Известно, что далеко не везде доступ в Интернет является удовлетворительным и далеко не все предприятия могут обеспечить широкополосную связь между своими подразделениями. Поэтому различные механизмы репликации документов, связанные с одновременной пересылкой большого количества документов и наличия центральной базы данных, объединяющей всю информацию из региональных подразделений, практически неработоспособны в таких случаях. Более того, такие механизмы не умеют работать с контролируемыми копиями документов, т.е., например, не могут вести историю работы с версиями приказа головного офиса, разосланными для ознакомления и исполнения в удаленные подразделения, а также не могут обеспечить полноценную групповую работу территориально-распределенных сотрудников с документами, например, одновременное согласование документов такими сотрудниками.

Поэтому для индустриальных систем электронного документооборота стандартные средства репликации, имеющиеся в системах управления базами данных, как правило, недостаточны или вовсе неприемлемы. С их помощью затруднительно или невозможно организовать механизмы территориально-распределенной обработки документов в стандартных для систем электронного документооборота случаях:

• рассылки нормативных документов из центрального офиса (управляющей компании) в региональные подразделения для ознакомления с обеспечением обратного контроля, при котором электронные копии документа будут возвращаться в центральный офис вместе с полной историей ознакомления сотрудников региональных подразделений с данным документом
• пересылки согласуемых документов между региональными подразделениями и центральным офисом (управляющей компанией) для согласования документа между сотрудниками, часть которых находится в региональных подразделениях, а часть в центральном офисе (управляющей компании)
• контроля исполнения документов центрального офиса (управляющей компании), разосланных в региональные подразделения для исполнения, при котором электронные копии документа будут возвращаться в центральный офис вместе с полной историей исполнения данного документа региональными подразделениями
• предоставления актуальных документов из территориально-распределенных подразделений предприятия для обработки в ERP-системе

Поэтому возможность безопасной, экономичной и своевременной репликации документов между территориально-распределенными подразделениями предприятия очень важна. Под экономичностью в данном случае понимается возможность репликации на уровне отдельного документа, а не большого пакета документов, передаваемых пачкой по определенному регламенту с существенной загрузкой канала связи. Под своевременностью понимается возможность репликации на уровне отдельного документа «по событию», т.е. пересылка отдельного документа или информации о нем немедленно сразу после события, связанного с документом.

Например, информация о факте добавления комментария к карточке документа или факте согласования документа сотрудником или факте ознакомления сотрудника с документом должна сразу или почти сразу отразиться как в базе данных инсталляции системы документооборота, в которой эти события произошли, так и в удаленных базах данных инсталляций системы документооборота, в которых имеются контролируемые копии данного документа.

Решение данной задачи представлено в последнем обновлении СЭД PayDox, предназначенном для обеспечения интеграции процессов обработки документов территориально распределенных предприятий. Обновленная версия СЭД PayDox предоставляет такую возможность простым и безопасным способом, с использованием только электронной почты.

Структура электронного документа в PayDox

Как видно из приведенной схемы, электронный документ в PayDox может иметь довольно сложную структуру. Соответственно, простые механизмы «пакетной» репликации документов для таких сложных документов практически неприменимы, так как часто требуется .пересылать между различными региональными инсталляциями не весь документ, а добавляемые к нему новые компоненты – комментарии, резолюции, версии файлов, задачи, информацию о ходе исполнения документа и т.п.

Более того, каждому документу может соответствовать различное количество статусов, в которых может находиться документ. Статусы документа соответствуют различным этапам обработки документа.

Статусы документов в PayDox

Приведенная схема показывает различные статусы документа, и последовательности перехода документов из одного статуса в другой. Очевидно, что для реализации распределенной системы обработки документов и перевода их из одного статуса в другой требуется разработка соответствующих механизмов, обеспечить которые стандартные средства репликации, имеющиеся в системах управления базами данных, неспособны.

Таким образом, задачу территориальной интеграции между несколькими региональными инсталляциями системы электронного документооборота можно сформулировать как необходимость обеспечения механизма передачи документа либо его части либо его копии между региональными инсталляциями в моменты добавления либо изменения составных частей документа либо моменты изменения документом своего статуса.

В качестве транспорта для такой репликации фигурирует электронная почта.

Такой подход позволяет организовать систему без выделенного центра, не требуя концентрации всех локальных баз документов в одной центральной базе данных. Для каждого документа существует его электронный оригинал и произвольное количество электронных копий, автоматически рассылаемых пользователям в других региональных инсталляциях для согласования или ознакомления. Такая рассылка осуществляется автоматически по происходящим с документами событиям - факте добавления комментария к карточке документа, факте согласования документа сотрудником, факте ознакомления сотрудника с документом, факте добавления файла к карточке документа и т.д.

Каждая локальная инсталляция СЭД в момент наступления такого события отправляет по электронной почте либо копию документа, либо его составную часть (комментарий, файл) в другие локальные инсталляции СЭД, в которых обслуживаются пользователи, также работающие с данным документом. Поскольку все такие события происходят в разные моменты времени и каждое электронное письмо достаточно ограничено по объему, общий трафик 1) почти равномерно распределен по времени и 2) почти не содержит безадресной, ненужной для пересылки информации, которой всегда избыток в системах «пакетной» репликации.

Архитектура локальной инсталляции PayDox

Документ, состояние которого изменил пользователь, или для которого пользователь создал новую информацию (комментарий, файл, информацию о согласовании документа и т.п.), изменяется в базе данных СЭД локальной инсталляции. Сразу же система по данному событию, исходя из правил обработки документов, направляет по электронной почте добавленную к документу информацию или весь документ во все другие региональные инсталляции, в которых обслуживаются пользователи, указанные в данном документе (например, в списке согласования документа или списке ознакомления документа).

Пользователи, указанные в карточке документа, получают эту информацию как по электронной почте, автоматически рассылаемой инсталляциями СЭД, так и непосредственно входя в систему в своей инсталляции и вызывая карточку документа, с которым работают территориально распределенные пользователи.

Данная технология позволит также успешно интегрировать СЭД практически с любыми имеющимися на предприятии корпоративными системами, в том числе с SAP R/3 и Documentum.

Использование механизма территориально распределенной обработки документов позволяет:

• ускорить и облегчить внедрение ERP-системы и получить первые реальные результаты существенно раньше за счет своевременной автоматизации бизнес-процессов и документооборота для территориально-распределенных предприятий
• использовать СЭД как средство интеграции между ERP-системой и другими существующими и работающими на предприятии приложениями. Элементом такой интеграции будет служить территориально распределенный документ, а средством передачи информации – электронная почта
• использовать СЭД как средство построения единого пользовательского интерфейса, объединяющего всех пользователей, весь документооборот и все приложения на предприятии. Такой пользовательский интерфейс объективно более удобен для пользователей, так как оперирует не с абстрактными данными, а с реальными документами
• использовать СЭД как средство организации единого информационного пространства для территориально распределенных предприятий и предприятий, имеющих территориально удаленные офисы и филиалы. Объектами такого информационного пространства пространства также будут не абстрактные данные, а реальные документы предприятия

Использование таких возможностей СЭД в крупных холдинговых территориально распределенных предприятиях в качестве интегрирующего приложения позволит связать воедино все информационные потоки предприятия, в том числе генерируемые в других корпоративных системах, таких, как SAP R/3 и Documentum и опять же, что очень важно, сделать это на уровне реальных документов предприятия.

Одним из стандартных подходов при построении таких решений является возможность использования SAP R/3 для управления финансовыми транзакциями предприятия, Documentum для организации глобального корпоративного хранилища на уровне управляющей организационной структуры предприятия, и СЭД PayDox как системы ввода, обработки и транспортировки документов на региональном уровне в удаленных офисах и филиалах предприятия.

Такой подход является оптимальным, позволяет обеспечить гарантированное внедрение и успешную автоматизацию бизнес-процессов региональных подразделений и одновременно минимизирует риски таких проектов. Как известно, внедрения корпоративных систем уровня SAP R/3 и Documentum в регионах являются проектами с повышенным риском в части обеспечения сроков и сметы таких проектов и в таких случаях использование электронного документооборота PayDox как системы первичного сбора, верификации, обработки и передачи информации в эти системы является фактором ускорения и облегчения использования данных систем.

Именно такой подход позволяет некоторым глобальным заказчикам СЭД PayDox из числа металлургических и энергетических компаний, которые одновременно используют SAP R/3, Documentum и PayDox, автоматизировать документооборот на своих региональных предприятиях:

• с минимальными затратами и максимальным эффектом,

• сразу на многих предприятиях, с массовым охватом пользователей,

• с использованием комплексной функциональности по управлению документами - управлением распорядительными документами, договорами, крупными строительными проектами, платежными документами, использованием встроенной функциональности PayDox Service Desk for SAP R/3 для проектов SAP R/3, использованием сложных схем согласования и утверждения документов, управлением версиями, распределенным взаимодействием пользователей и т.п.

Использование СЭД в качестве интегрирующего приложения в крупных холдинговых территориально распределенных предприятиях позволит организовать глобально распределенную систему управления документами, обеспечивающую:

• функционирование локальных систем электронного документооборота региональных подразделений
• функционирование системы электронного документооборота центрального офиса (управляющей компании)
• прозрачную интеграцию локальных систем электронного документооборота региональных подразделений с системой электронного документооборота центрального офиса (управляющей компании)
• полный или частичный контроль центрального офиса (управляющей компании) над локальными системами электронного документооборота региональных подразделений
• интеграцию локальных систем электронного документооборота региональных подразделений и системы электронного документооборота центрального офиса (управляющей компании) с другими корпоративными системами, такими, как SAP R/3 и Documentum

Территориально распределенная репликация документов между различными инсталляциями системы электронного документооборота обеспечивается имеющейся функциональностью PayDox, представляющей собой know-how обновленной версии системы, и позволяющей осуществлять такую репликацию на уровне отдельного документа, в том числе с возможностью создания контролируемых копий документов, рассылаемых между различными инсталляциями системы для целей согласования или ознакомления.

Инструментом такой распределенной репликации документов является PayDox E-Mail Клиент – функциональность PayDox, предназначенная для обеспечения возможности работы с PayDox по электронной почте без использования web-браузера

PayDox E-Mail Клиент позволяет работать с системой, не имея постоянного подключения к корпоративной компьютерной сети, в которой установлен PayDox. Для работы достаточно наличия возможности получать и отправлять электронную почту.

Электронные документы и их контролируемые копии «путешествуют» между различными географически распределенными подразделениями предприятия в виде писем электронной почты, содержащих полные XML-описания документов и файлы документоы.

Данная функциональность включает в себя возможность согласовывать документы, знакомиться с документами удаленным сотрудникам (с отражением этих фактов как в инсталляции системы, где произошел факт согласования или ознакомления, так и в инсталляции системы, в которой был создан документ), добавлять свои комментарии в карточки документов, получать необходимые списки документов и карточки необходимых документов вместе с прикрепленными к ним файлами и комментариями пользователей.

Наличие такой функциональности позволяет безопасно работать с сервером системы извне корпоративной компьютерной сети, не используя при этом никакого программного обеспечения, кроме клиента электронной почты.

Стандартные сценарии использования территориально-распределенной репликации документов в СЭД PayDox:

Контроль ознакомления и исполнения сотрудников региональных офисов документа, созданного в центральном офисе

• Документ, созданный в центральном офисе, в момент регистрации после утверждения, автоматически рассылается по списку ознакомления в региональные офисы.
• Сотрудники региональных офисов, получившие документ по электронной почте, нажатием кнопки «Загрузить» загружают полученный документ как контролируемую копию в свою инсталляцию СЭД PayDox
• Сотрудники региональных офисов, указанные в списке ознакомления документа, нажимают кнопку «Ознакомлен» и фиксируют факт ознакомления с документом в своей инсталляции СЭД PayDox
• Региональные инсталляции СЭД PayDox автоматически посылают информацию об ознакомлении в инсталляцию СЭД PayDox центрального офиса
• Инсталляция СЭД PayDox, получив информацию об ознакомлении с документом, автоматически размещает данную информацию в истории документа
• Сотрудники региональных офисов размещают отчеты об исполнении документа в карточке контролируемой копии документа в своей инсталляции СЭД PayDox
• Региональные инсталляции СЭД PayDox автоматически посылают информацию об исполнении документа в инсталляцию СЭД PayDox центрального офиса
• Инсталляция СЭД PayDox, получившив информацию об исполнении документа, автоматически размещает данную информацию в истории документа
  

Согласование документа между сотрудниками региональных офисов документа и центрального офиса

• Документ, созданный в центральном офисе или региональном офисе, в процессе согласования автоматически рассылается по списку согласования сотрудникам центрального офиса и региональных офисов
• Сотрудники подразделений, получивших документ «со стороны», нажатием кнопки «Загрузить» загружают полученный документ как контролируемую копию в свою инсталляцию СЭД PayDox
• Сотрудники из списка согласования документа оставляют свои комментарии в истории согласования документа, а также информацию о факте согласования или отказе от согласования (по кнопкам «Согласовать» и «Отказать») в своей инсталляции СЭД PayDox
• Инсталляции СЭД PayDox автоматически посылают информацию с историей согласования документа в инсталляцию СЭД PayDox, в которой был создан документ
• Инсталляция СЭД PayDox, в которой был создан документ, автоматически посылает информацию с текущей историей согласования документа в инсталляции СЭД PayDox по списку согласования

Данный механизм территориально-распределенной репликации документов позволяет поддерживать актуальную информацию о состоянии документов в процессе их коллективной обработки пользователями, минимизируя в то же время трафик между инсталляциями. Применение данного механизма не только к распорядительным документам, но и к финансовым (договорам, счетам) обеспечивает возможность передачи в ERP-систему центрального офиса информации не только по исполненнным документам, но и по документам, находящимся на согласовании, а также утвержденным, но еще не исполненным, что позволяет формировать отчетность как фактическую, так и плановую «на лету». Факт исполнения платежного документа в региональном подразделении сразу отразится на статусе соответствующего документа в центральном офисе и может быть немедленно учтен при формировании в ERP-системе соответствующего отчета.

Полнофункциональная версия корпоративной системы электронного документооборота PayDox доступна на официальном сайте системы www.paydox.ru