | 11.11.08 | #
Kireev

Убедить,конечно,будет непросто,но все-таки возможно. Я думаю,что сначала необходимо сделать внутренний аудит движения документов внутри компании,проанализировать регламенты работы с ними,если применимо,а также,до окончательного представления решения руководству найти сторонников в лице основных бизнес пользователей. Далее, после этого желательно представить описание по нижеприведенному списку (в сокращении):

1. Прямой эффект от внедрения системы

1.1 Экономия средств на материалы

1.2 Экономия рабочего времени сотрудников

2. Косвенный эффект

2.1 Согласование документов в СЭД

2.2 Согласование проектов договоров

2.3 Согласование проектов приказов (распоряжений)

3. Оценка возврата от инвестиций в технологии электронного управления документами

4. Тактические преимущества от внедрения СЭД

5. Стратегические преимущества от внедрения СЭД

Для более подробной информации пишите на email.
Damo | 17.11.08 | #
Внутри компании заниматься этим на общественных началах никто не будет. А заказывать на стороне - "как убедить руководителя"? :)
Slout | 17.11.08 | #
Для начала кто-то должен выступить Заказчиком данной системы. Если в Компании всех и все устраивает, то я не вижу смысла убеждать кого-то в чем-то. Если у Компании нет амбициозных планов на будущее, нет определенного видения того,как и с помощью чего она будет вести свой бизнес и,наконец,ей неинтересны такие понятия как лояльность сотрудников,IT ориентированная компания и т.д.,то у руководителя действительно возникнет вопрос, а для чего? Для чего необходимо гапрягаться при выборе системы, выделять ресурсы и финансы под проект, для затраты и немалые на обследование,разработку,внедрение и сопровождение,если ни один департамент,отдел или ключевой и авторитетный сотрудник не озвучил недовольство или желание работать с документами по-другому. На моей практике в редких случаях сам Руководитель выступал инициатором Проекта,в большинстве своем ими являются: (1) либо бизнес - отдел документооборота, архивная служба и канцелярия, (2) IT отдел/департамент.
E677 | 19.12.08 | #
В таких ситуациях лучше никого не убеждать. Надо чтобы народ созрел сам. Иначе ничего хорошего не выйдет, ИМХО.
Slout | 19.12.08 | #
E677
В таких ситуациях лучше никого не убеждать. Надо чтобы народ созрел сам. Иначе ничего хорошего не выйдет, ИМХО.


Поверьте мне, народу меньше всего это нужно. На днях в одной из авиакомпаний (называть не буду) существуют отделы, где нет...внимание...компьютеров!...в частности, в отделе по документообороту. Далее, они так и продолжают вести всю работу с документами по старинке, как в Советском Союзе (папки,подшивки,ячейки и т.д.). Вот и делайте выводы - нужно им или нет?...))
Damo | 19.12.08 | #
Как говорит мне моя практика, автоматизация документооборота, как правило, начинается сверху. И тут нужно, что-бы руководство или где-то увидело/услышало "положительный эффект", или к нему пришли с конкретным предложением. Но в любом случае внедрение СЭД предполагает готовность руководства к изменениям. Ибо, если клиент хочет именно "электронный документооборот", а не просто автоматизацию регистрации входящей/исходящей корреспонденции, менять придется и в структуре, и в должностных обязанностях. И, главное, в мозгах :)
E677 | 20.12.08 | #
Если компания эффективна с папками и без компьютеров - зачем им тогда СЭД? Надо оставить все как есть в этом случае. А вот если компания действительно нуждается в повышении эффективности свой работы и СЭД им в этом поможет - тогда надо с цифрами и фактами прийти к топам и решать вопрос принципиально.
Damo | 20.12.08 | #
Я не знаю вариантов современных организаций, способных обходиться без компьютеров. Даже если у них по 5-10 входящих и исходящих в день, за месяц набегает не по 1 сотне, это дело надо контролировать.
А вот если ты придешь к топу с цифрами и фактами по его конторе, я бы на его месте задумался, но не по поводу СЭД... :)
Guest | 26.02.09 | #
Damo
Я не знаю вариантов современных организаций, способных обходиться без компьютеров.

я тоже
Damo
Даже если у них по 5-10 входящих и исходящих в день, за месяц набегает не по 1 сотне, это дело надо контролировать.

бумажных или по электропочте? Я знаю организации куда не приходят бумажные документы. Если по электропочте - то зачем СЭД, если можно сваливать в почте, если бумажных - то их 420 листочков можно разложить в одну папку.
Damo
но не по поводу СЭД...

вот это ты здорово подметил.
Stanislav Kim | 28.09.09 | #
Стукнуть директора по голове пустым мешком, а когда очнется под гипнозом внушить неотвратимость внедрения СЭД. Помогает в 50% случаев.
Serge | 29.09.09 | #
По своему опыту могу сказать, что для руководителя важными факторами для принятия решения о внедрении СЭД могут быть повышение исполнительской дисциплины (руководители любят, когда их ВСЕ их поручения своевременно исполняются), ускорение и упорядочение прохождения документов (согласования проектов), быстрый поиск документов и обеспечение их сохранности. Убедительно при этом звучат ссылки на конкретные примеры, да тем более с цифрами. К сожалению, такой информации крайне мало, особенно касающейся российского опыта.
В мае этого года, в Калиниграде, я слышал в выступлении представителя областной администрации, давно использующей систему «ДЕЛО», что если в администрации Калин6инградской обл. в 1997г. 47% документов исполнялись с нарушением срока, в 2008г. – только 0.4%. Полученный впечатляющий результат, на мой взгляд, определяется не только достоинствами системы в части обеспечения контроля, но и жесткой реакцией руководства области на нарушения сроков исполнения.
DuxSoft | 02.10.09 | #
Мешком по голове - это сильно :)

Мне встречались следующие ответы руководителей:
- Уехал в отпуск, а ноутбук под мышкой. Вся фирма как на ладони.
- Работа с программой дисциплинирует сотрудников.
- Есть способ урезать премию за задержку исполнения поручений.
- Можно лишних уволить :)
brigadir | 30.11.09 | #
Serge
Убедительно при этом звучат ссылки на конкретные примеры, да тем более с цифрами.

Как раз сейчас мне необходима информация с конкретными примерами повышения эффективности после внедрения СЭД. Желательно на примерах внедрения в авиакомпаниях.
Если кто-то занимался поиском подобной информации и обладает такими данными, помогите, дайте ссылочку.
В частности интересует сокращение сроков согласования документов.
спасибо
Максфилл | 17.12.09 | #
Аргументов может быть много, может мало. А какой из них сработает - предугадать сложно. Многое зависит от того кто убеждает и кого убеждают. Если Вы сможете показать руководителю того самого "слона", о котором он мечтает, то дело пойдёт. А что это за "слон" - ищите и найдёте. Это может быть:
- контроль исполнительской дисциплины
- сокращение сроков согласования
- снижение затрат, например, сокращение или непринимание новых сотрудников
- улучшение качества обслуживания (как внешнего, так и внутреннего)
Не надо сваливать на руководителя всю информацию о супер преимуществах внедрения системы. Работайте по вовлечению постепенно. Очень важно, (супер важно), что бы руководитель о выгодах СЭД прямо или косвенного услышал (и не один раз) от своего окружения. Поэтому ищите поддержки, ищите единомышленников. Создавайте благоприятный фон. Не надоедайте руководителю, но и не ослабляйте давления. Вода камень точит.
Будьте уверены в том что продвигаете. Ваши сомнения будут быстро замечены. Задайте себе вопрос- а оно мне надо? И либо откажитесь или идите до конца.
Сделайте пилотный проект в одном подразделении (там где у вас есть поддержка) и на одном документе (процессе). Упаси Вас бог размывать границы проекта!
Договоритесь с поставщиком СЭД об аренде системы на несколько месяцев. Разберитесь в системе сами и научите других участников проекта. Проведите итоговое совещание. Пригласите на него руководителей других подразделений и расскажите какие достигнуты результаты. Пусть другие участники проекта поделятся своими впечатлениями.
Успешный пилотный проект - ваш весомый аргумент при общении с руководителем. А дальше разработайте план, бюджет, устав проекта, создайте рабочую группу. Если есть возможность, пригласите консультантов с реальным опытом внедрения. И всегда имейте запасной план ;)
To brigadir:

Знаю проекты в аэропорту "Толмачево" и в компании "Владивосток Авиа". Выполняла Сибирская проектная компания. Оба на Ландокс'е.
To brigadir:

Знаю проекты в аэропорту "Толмачево" и в компании "Владивосток Авиа". Выполняла Сибирская проектная компания. Оба на Ландокс'е.
Serge | 22.12.09 | #
Система ДЕЛО используется в аэропорту "Борисполь" (Киев), а также авиакомпаниями «Сахалинские Авиатрассы» и «Якутия».
Внедряли партнеры ЭОСа. Каких-либо цифр по эффективности не имею, знаю только, что Борисполь использует давно и значительно увеличил кол-во рабочих мест.
Sergiy | 29.12.09 | #
Если говорить по теме, а именно, по заголовку "как заставить..."?
Поверьте моему опыту, никак!!! Даже настучав "болтом по высоким лбам".
Если руководитель компании сам не хочет ничего об этом слышать, и отдает это на откуп айтишникам, то после внедрения СЭД, ничего кроме лишнего геморроя для себя Вы не получите...
А вот если руководство заинтересовано все таки в таком продукте у себя в компании, то будет и результат от внедрения системы...

Если Вы все таки желаете таки доказать что СЭД поможет Вашей компании, сделайте следующее. Многие компании разработчики предоставляют так называемые "временные ключи, версии, лицензии" и т.д, либо же на своих серверах предоставляют на определенное время использование системы. Причем все будет настроено конкретно под вашу компанию. Далее по истечении скажем месячного срока просто распечатайте или покажите обоснованное преимущество. Например те же графики, диаграммы, или же затраты человеко-часов на рассмотрение, согласование какого либо вида документа. Докажите руководству что с той или иной системой работа движется эффективнее, может и призадумается руководство. :)
DiLaaS | 12.05.12 | #
DuxSoft
Мне встречались следующие ответы руководителей:
- Уехал в отпуск, а ноутбук под мышкой. Вся фирма как на ладони.
- Работа с программой дисциплинирует сотрудников.
- Есть способ урезать премию за задержку исполнения поручений.
- Можно лишних уволить Smile


Самые действенные аргументы!:) И много времени у начальства не отнимут.
Но на самом деле, начальство должно быть заинтересовано в эффективности и в прибыльности предприятия, а куча исследований, в интернете лежит масса информации на этот счет, проводились для того, чтобы доказать(все-таки доказали) жизненную необходимость внедрения СЭД. Если управленец хочет, чтобы предприятие перевалило за черту стабильности и надежности, имело гарантированную доходность, то придется сделать выгодное и окупаемое капиталовложение! Все просто!:)
Данил | 23.07.12 | #
DiLaaS
Если управленец хочет, чтобы предприятие перевалило за черту стабильности и надежности, имело гарантированную доходность, то придется сделать выгодное и окупаемое капиталовложение!


Согласен, если руководству этого не надо, то и убеждать бесполезно, чаще всего.
skornyakov | 23.07.12 | #
http://elma-bpm.ru/download/index.html - предложите руководству бесплатную версию ELMA :)
DmityiFlex | 29.08.12 | #
Можно в качестве примера указать на крупные структуры использующие СЭД. Та же EOS_for_SharePoint к примеру стоить во многих гос. учреждениях. Но как правило руководство в курсе что это и для чего, может останется убедить директоров в экономической целесообразности установки СЭД?
Бесплатную систему я бы не советовал - сами побывали года три назад. Хотя может что и изменилось уже за это время. Первой была ДЕЛО, но тут руководство само хотело, а рядовых сотрудников приходилось пинать при переходе. Когда привыкли, то теперь по старинке не заставишь работать.
cnti | 25.01.13 | #
ЦНТИ «Прогресс» приглашает на семинары в марте 2013 года!
«Электронный архив от А до Я» 18 – 22 марта 2013 года, Санкт-Петербург
Как внедрять электронный архив? Самостоятельно или через внедренческую компанию?
Как эффективно управлять электронным архивом? Как автоматизировать процесс ввода документов в систему? Как обеспечивать удобный и безопасный доступ к документам и сохранить безопасность?
Программа семинара комплексно охватывает вопросы внедрения электронного архива.
Подробная программа семинара и отзывы>> http://www.cntiprogress.ru/seminarsforcolumn/19586.aspx?ad=db045b1a-94f9-4048-8112-93bf17d695ab
Преимущества семинара:
• обмен практическим опытом внедрения электронного архива с коллегами;
• актуальная информация о современных автоматизированных архивных технологиях и методиках их использования;
• Круглый стол по проблематике семинара.
Стоимость: 27140 руб.

Семинар «Современные требования к оформлению, хранению и архивированию документов с учетом изменения нормативной базы» 25 – 29 марта 2013 года
Как быстро приобрести новые знания по современным требованиям к оформлению и хранению документов согласно ГОСТ и ИСО?
Как обеспечить дисциплину и исполнительность в работе с документами?
Оптимизировать и внедрить процессы документооборота в компании?
Преимущества семинара:
• Практикум по оформлению документов.
• Информация преподносится в легкой форме, что значительно упрощает усвоение материала;
• Идеальное соотношение теории и практики.
• Опытные преподаватели.
ВНИМАНИЕ: для эффективного участия в практикуме по оформлению документов необходимо иметь с собой формы управленческих документов (например, Приказ, Гарантийное письмо, Протокол) - обезличенные, без реквизитов предприятия.

Программа семинара:
• Современная нормативно-методическая база по делопроизводству;
• Организация документооборота;
• Средства и технологии автоматизации документооборота
• Хранение документов: подготовка, обеспечение сохранности, организация архива.

Подробная программа семинара и отзывы >> http://www.cntiprogress.ru/seminarsforcolumn/19521.aspx?ad=db045b1a-94f9-4048-8112-93bf17d695ab
Стоимость: 26550 руб.
Запишитесь на семинары удобным для Вас способом:
• оставьте заявку на семинар на сайте компании
• по тел. +7 (812) 331-88-88,
• по эл. Почте: interclient@cntiprogress.ru
practic | 26.02.13 | #
самое лучшее средство -примеры друзей и врагов(конкурентов), а также живые презентации системы в компании. Все новое непременно должно иметь поддержку у идейного лидера и подкрепляться фактами и расчетами (особенно для крупного бизнеса, для которого переход наиболее болезнен, но и более выгоден).
illustrator | 09.12.13 | #
Наше руководство выделило бюджет на СЭД, только после того как представители поставщика фактически провели обучение и вместе с нашим руководством чуть ли не пошагово проходили обучение. Тут критерий самый важный - что бы преимущества были видны практически сразу.
В каждой системе есть свои плюшки, которыми поставщики пользуются для продавливания интереса руководства. Но тут как всегда главное выйти на ответственного заказчика.
Главное выйти на ответственного заказчика. Это важно, и уже непосредственно ему показывать преимущеста продукта.
RockChock | 04.09.14 | #
Не так давно видел на eos.ru интересную статью про преимущества электронного документооборота, показывал её заказчикам в том числе, вроде как помогли :)

Вот подробнее про преимущества электронного документооборота http://www.eos.ru/dop-info/preimushhestva_jelektronnogo_dokumentooborota.php
Frutello | 21.10.14 | #
brigadir
Как раз сейчас мне необходима информация с конкретными примерами повышения эффективности после внедрения СЭД. Желательно на примерах внедрения в авиакомпаниях.
Если кто-то занимался поиском подобной информации и обладает такими данными, помогите, дайте ссылочку.
В частности интересует сокращение сроков согласования документов.
спасибо

Могу привести пример эффективности внедрения СЭД WSS Docs в крупнейшей компании Вертолеты России http://www.russianhelicopters.aero/ru/
Результат проекта:
• Качество, скорость и надежность системы WSS Docs полностью оправдали ожидания руководства компании
• Компания повысила производительность работы пользователей за счёт оптимизации программно-аппаратной архитектуры, совершенствования технологий обработки документов процессов и повышения управляемости
• Получен быстрый и удобный интерфейс для выполнения работы по рассмотрению документов и управления совокупностью задач, связанных с исполнением поручений
• WSS Docs в компании «Вертолеты России» развивается, и сейчас идет проект по автоматизации ряда новых процессов документооборота
Парни вы ее внедрили, уже черт знает когда. Сколько можно уже одного и того же заказчика педалировать при каждом удобном случае. Это внедрение уже давно мхом поросло. Вы еще вспомните, события десятилетней давности!
Andrey_S | 11.06.15 | #
Вот процесс доказательства руководству о необходимости внедрения СЭД мне чем-то напоминает фильм "Начало" Нолана, вот можно сказать самоучитель для чайников. Все ведь знают, что лучше, когда твой начальник думает, что это была его идея что-то внедрить хорошее. Вот с этого и нужно начинать- очень непростой это этап, можно сказать 0-й уровень внедрения
OksanaSimonets | 17.11.15 | #
да Вы действительно покажите преимущества СЭД! Я помню, как нам внедряли и как мы об этом слезно просили. Покажите им прайсы, вот, что важнее, потому что о преимуществах уже говорили. Мы обращались сюда http://inbase.com.ua/reshenia-and-uslugi/198-uslugi/734-bpm из-за привлекательных цен и очень даже нам понравилось, до сих пор сотрудничаем, поддерживают свою разработку и нам хорошо