В чем преимущества электронного документооборота?

OLya | 29.07.13 | #
Вопрос к тем, кто уже использует какую-либо систему электронного документооборота:
В чем ее преимущества? Что она дает? А главное, стоит ли потраченных на нее денег?
Поясню: хотелось бы, чтобы наша компания(сеть ресторанов по всей России) тоже перешла на эл. документооборот. но как убедить в этом московское руководство? Сейчас, например, для согласования документов, используется обычный outlook. Это долго. Договор аренды, например, месяц согласовали. В СЭД быстрее будет? За счет чего?
Какие еще плюсы можете подсказать?
Ответы
Aleksandr_N | 05.08.13 | #
Добрый день, OLya!
Пользователей СЭД на данном форуме практически не бывает. Рекомендую обратиться к разработчикам СЭД для консультаций по Вашим вопросам.
В том, как убедить руководство компании в необходимости перехода на ЭДО, Вас могут проконсультировать менеджеры по продажам СЭД.
С преимуществами СЭД, функциональными возможностями, стоимостью и прочей информацией Вы можете ознакомиться на сайтах, посвященный той или иной системе.
Рекомендую обратить Ваше внимание на систему "ТЕЗИС" (баннер наверху страницы).
Outlook для согласования документов использовать крайне неудобно (в сравнении с использованием СЭД). В системе документооборота согласование должно проходить в разы быстрее за счет прозрачности и возможности контроля процесса согласования (как и любого другого бизнес-процесса, автоматизированного в СЭД).
Основные преимущества внедрения СЭД:
1) Прозрачность бизнес-процессов.
Бизнес становится управляемым. Вся деятельность организации становится абсолютно контролируемой и прозрачной. Также внедрение СЭД предоставляет возможность руководству оперативно и объективно оценивать информацию по состоянию дел.
2) Повышение надежности и конфиденциальности информации.
В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, СЭД обеспечивает доступ к документам организации строго в соответствии с назначенными правами пользователей системы. Все действия пользователей над документами протоколируются.
3) Повышение уровня исполнительской дисциплины.
СЭД предоставляет полный контроль всех этапов работ для руководства, что обеспечивает повышение уровня исполнительской дисциплины.
4) Сокращение временных затрат сотрудников и руководителей.
Использование СЭД заметно сокращает временные затраты на все операции с документацией: создание, согласование, поиск и др. Также сокращается время на подготовку отчетов. Благодаря этому у сотрудников высвобождается время для выполнения основных работ. Происходит ускорение документооборота на предприятии и всех процессов в целом.
5) Развитие корпоративной культуры.
Развитие горизонтальных связей и оптимизация взаимодействия сотрудников ведут к сплочению команды, к тому же возрастает ответственность каждого из сотрудников за качество выполнения порученного ему задания.
RockChock | 30.03.14 | #
Преимуществ много:

- прозрачные процессы согласования, понятно кто задерживает документы, а кто молодец, понятно кем внесены правки и когда, видны версии файлов от всех, вся история процесса сохраняется

- это автоматизация многих процессов

В общем, это полезная софтина, Вот нашёл про эффективность СЭД Дело http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/effect.php
OLya | 03.04.14 | #
RockChock
"В общем, это полезная софтина, Вот нашёл про эффективность СЭД Дело http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/effect.php"

Интересная информация, спасибо! Но это статистика, цифры, а хотелось бы реальные отзывы) вы внедряете как я поняла? Какие отзывы у клиентов?
Max Alexandroff | 03.04.14 | #
RockChock
Вот нашёл про эффективность СЭД Дело http://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/effect.php


Тоже зашел по ссылке. Интересная информация - это не то слово. Авторы этой статьи большие молодцы, ничего не скажешь :)

Только если внимательно прочитать статью, то окажется, что это не эффективность при внедрении продуктов Дело, а эффективность от внедрения СЭД вообще. То есть название продукта можно поставить абсолютно любое - Тезис, Элма, Документум, Доксвижн, Директум (нужное подчеркнуть) :-)
Max Alexandroff | 03.04.14 | #
RockChock
Кстати, где-то здесь на форуме читал, что вы внедряете эос для шарепойнт. Хотел у вас уточнить,на сегодняшний день системой поддерживается Sharepoint 2013?
Я уже пару месяцев как-то спрашивал об этом представителя эоса, но он оставил вопрос без внимания, хотя частый гость здесь...
Max Alexandroff | 17.04.14 | #
Ответа по ЭОС я тут так и не дождался ни от Рокчока, ни от Александра Осипова (представителя ЭОС). Однако, нашел ответ Александра в обсуждении самого продукта. Странно, что здесь никто не ответил, ну да ладно, главное, что для себя выяснил.

Для интересующихся: EOS for Sharepoint под SP 2013 не выпущен на данный момент. Хотя обещают релиз и обновления скоро, это уже хорошо. Надеюсь, что не будет как с прошлым обещанием выпустить то ли в сентябре, то ли в октябре 2013 г.
Вадим Шв | 01.10.14 | #
Преимущества электронного документооборота очевидны:
1) снижение затрат на подготовку и обмен информацией;
2) экономия времени;
3) удобство работы;
4) высокий уровень защиты данных;
Подробнее можно прочитать .

Что касается конкретно вашего бизнеса, т.е. сети ресторанов, то именно за счет подготовки и обмена документами в электронном формате можно сэкономить существенно времени. Плюс ко всему этому многие предприниматели покупают электронную подпись и могут быстрее заключать договора. То есть, взаимодействие между вами, вашим руководством и партнерами с помощью СЭД можно значительно ускорить.
RockChock | 06.10.14 | #
RockChock
Кстати, где-то здесь на форуме читал, что вы внедряете эос для шарепойнт. Хотел у вас уточнить,на сегодняшний день системой поддерживается Sharepoint 2013?

Не видел Ваш вопрос раньше, извините.

Да, EOS for Sharepoint внедряем, уже много проектов запустили на нём.

Что касается EOS for Sharepoint 2013 то он есть ещё с конца марта-апреля как оказалось :), наши коллеги из Брянска даже сдали проект этим летом на нём.

Мы же начали работать с ним только с августа 2014, но на текущий момент эта версия с базовым интерфейсом платформы, где голубенький шаблон такой. У нас сейчас несколько проектов на нём тоже внедряется.

17 октября 2014 пройдёт конференция "Осенний документооборот 2014", вот там Александр обещал показать новую версию EOS for Sharepoint с новым интерфейсом на 2013. Так что ждём, там юзабилити по скриншотам будет гораздо интереснее, чем у большинства конкурентов, ждём!
RockChock | 06.10.14 | #
И кстати в тему, на eos.ru нашёл ещё одну полезную статью про преимущества автоматизации электронного документооборота с цифрами, нам при продаже решений пару раз помогало http://www.eos.ru/dop-info/preimushhestva_jelektronnogo_dokumentooborota.php
Frutello | 21.10.14 | #
Преимущество СЭД в целом:
1. повышение производительности компании
2. удобство, мгновенный доступ к актуальной информации
3. улучшение дисциплины
4. улучшение взаимодействия между департаментами и отделами внутри организации.
5. сокращение потребности в дополнительном персонале
6. снижение расходов на хранение документов
7. защита документов от повреждений и др.

Предлагаю рассмотреть СЭД WSS Docs,
http://www.wss-consulting.ru/wssdocs.php

Причин выбора данной системы масса:
◾Удобство. Система обладает простым и интуитивно понятным интерфейсом.
◾Скорость. Все действия выполняются практически моментально, время отклика системы на действия пользователя < 1 сек.
◾Готовность. Система готова к использованию сразу после установки и минимальной настройки.
◾Гибкость. Компании не нужно привлекать программистов или внешних консультантов для изменения процесса согласования в системе. Правила формирования цепочек согласования легко настраиваются рядовым пользователем.
◾Веб-интерфейс. Нет необходимости устанавливать на рабочие места дополнительное ПО, есть возможность работы через интернет.
◾Мобильность.
◾Комплексность. Возможность построения комплексных решений Портал-Документооборот. Возможность интеграции с Project Server.
◾ SharePoint . Продукт построен на перспективной платформе от Microsoft.
◾Масштабируемость. Решение протестировано на 50 млн. документов, что намного превосходит аналоги на MOSS и большинстве других представленных на рынке систем.
VictoriaK | 16.01.15 | #
Да, про преимущества так и есть:)) Вот еще про одну известную СЭД - "ДЕЛО", здесь описание преимуществ и ролик. https://www.eos.ru/eos_products/eos_delo/for_them.php
А аналитику об окупаемости СЭД можно прочитать вот тут, например, правда, давно уже это писали, но общий смысл ясен... http://ecm.ict-online.ru/analytics/a70332/
DocSpace | 19.01.15 | #
Кроме WSS Docs есть система DocSpace, созданная также на SharePoint.
Вот что на сайте о DocSpace указано в качестве ответа на вопрос "ЗАЧЕМ ОРГАНИЗАЦИИ СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА?"
Руководству - для эффективного менеджмента через управление документацией организации и контроля исполнительской дисциплины из любой точки на планете.
Руководителям подразделений и сотрудникам - для автоматизации рутинной работы, производительной командной работы, сокращения непроизводственных затрат, высвобождения времени для продуктивной/творческой работы.
Сотрудникам ИТ-службы - для быстрого внедрения с возможностью самостоятельного развития решения, удобного администрирования на базе привычной платформы Microsoft SharePoint 2013.
Fridrih | 18.07.15 | #
Главное преимущество СЭД, как по мне - должна быть экономия, без этого - зачем внедрять?
lika.media | 29.09.15 | #
Согласна с предыдущим участником форума:

Главное преимущество СЭД, как по мне - должна быть экономия, без этого - зачем внедрять?


Хорошая СЭД экономит деньги компании, экономит время (как специалистов, так и топ-менеджеров), экономит нервы (на "потерявшихся" документах, на процедуре согласования и т.д.).

Хорошо про преимущества написано на сайте СЭД Directum: http://www.directum.ru/1093814.aspx

Почитайте. И дайте руководству почитать. Сомнения в целесообразности СЭД должны отпасть после прочтения.